Já ouviu falar em 5w2h? Aprenda a usar para controlar tarefas

Gerenciar tarefas é uma missão que existe na rotina de qualquer pessoa. Você nem precisa ocupar um cargo de liderança em uma grande empresa para ter que lidar com isso. Os afazeres do dia a dia já demandam organização e vamos aproveitar para falar de como o 5w2h pode ajudar a concluir tarefas com mais sucesso. Já ouviu falar sobre esse método? É uma ferramenta de gestão aplicável em diferentes situações por quem deseja ter um controle maior sobre atividades a serem feitas. Isso vale para seus projetos pessoais (como realizar um sonho especial) ou para se organizar melhor no trabalho. Aproveite para conferir o conteúdo a seguir e conhecer as vantagens do 5w2h!

O que é 5w2h?

Trata-se de uma ferramenta que foi desenvolvida no Japão por pessoas ligadas à indústria automotiva, com o objetivo de facilitar o planejamento de tarefas. Embora um tanto diferente, o termo "5w2h" tem um significado que você vai entender logo mais. A metodologia tem como objetivo responder questões básicas sobre o projeto que se tem em vista. E, mais uma vez, vale lembrar que não precisamos encarar "projeto" como algo complexo, já que as funções simples do dia a dia exigem gestão de tempo e recursos. De forma resumida, os 5 "w" e os 2 "h" são as iniciais no inglês para "o que", "por que", "onde", "quem", "como", "quando", "quanto". Imagine que você tenha uma campanha de marketing digital para produzir e divulgar. Isso normalmente envolve diversas pessoas, ações, prazos etc. Então, a melhor solução é criar um plano e gerenciar esse projeto com um checklist bem definido de tudo que precisa ser cumprido. O mesmo acontece se você precisa lidar com as tarefas domésticas em um dia corrido. Cozinhar, fazer faxina, ir ao supermercado, passar na lavanderia, entre outras atividades normais do cotidiano. Isso também exige planejamento, inclusive para conseguir gerenciar bem o seu tempo disponível. Ao arrumar um armário, você acaba seguindo etapas que muitas vezes passam despercebidas. Mas, no fundo, elas não deixam de ser um processo que envolve limpeza, organização, descarte, disposição das roupas, compra de acessórios organizadores etc. Viu como não precisa ser responsável por gestão de equipes para aplicar o 5w2h? Aproveite para entender o significado real de cada elemento do termo!

• What: o que precisa ser feito — objetivos.
• Why: por que será feito — motivos.
• Who: por quem será feito — responsáveis.
• When: quando será feito — prazos.
• Where: onde será feito — lugar.
• How: como será feito — etapas/plano de ação.
• How much: quanto vai custar — valores.

Quais os benefícios do 5w2h?

Só vale a pena implementar uma metodologia quando ela oferece vantagens, não é mesmo? Por isso, reunimos aqui os principais benefícios de conhecer, compreender e aplicar a 5w2h. Confira!

Eficiência

A descrição completa das tarefas e a organização delas em um plano de ação com prazos a serem cumpridos facilita a eficiência do projeto, inclusive no que diz respeito a otimizar recursos. Para isso, todas as informações precisam ficar claras e disponíveis para as pessoas envolvidas em cada etapa. Em geral, utiliza-se fluxogramas ou planilhas para simplificar a visualização das atividades.

Controle

A falta de organização, disciplina e planejamento significa descontrole. Se você não sabe exatamente o que precisa ser feito e como colocar algo em prática, fica mais difícil acompanhar a sua execução e garantir que os resultados serão atingidos. Com a metodologia 5w2h, o gerenciamento de todo o processo é otimizado.

Versatilidade

Outra vantagem da 5w2h é a sua versatilidade, ou seja, a possibilidade de ser aplicada em diferentes contextos. De grandes à microempresas, ou até mesmo na vida pessoal, percebemos que é possível se organizar usando a metodologia e criar planos de ação mais objetivos, eficientes e estratégicos.

Como utilizar essa ferramenta?

Como falamos antes, a 5w2h pode ser usada em diversas situações e não somente quando você tem um projeto complexo para desenvolver. No ambiente corporativo, é muito comum que ela seja aplicada na hora de fazer um planejamento estratégico, criar campanhas de marketing, definir a rotina operacional em cada setor, elaborar processos seletivos etc. Até mesmo um profissional autônomo pode aplicar a 5w2h no seu dia a dia de trabalho para ter mais produtividade no home office. O ponto de partida é justamente pensar em cada uma das questões (o que, como, por que, onde, quanto, quem, quando) com relação à ideia que você tem em mente. A partir das respostas para essas perguntas, você pode montar um esquema com todas as definições para o projeto que deve ser desenvolvido. Se for necessário, faça alguns ajustes quando perceber que algo não está adequado de acordo com o que foi previsto. A ideia é que o documento (em planilha, fluxograma, checklist etc.) sirva como um guia dentro do prazo determinado para que os objetivos se cumpram.

Exemplo de como determinar cada ponto

Vamos seguir com um exemplo prático para entender melhor como aplicar a metodologia 5w2h, partindo da ideia de que é preciso implementar uma ação em uma empresa para reduzir o consumo de água e energia. Essa é uma descrição geral, que pode ainda ser segmentada em uma planilha ou tabela com ações e prazos específicos.

• What - o que precisa ser feito: reduzir o consumo de água e energia da empresa.
• Why - por que será feito: para ser mais sustentável e reduzir os gastos financeiros.
• Who - por quem será feito: por todos os membros da equipe, mas o setor de Recursos Humanos deve liderar as ações.
• When - quando será feito: a campanha deve durar em torno de um mês para conscientização dos colaboradores e depois os resultados serão acompanhados mensalmente.
• Where - onde vai acontecer: internamente, envolvendo todo o time de colaboradores.
• How - como vai acontecer: preparar conteúdos (materiais digitais e físicos) sobre o assunto, planejar um momento para reunir todos e iniciar a campanha, trazer um especialista para palestrar, trocar lâmpadas e oferecer um prêmio para ser sorteado se a primeira meta for atingida.
• How much - quanto vai custar: o orçamento total disponível para a ação é de R$4.000,00.

Enfim, não tenha dúvidas de que a 5w2h pode ser uma ferramenta muito útil na sua vida! Comece a pensar em oportunidades para aplicar esse método e aproveitar os benefícios de ter processos mais organizados, controlados e eficientes. Você vai ver que os resultados vão aparecer! Gostou da nossa explicação sobre o assunto? Assine a newsletter para receber mais novidades e dicas úteis diretamente na sua caixa de e-mail. Prometemos que aqui não tem spam!