O que é e como fazer uma declaração de serviços prestados

A declaração de prestação de serviços é um documento essencial tanto para prestadores de serviços autônomos quanto para empresas que contratam terceiros para realizar atividades específicas. Independentemente de ter ou não um CNPJ, a declaração é uma forma de garantir que o serviço foi executado conforme o acordado, sem pendências, e pode ser utilizada para diversos fins, desde comprovações fiscais até questões jurídicas.

Neste guia completo, vamos explicar tudo sobre a declaração de serviços prestados: o que é, por que ela é importante, como elaborá-la corretamente, quais informações não podem faltar e até fornecer um modelo gratuito que você pode personalizar conforme necessário.

O que é a declaração de prestação de serviços?

A declaração de prestação de serviços é um documento utilizado para formalizar a execução de um serviço entre um prestador (pessoa física ou jurídica) e um contratante. Esse documento pode ser emitido tanto por empresas quanto por profissionais autônomos e tem como objetivo comprovar que as atividades acordadas foram efetivamente realizadas dentro dos prazos estipulados. Diferente de um contrato formal, a declaração de serviços prestados funciona como um comprovante de que a obrigação foi cumprida, proporcionando segurança jurídica para ambas as partes caso surjam dúvidas ou litígios sobre o que foi acordado.

Por que emitir uma declaração de prestação de serviços?

Emitir a declaração de prestação de serviços oferece diversas vantagens tanto para quem a fornece quanto para quem a recebe:

1. Comprovação de execução do serviço: mesmo sem um contrato formal ou vínculo CLT, o documento valida que o serviço foi prestado.
2. Prevenção de problemas jurídicos: caso o contratante tenha alguma reclamação sobre o serviço prestado, a declaração pode ser usada como prova de que o trabalho foi executado conforme o acordado, além de auxiliar na cobrança de um cliente.
3. Clarificação de pendências: em algumas situações, o documento pode detalhar aspectos do contrato que não foram cumpridos, explicando o motivo da não execução de certos itens.
4. Facilidade em transações fiscais e contábeis: a declaração pode ser útil em casos de auditorias ou para comprovar a regularidade de uma operação junto ao Fisco.

Quando emitir uma declaração de serviços prestados?

A declaração de serviços prestados pode ser emitida em diversas situações, como por exemplo:

• Quando o serviço é concluído: ao final de um trabalho ou projeto, é importante emitir a declaração para formalizar a entrega do serviço.
• Para comprovar a quitação de um contrato: mesmo que o contrato original já tenha sido assinado, a declaração serve como uma confirmação de que todas as obrigações foram cumpridas, especialmente quando há serviços contínuos ou de longo prazo.
• Em casos de serviços temporários ou terceirizados: Para evitar que o prestador de serviços seja confundido com um empregado, a declaração pode esclarecer que não há vínculo empregatício entre as partes.

Exemplo comum de aplicação: se você, por exemplo, realizou um conserto em uma máquina para uma empresa, ao final do trabalho, emita a declaração detalhando o que foi feito, o que não foi possível fazer e as garantias oferecidas. Isso formaliza a execução, protege ambas as partes e garante a gestão por processos, facilitando o gerenciamento do fluxo de trabalho.

Como fazer uma declaração de prestação de serviços?

A declaração de serviços prestados é um documento simples, mas essencial para garantir que ambas as partes envolvidas tenham um entendimento claro sobre o serviço realizado. Ela deve conter informações fundamentais como os dados do contratante e do contratado, incluindo nome completo ou razão social, CPF ou CNPJ e, se possível, o endereço completo. Além disso, é necessário descrever detalhadamente o serviço prestado, especificando as etapas realizadas e, caso haja algo acordado que não tenha sido executado, justificar a não execução. Também devem ser incluídas as datas de início e término do serviço, bem como o prazo de execução. A forma de pagamento deve ser detalhada, com o valor do serviço, seja por dia, hora ou valor total, além da data e condições de pagamento acordadas. Se houver, a descrição das garantias oferecidas sobre os serviços prestados também deve ser registrada. As assinaturas do prestador de serviços e, se possível, do contratante são essenciais.

Passo a passo para criar uma declaração de prestação de serviço

Aqui está um exemplo do passo a passo de como criar a sua própria declaração de prestação de serviços:

1. Identifique as partes envolvidas: Coloque os dados do contratante e do contratado, incluindo CPF ou CNPJ e endereço (se necessário).
2. Descreva os serviços realizados: Seja detalhado, mencionando o que foi feito e o que não foi, caso tenha ocorrido algum imprevisto.
3. Detalhe os prazos: Inclua as datas de início e término do serviço.
4. Especifique as condições de pagamento: Informe valores, datas e formas de pagamento.
5. Adicione a garantia (se houver): Se for o caso, detalhe a garantia oferecida e o prazo.
6. Finalize com as assinaturas: Ambas as partes devem assinar o documento, de preferência com firma reconhecida ou digital, conforme a necessidade.

Modelo de Declaração de Prestação de Serviços

A seguir, apresentamos um modelo simples de declaração de prestação de serviços. Este modelo pode ser facilmente adaptado conforme suas necessidades.

DECLARAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOSEu, [Nome do Prestador, nome fantasia ou razão social], CPF/CNPJ nº [Número do CPF ou CNPJ], declaro para os devidos fins que prestei o serviço de [descrição detalhada do serviço], para [Nome da Empresa ou Cliente], CPF/CNPJ nº [Número do CPF ou CNPJ], no período de [Data de Início] até [Data de Término], totalizando [X dias/horas] de execução, conforme o seguinte:

• Descrição do serviço prestado: [Detalhe as etapas do serviço realizado].
• Forma de pagamento: [Valor do serviço e forma de pagamento acordada].
• Garantia: [Se aplicável, especificar a garantia oferecida].

Declaro ainda que todos os serviços foram realizados conforme o combinado, com exceção de [especificar o que não foi feito, se for o caso], e que todas as informações aqui prestadas são verdadeiras. [Local, Data] Assinatura do Prestador [Nome Completo] Assinatura do Contratante [Nome Completo]

Documentos auxiliares importantes

Além da declaração de serviços, é importante considerar a anexação de documentos adicionais para aumentar a transparência e formalizar a execução do serviço. Entre os documentos relevantes, destaca-se o contrato de prestação de serviço, que referencia o que foi acordado inicialmente, e a ordem de serviço, caso tenha sido gerada. Também pode ser útil incluir um relatório de atividades para realizar o controle financeiro, detalhando as tarefas realizadas, com datas e horas, além das notas fiscais, especialmente quando houver transações com valores expressivos. Além disso, para garantir a segurança e validade do processo, é recomendável manter registros e guardar uma cópia da declaração assinada por ambas as partes. Sempre que possível, use uma assinatura digital ou certificado digital para assegurar maior autenticidade ao documento. Embora não seja obrigatório, o reconhecimento de firma em cartório pode ser útil para dar mais segurança jurídica ao documento, se necessário.

Crie um infográfico

O infográfico é uma ótima ferramenta para explicar visualmente os passos de como fazer uma declaração de serviços prestados, detalhando cada um dos componentes do documento e o processo de criação. Isso ajudaria a tornar o conteúdo mais acessível e compreensível para os leitores.

Como declarar um serviço prestado?

Quando os serviços são prestados a pessoas físicas, o imposto deve ser pago mensalmente por meio do Carnê-Leão, com vencimento no último dia útil do mês seguinte ao recebimento do pagamento. Dessa forma, as informações podem ser facilmente transferidas pelo sistema durante a elaboração da declaração. A declaração de prestação de serviços é um documento simples, mas de extrema importância para garantir que o serviço foi prestado conforme o que foi acordado. Ao emiti-la corretamente, você protege sua atuação como prestador de serviço, evita problemas jurídicos e tributários e proporciona mais transparência e segurança ao seu cliente. Nosso objetivo é que este seja um guia útil para você, por isso, recomendamos salvá-lo em seus favoritos para consultas futuras. Utilize, personalize conforme necessário e, se surgir alguma dúvida, estamos à disposição para ajudar! Sugerimos também que você continue buscando conhecimento para garantir o desenvolvimento contínuo de sua empresa. Para isso, confira nosso blog e aprenda a desenvolver um planejamento estratégico para a sua empresa!