Como fazer PIS? Saiba agora e tire as suas dúvidas!

O Programa de Integração Social (PIS) é uma contribuição tributária realizada pelas empresas e que funciona como uma espécie de identificação do trabalhador na Previdência Privada. Por isso, cadastrar o PIS dos novos funcionários é uma obrigatoriedade das empresas.

Sem o número de seu registro, o trabalhador não consegue acessar uma série de benefícios e direitos, como o seguro-desemprego e outros. A boa notícia é que o cadastramento pode ser feito totalmente online se você tiver um certificado digital.

Continue na Serasa Experian para entender melhor a importância de cadastrar o PIS e como fazer isso! Confira a seguir:

O que é PIS e para que serve esse número?

Como dito, o PIS é uma identificação social do trabalhador. Sempre que um funcionário ingressa em seu primeiro emprego no setor privado, o empregador precisa registrá-lo junto ao Programa de Integração Social. O programa está vinculado aos seguintes direitos e benefícios sociais administrados pela Caixa Econômica Federal:

1. Seguro-desemprego

O seguro-desemprego é um benefício temporário pago ao trabalhador que foi demitido sem justa causa. Ele tem como objetivo oferecer suporte financeiro enquanto a pessoa busca uma nova colocação no mercado.

Para ter direito ao benefício, é necessário ter trabalhado com carteira assinada por um período mínimo determinado em lei, além de atender a outros requisitos, como não possuir renda suficiente para o próprio sustento e de sua família. O número do PIS é importante para o registro e liberação desse pagamento pela Caixa Econômica Federal.

2. Recolhimento do FGTS

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) é um direito do trabalhador com contrato formal. Todos os meses, o empregador deve depositar o equivalente a 8% do salário do funcionário em uma conta vinculada ao PIS, administrada pela Caixa.

Esses valores podem ser sacados em situações específicas, como demissão sem justa causa, aquisição da casa própria, aposentadoria ou doenças graves. O número do PIS funciona como o identificador dessa conta no sistema do FGTS.

3. Abono salarial

O abono salarial é uma espécie de "14° salário" pago anualmente a trabalhadores que recebem até dois salários mínimos por mês, com base nos dados informados na Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) ou no eSocial.

Para ter acesso ao benefício, o trabalhador precisa estar inscrito no PIS há pelo menos cinco anos e ter exercido atividade remunerada com carteira assinada por, no mínimo, 30 dias no ano-base. O valor pode chegar a até um salário mínimo, conforme o tempo de trabalho registrado. E, mais uma vez, o número do PIS é o dado usado para identificar o beneficiário.

Leia também: calendário de pagamentos do PIS/PASEP 2025

4. Aposentadoria

Ao longo da vida profissional, o número do PIS acompanha as contribuições feitas ao INSS. Ele é um dos elementos usados para compor o histórico previdenciário do trabalhador, que serve de base para o cálculo e liberação da aposentadoria.

Por isso, manter o cadastro correto e ativo no PIS é essencial para garantir o acesso a esse direito no futuro. Além disso, o número do PIS pode ser usado em consultas junto ao INSS, principalmente no processo de solicitação da aposentadoria por idade, tempo de contribuição ou outros critérios.

O cadastramento do trabalhador no PIS gera o número de identificação social (NIS), que é requerido para a entrada ou saque dos benefícios acima. O programa foi criado em 1970 e é um dos mais importantes para o trabalhador privado brasileiro.

Paralelamente a ele, há também o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP), que é exatamente como o PIS, porém direcionado para os trabalhadores do setor público.

Quem tem direito ao PIS?

O PIS é um benefício trabalhista assegurado a profissionais contratados sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Para que um colaborador tenha acesso ao pagamento em 2025, alguns critérios legais precisam ser cumpridos.

Primeiramente, é necessário que o trabalhador esteja inscrito no PIS/PASEP ou no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) há, no mínimo, cinco anos. Essa inscrição, em geral, ocorre no momento do primeiro vínculo empregatício formal.

Além disso, o funcionário deve ter recebido remuneração de até dois salários mínimos por mês durante o ano-base estabelecido pelo governo. Como já ressaltado anteriormente, o trabalhador deve ter exercido atividade com carteira assinada por, pelo menos, 30 dias — não obrigatoriamente consecutivos — no mesmo período de referência.

Como empregador, acompanhar esses critérios é indispensável para garantir que seus colaboradores recebam corretamente os benefícios aos quais têm direito.

Quem deve fazer o cadastro PIS para novos funcionários?

A responsabilidade de cadastramento do PIS é do empregador! Mesmo que o trabalhador já tenha um número de registro gerado ao emitir a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), por exemplo, a empresa precisa efetuar o cadastro para que seja apropriada a informação do vínculo empregatício.

Como cadastrar o PIS?

O PIS pode ser cadastrado remotamente com o uso de um certificado digital, sem a necessidade de ir até uma agência. Entenda como funciona:

Certificado digital

Não sabe o que é isso? Trata-se de um documento que comprova a autenticidade de dados no meio virtual. Para tanto, é preciso emitir o certificado digital por meio de um órgão confiável, chamado de Autoridade Certificadora — uma entidade que faz parte da infraestrutura do governo.

Além disso, o certificado recebe uma criptografia por meio da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil), o que valida o documento por lei. Esse recurso proporciona ganho de tempo para empresas e órgãos, já que permite resolver questões burocráticas online e com muita segurança.

Por exemplo, é por meio do e-CNPJ, a versão digital e autenticada do CNPJ da empresa, que o empregador pode cadastrar o PIS de seus funcionários online. Confira as maiores vantagens do Certificado Digital:

• É seguro, o que garante a integridade das informações enviadas no ambiente virtual por meio de chaves criptográficas;

• Tem valor legal, então, garante a validade jurídica de documentos emitidos e assinados digitalmente;

• É eficiente, já que proporciona otimização de tempo na realização de tarefas burocráticas, além de reduzir custos com papel, tinta de impressão, reconhecimento de firma etc.

Cadastramento do PIS

Se você já tem o melhor certificado digital, deve realizar o cadastro do PIS de seus funcionários. Isso pode ser feito de duas formas: online ou em lote, as duas são acessadas pelo site Conectividade Social da Caixa. Ao entrar no site, automaticamente será aberta uma janela para que você selecione o certificado digital da sua empresa, que deve estar plugado no computador.

Então, basta escolher a opção Cadastro NIS e, em seguida, "Incluir Pessoa Natural". Depois, é necessário preencher os dados dos colaboradores um a um. Você precisará de dados básicos do funcionário, como:

• Números de RG e CPF;

• Nome dos pais;

• Informações da carteira de trabalho.

Se são muitos funcionários, é melhor realizar o cadastramento em lote, que é mais prático ainda! Selecione essa opção e gere um arquivo no layout padrão Caixa — o documento traz todas as instruções para o preenchimento correto das informações. Depois, é só enviar o arquivo pelo Conectividade Social, usando novamente o seu certificado digital.

A Caixa disponibiliza um manual para envio do arquivo, mas é muito simples:

• Clique em Caixa Postal;

• Vá em "Nova mensagem";

• Selecione o serviço "Envio de Arquivo Cadastro NIS";

• Anexe o arquivo, clique em "Salvar" e, por último, em "Enviar".

Vale lembrar que não há um documento que comprove o cadastramento, sendo que o número de inscrição dos trabalhadores também retornará via Conectividade Social. Para verificar, acesse a Caixa Postal, vá em Caixa de Entrada e filtre o serviço "Arquivo Cadastro NIS".

Consulta do PIS

A consulta do PIS e a atualização dos dados cadastrais não são mais da responsabilidade da empresa: cada trabalhador deve verificar seu registro em caso de eventuais necessidades. Porém, é importante que o departamento pessoal da empresa saiba orientar o colaborador sobre o assunto. Anote onde o número do PIS pode ser verificado:

• Cartão Cidadão: contém o número em sua parte frontal e pode ser emitido em qualquer agência da Caixa;

• CTPS: o número do PIS costuma ficar destacado na Carteira de Trabalho. Em geral, fica na primeira página, nos modelos novos, ou nas últimas páginas dos modelos antigos, na seção "Anotações Gerais".

O número também fica registrado em documentos como o extrato do FGTS. Além disso, é possível consultar online no site do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Basta:

• Clicar em "Cidadão";

• Depois, no canto superior esquerdo, em "Inscrição" e "Filiado";

• Inserir os dados solicitados (nome, nome da mãe, data de nascimento e CPF);

• Preencher a caixa de verificação e clicar em "Continuar";

• Verificar o número do PIS na tela seguinte.

Como é feito o cálculo do PIS?

O cálculo do PIS está diretamente vinculado ao regime tributário adotado pela empresa: as alíquotas aplicáveis variam conforme o enquadramento fiscal e incidem sobre o faturamento bruto. Ou seja, os percentuais oscilam entre 0,65% e 1,65%, o que exige atenção por parte do empreendedor ao avaliar os impactos sobre os custos operacionais.

Como cada negócio possui características próprias, identificar a alíquota correta requer análise técnica. Por esse motivo, o apoio de um contador torna-se indispensável. Esse profissional consegue verificar o regime de tributação em vigor, interpretar as exigências da legislação e indicar qual é o percentual que incide sobre a receita da empresa.

Como sacar o PIS?

Após confirmar o valor disponível, o trabalhador tem acesso ao benefício por diferentes canais. O saque pode ser feito presencialmente nas agências da Caixa Econômica Federal, em casas lotéricas autorizadas ou por meio do aplicativo do FGTS.

Diferença entre NIS, NIT e PIS/PASEP

Embora sejam siglas comuns no contexto trabalhista e previdenciário, NIS, NIT e PIS/PASEP designam registros e programas distintos. Compreender a função de cada um evita equívocos no preenchimento de cadastros, solicitações de benefícios ou obrigações legais. Entenda a seguir o que diferencia cada termo:

• NIS (Número de Identificação Social): registro usado nos programas sociais, inclusive no PIS/PASEP. É exclusivo para cada pessoa e serve como base para o acesso a benefícios trabalhistas e assistenciais;

• NIT (Número de Identificação do Trabalhador): usado para fins previdenciários, especialmente no INSS. Também possui caráter individual e permite o recolhimento de contribuições por autônomos e contribuintes facultativos;

• PIS/PASEP: programas de contribuição criados para financiar benefícios a trabalhadores formais. O PIS é voltado ao setor privado, enquanto o PASEP atende os servidores públicos. Ambos operam de forma semelhante, porém com públicos diferentes.

O que a legislação diz sobre o PIS/PASEP?

A legislação brasileira previu, desde o início da década de 1970, mecanismos voltados à valorização do trabalho formal. Em 1970, instituiu-se o Programa de Integração Social (PIS), destinado a trabalhadores da iniciativa privada que recebiam remuneração mais baixa.

Pouco tempo depois, criou-se o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP), com foco nos servidores vinculados ao setor público. Em 1975, por meio da Lei Complementar nº 26, ambos os programas foram reunidos sob um único fundo, o Fundo PIS-PASEP, com a finalidade de simplificar a gestão dos recursos.

Essa estrutura perdurou por décadas, até que, com a publicação da Medida Provisória nº 946, de 2020, o governo determinou a extinção formal do fundo e a transferência de seus valores para o FGTS. Ou seja, os benefícios assegurados aos trabalhadores continuam válidos, porém sua administração passou a ocorrer exclusivamente por meio do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.

Por isso, é indispensável que empresas acompanhem essas alterações legais, para manter em dia suas obrigações trabalhistas e garantir que os direitos dos colaboradores sejam respeitados conforme a legislação vigente.

E então, conseguiu tirar suas dúvidas sobre como cadastrar o PIS de novos funcionários e por que isso é importante? O processo é simples e seguro, o que se deve ao uso do certificado digital — esse mecanismo de autenticação online ajuda a empresa a resolver questões burocráticas em poucos cliques e sem precisar ir até uma agência da Caixa.

Gostou do nosso artigo? Então, continue explorando o blog da Serasa Experian e acesse outros conteúdos imperdíveis sobre o segmento. Dessa forma, você ficará por dentro de conteúdos que podem impulsionar o seu negócio, como a diferença entre os certificados A1 e A3. Confira e até a próxima!