Manter uma empresa em funcionamento vai além da prestação de serviços ou da venda de produtos. Para microempreendedores e empresas de pequeno porte, lidar com obrigações legais, especialmente as relacionadas ao vínculo empregatício, é parte da rotina. Surge então o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) como um documento indispensável para confirmar que a empresa está em dia com os depósitos do FGTS.
Embora o CRF seja frequentemente lembrado apenas em processos como licitações ou solicitação de crédito, sua função vai muito além disso. Ele reflete o compromisso da empresa com as regras trabalhistas. A emissão do certificado depende do cumprimento rigoroso de prazos, declarações corretas e ausência de débitos junto à Caixa Econômica Federal.
Neste texto, você vai entender o que é o Certificado de Regularidade do FGTS, como ele funciona, quando é exigido, como consultá-lo e o que fazer em caso de irregularidade. Também abordaremos as principais legislações envolvidas, o impacto do FGTS Digital e o papel estratégico do contador nesse processo. Boa leitura!
O que é o FGTS e para o que serve?
O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) foi criado pela Lei nº 5.107, de 13 de setembro de 1966, durante o governo do presidente Castelo Branco. Atualmente, é regulamentado pela Lei nº 8.036/1990 e pelo Decreto nº 99.684/1990.
O FGTS tem como objetivo proteger o trabalhador demitido sem justa causa, mediante a abertura de uma conta vinculada ao contrato de trabalho, onde o empregador deve depositar mensalmente o equivalente a 8% do salário bruto do empregado.
Para contratos de aprendizagem, o percentual é de 2%, e para trabalhadores domésticos, o recolhimento é de 11,2%, sendo 8% a título de depósito mensal e 3,2% como antecipação do recolhimento rescisório.
O que é o certificado de regularidade do FGTS?
O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) é um documento que atesta que uma empresa está em dia com os depósitos do FGTS de seus empregados. Emitido exclusivamente pela Caixa Econômica Federal, o CRF é exigido em diversas situações, como:
- Participação em licitações públicas;
- Obtenção de financiamentos junto a instituições financeiras;
- Transferência de imóveis;
- Auditorias fiscais do Ministério do Trabalho.
A regularidade do FGTS é verificada por meio do site oficial da Caixa Econômica Federal, onde é possível consultar e emitir o CRF.
Legislação e normas relacionadas
A obrigatoriedade do CRF está prevista em diversas legislações e normativas:
- Lei nº 8.036/1990: dispõe sobre o FGTS e estabelece as condições para sua arrecadação e aplicação;
- Decreto nº 99.684/1990: regulamenta a Lei nº 8.036/1990, consolidando as normas relativas ao FGTS;
- Portaria nº 1.570/2010 do Ministério do Trabalho e Emprego: estabelece procedimentos para a emissão do CRF e define as situações em que sua apresentação é obrigatória.
Essas normas visam assegurar que as empresas cumpram suas obrigações trabalhistas, contribuindo para a proteção dos direitos dos trabalhadores.
Como consultar e emitir o CRF
A consulta e a emissão do CRF podem ser realizadas de forma simples e gratuita no site oficial da Caixa Econômica Federal:
- Acesse o site Consulta Regularidade do Empregador;
- Informe o CNPJ ou CEI da empresa;
- Clique em "Consultar" para verificar a situação da empresa;
- Caso esteja regular, será possível emitir o CRF diretamente pelo site.
É importante ressaltar que o CRF possui validade de 30 dias a partir da data de emissão. Portanto, é recomendável que as empresas realizem consultas periódicas para manter a regularidade.
Validade e atualização do certificado
O CRF tem validade de 30 dias corridos. Após esse período, é necessário realizar uma nova consulta para verificar se a empresa continua regular. A regularidade pode ser perdida a qualquer momento, especialmente se houver atrasos ou erros em declarações de obrigações acessórias.
Caso a empresa esteja irregular, a emissão do CRF será bloqueada e o sistema informará os motivos — como débitos em aberto, inconsistências no eSocial ou falhas no recolhimento de competências anteriores.
É possível regularizar a situação por meio do próprio FGTS Digital, utilizando opções como parcelamento de débitos, compensações e correções via DCTFWeb.
Diferença entre CRF e outras certidões negativas
Empresas frequentemente confundem o Certificado de Regularidade do FGTS com outros documentos, como:
- CND (Certidão Negativa de Débitos Federais): emitida pela Receita Federal e relacionada a tributos federais e previdenciários;
- CNDT (Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas): emitida pelo TST e vinculada a processos judiciais trabalhistas;
- CNPJ Ativo e Situação Cadastral Regular: emitido pela Receita Federal, mostra se a empresa está habilitada a operar.
O CRF trata exclusivamente da regularidade com o FGTS. Apesar disso, em licitações públicas ou processos de financiamento, é comum que esses documentos sejam exigidos em conjunto.
Quando o CRF é exigido?
Além das situações já mencionadas, o Certificado de Regularidade do FGTS é exigido em outros contextos estratégicos:
- Abertura de filiais ou mudança contratual registrada na Junta Comercial;
- Solicitação de incentivos fiscais municipais, estaduais ou federais;
- Processos de fusão ou aquisição empresarial, como parte da auditoria legal (due diligence);
- Homologações trabalhistas, especialmente em empresas com muitos funcionários.
Em todos os casos, a ausência do CRF pode resultar em perda de oportunidades, indeferimento de pedidos ou até bloqueio de processos administrativos.
O que fazer se o CRF estiver irregular?
Ao consultar o CRF e se deparar com a situação “irregular”, a empresa deve:
- Acessar o FGTS Digital ou o site da Caixa;
- Verificar os motivos da irregularidade (débitos, omissões, erros);
- Regularizar as pendências, seja por recolhimento, correção no eSocial ou parcelamento;
- Aguardar a atualização da situação no sistema.
Após o acerto, o sistema normalmente libera um novo certificado em até 24 horas, desde que não haja pendências adicionais.
Consequências da irregularidade
A falta de regularidade no FGTS pode acarretar diversas consequências negativas para as empresas:
- Impedimento de participar de licitações públicas;
- Dificuldade na obtenção de financiamentos e créditos;
- Aplicação de multas e sanções administrativas;
- Comprometimento da imagem e reputação da empresa no mercado.
Além disso, a inadimplência no recolhimento do FGTS pode resultar em ações judiciais por parte dos trabalhadores, gerando custos adicionais e possíveis condenações.
Dicas para manter a regularidade
Para evitar problemas relacionados à irregularidade do FGTS, microempreendedores e empresas de pequeno porte podem adotar as seguintes práticas:
- Organização financeira: mantenha um controle rigoroso sobre as obrigações trabalhistas e os prazos de pagamento;
- Utilização de sistemas de gestão: adote ferramentas que auxiliem no gerenciamento das obrigações fiscais e trabalhistas;
- Capacitação da equipe: garanta que os responsáveis pelo departamento pessoal estejam atualizados sobre as legislações vigentes;
- Consultas periódicas: realize consultas regulares no site da Caixa para verificar a situação do CRF.
FGTS Digital: o que é e como utilizar a nova plataforma
O FGTS Digital é uma plataforma lançada pelo Governo Federal em março de 2024, com o objetivo de modernizar e simplificar o processo de arrecadação do FGTS. A plataforma integra diversos sistemas, permitindo uma gestão mais eficiente das obrigações relacionadas ao fundo. Confira as principais funcionalidades do FGTS Digital:
- Integração com o eSocial: utiliza as informações declaradas no eSocial para calcular automaticamente os valores devidos ao FGTS;
- Emissão de guias de pagamento: permite a geração de guias individualizadas para cada trabalhador ou unificadas para a empresa;
- Pagamento via Pix: facilita o recolhimento dos valores devidos por meio do sistema de pagamentos instantâneos;
- Parcelamento de débitos: oferece a possibilidade de parcelar débitos em atraso diretamente na plataforma;
- Consulta de extratos: disponibiliza extratos detalhados dos recolhimentos realizados.
A adoção do FGTS Digital visa proporcionar maior transparência, agilidade e segurança no cumprimento das obrigações trabalhistas pelas empresas.
Quem está obrigado ao FGTS Digital?
A utilização do FGTS Digital é obrigatória para todos os empregadores que possuem trabalhadores com direito ao FGTS. Isso inclui:
- Empresas privadas: independentemente do porte ou segmento de atuação;
- Microempreendedores Individuais (MEIs): que possuam empregados registrados;
- Empregadores domésticos: que contratam trabalhadores domésticos com carteira assinada;
- Órgãos públicos: que mantêm vínculos empregatícios regidos pela CLT.
É importante destacar que a obrigatoriedade se aplica a todos os empregadores que tenham a obrigação legal de recolher o FGTS, conforme previsto na legislação vigente.
O que muda para o RH com o FGTS Digital?
A implementação do FGTS Digital traz mudanças significativas para os departamentos de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP) das empresas. Algumas das principais alterações incluem:
- Prazo de recolhimento: o vencimento do FGTS mensal passou do dia 7 para o dia 20 do mês seguinte à competência;
- Constituição de débitos: o envio das informações pelo eSocial constitui confissão de dívida, que torna o débito automaticamente exigível;
- Multas por atraso: a multa administrativa por atraso no recolhimento passou a ser de 30% sobre o valor do débito;
- Fiscalização: a integração com o eSocial permite uma fiscalização mais eficiente por parte dos órgãos competentes.
Quais são os ganhos do FGTS Digital para o Departamento Pessoal?
A adoção do FGTS Digital proporciona diversos benefícios para os departamentos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal das empresas, tais como:
- Agilidade nos processos: a integração com o eSocial e a automatização das tarefas reduzem o tempo gasto com atividades manuais;
- Redução de erros: a consistência das informações entre os sistemas diminui a ocorrência de inconsistências e retrabalhos;
- Facilidade de acesso: a plataforma permite o acompanhamento em tempo real das obrigações e dos recolhimentos efetuados;
- Gestão eficiente de débitos: a possibilidade de parcelamento e compensação de valores facilita a regularização de pendências.
Essas melhorias contribuem para uma gestão mais eficiente e estratégica do capital humano e impactam positivamente a produtividade e a conformidade legal da empresa.
Diante dessas mudanças, é fundamental que os profissionais de Recursos Humanos e Departamento Pessoal estejam atualizados e preparados para operar a nova plataforma para garantir o cumprimento das obrigações legais e evitar penalidades.
O que diz a legislação sobre o FGTS Digital?
A obrigatoriedade e o funcionamento do FGTS Digital estão respaldados por diversas normativas legais, como:
- Lei nº 14.438/2022: estabelece o novo prazo de vencimento para o recolhimento do FGTS;
- Portaria nº 240/2024 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE): regulamenta os procedimentos operacionais do FGTS Digital;
- Editais do MTE: divulgam o cronograma de implantação e orientações para situações de contingência do sistema.
Essas normativas visam garantir a segurança jurídica e a efetividade na implementação do FGTS Digital, pois asseguram os direitos dos trabalhadores e a conformidade das empresas.
Como funciona o pagamento do FGTS via Pix?
A modernização do recolhimento do FGTS inclui o uso do Pix como meio exclusivo de pagamento. As guias emitidas pelo FGTS Digital geram QR Codes que podem ser pagos em qualquer aplicativo bancário, inclusive fora do expediente comercial.
Esse modelo substitui as guias GRF e GRRF, que antes eram pagas por meio de boletos ou convênios bancários. Além de mais rápido, o Pix elimina problemas comuns, como compensações demoradas e erros de digitação nos códigos de barras.
Para empresas de pequeno porte, essa mudança representa mais praticidade e previsibilidade financeira, principalmente quando o fluxo de caixa precisa ser ajustado com frequência.
A importância do contador nesse processo
Mesmo com a automação promovida pelo FGTS Digital, o papel do contador permanece relevante. É esse profissional que interpreta os dados transmitidos pelo eSocial, ajusta inconsistências e assegura que todas as obrigações estejam corretamente registradas.
Para pequenas empresas e MEIs com empregados, manter uma parceria sólida com escritórios contábeis ou contadores terceirizados é uma medida prudente para evitar autuações e perdas de benefícios.
Manter o Certificado de Regularidade do FGTS em dia vai além de uma formalidade. Trata-se de um indicador de boa gestão trabalhista e conformidade legal. Com a chegada do FGTS Digital, esse processo se tornou mais acessível, mas também mais rigoroso no controle das informações.
Agora que você já conhece a fundo como funciona o Certificado de Regularidade do FGTS, que tal continuar aprendendo sobre temas que impactam diretamente a gestão da sua empresa? Descubra como o Pix se conecta ao universo dos Certificados Digitais e o que essa relação pode representar para o seu negócio, basta acessar o conteúdo Pix e certificados digitais. Até lá!
