Principais obrigações fiscais e tributárias acessórias das Pessoas Jurídicas

As obrigações tributárias acessórias são deveres formais que pessoas jurídicas precisam cumprir perante a Receita Federal, estados e municípios. Mesmo que não envolvam diretamente o pagamento de tributos, seu descumprimento pode gerar multas e restrições cadastrais. Entre essas obrigações, estão declarações mensais, como a DCTF e a EFD-Contribuições, além de documentos anuais como a ECD e a ECF.

A complexidade e o volume das informações exigidas variam conforme o regime tributário adotado e o porte da empresa. Para negócios de pequeno e médio porte, cumprir essas obrigações em dia é uma etapa indispensável para o controle fiscal. Continue a leitura e conheça as principais obrigações tributárias acessórias para pessoas jurídicas!

O que são obrigações fiscais e por que são importantes para as empresas?

Obrigações fiscais englobam tanto os tributos devidos quanto as declarações exigidas pelo Fisco para comprovar a regularidade das atividades empresariais. São exigências legais que as empresas precisam cumprir para se manterem regulares com os órgãos de fiscalização federal, estadual e municipal.

No dia a dia, elas envolvem ações como enviar declarações, manter registros organizados e apresentar informações contábeis em prazos específicos. Mesmo quando não envolvem pagamento direto de tributos, essas obrigações exigem atenção constante, já que seu descumprimento pode gerar multas, impedir emissão de certidões negativas e até restringir o acesso a linhas de crédito.

Para pequenas e médias empresas, que muitas vezes têm equipes enxutas, manter esse controle é um desafio que exige processos bem definidos e acompanhamento contábil regular.

Quais são os tipos de obrigações fiscais?

As obrigações fiscais podem ser classificadas em principais e acessórias. A obrigação principal envolve o pagamento de tributos, como IRPJ, CSLL, ICMS, ISS e contribuições ao INSS. Já as obrigações acessórias dizem respeito ao cumprimento de deveres administrativos, como emissão de notas fiscais eletrônicas, escrituração contábil e envio de declarações ao Fisco.

O conjunto de obrigações acessórias varia de acordo com o regime tributário da empresa e pode ter periodicidade mensal, trimestral ou anual. No caso do Simples Nacional, é preciso entregar documentos como a DASN-SIMEI ou o PGDAS-D. Já empresas enquadradas no Lucro Presumido ou Lucro Real devem apresentar arquivos como EFD-Contribuições, ECD, ECF e DCTF.

Em todos os casos, também é preciso emitir e armazenar notas fiscais eletrônicas, além de manter a escrituração contábil atualizada, conforme exigido pela Receita Federal e pelos fiscos estaduais e municipais. O descumprimento de qualquer uma dessas exigências pode comprometer a saúde financeira da empresa, dificultar a obtenção de crédito e impactar a reputação junto a fornecedores e clientes.

Vamos conferir os principais tipos de obrigações tributárias acessórias para pessoas jurídicas!

1. PGDAS-D

O PGDAS-D, Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional, é uma obrigação acessória mensal para empresas optantes pelo Simples Nacional. Por meio desse sistema, é realizado o cálculo e a apuração dos tributos devidos, como IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, INSS, ICMS e ISS, de forma unificada.

O preenchimento deve ser feito até o dia 20 do mês seguinte àquele em que houve faturamento, independentemente do valor. Mesmo que não tenha ocorrido movimentação, a entrega é obrigatória. A declaração deve ser transmitida diretamente no portal do Simples Nacional, utilizando certificado digital ou código de acesso.

Se não for entregue dentro do prazo estabelecido, a empresa fica sujeita a multa, que pode ser de pelo menos R$ 50,00 ou de 2% ao mês sobre o valor dos tributos devidos. Manter essa obrigação em dia é fundamental para evitar impedimentos na emissão do DAS, além de complicações fiscais. O PGDAS-D serve como base para a geração do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), o principal tributo pago pelas empresas do regime simplificado.

2. DASN-SIMEI

A Declaração Anual do Simples Nacional para o Microempreendedor Individual (DASN-SIMEI) é uma obrigação acessória exclusiva para MEIs. Na declaração, o MEI precisa informar o total do faturamento bruto do ano anterior e se contou ou não com empregados no período.

Mesmo quem não teve receita deve enviar a declaração. O prazo final costuma ser 31 de maio do ano seguinte ao exercício declarado. O envio é feito pelo Portal do Empreendedor e não exige certificado digital. Caso o MEI não entregue no prazo, estará sujeito à multa de, no mínimo, R$ 50,00.

Se o documento deixar de ser entregue por dois anos seguidos, o CNPJ pode ser cancelado. Além disso, a DASN-SIMEI é um documento fundamental para comprovar a regularidade fiscal do MEI, sendo solicitada em processos de crédito, licitações e emissão de certidões. Cumprir essa obrigação é parte importante da formalização e da manutenção dos benefícios do regime MEI.

3. DCTF

A DCTF, Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais, é uma obrigação acessória de caráter mensal exigida de empresas do Lucro Real, Lucro Presumido ou arbitrado, além de imunes, isentas e inativas. A DCTF é utilizada pelas empresas para comunicar à Receita Federal os tributos federais devidos em determinado período, como IRPJ, CSLL, IPI, PIS, Cofins, IOF e IRRF, além de informar pagamentos, parcelamentos e compensações realizados.

O envio deve ocorrer até o 15º dia útil do segundo mês seguinte ao dos fatos geradores. Caso a empresa atrase ou deixe de apresentar a declaração, a penalidade aplicada corresponde a 2% ao mês-calendário ou fração sobre o valor dos tributos declarados, limitada a 20%, sendo a multa mínima de R$ 500,00.

Manter a DCTF em dia é fundamental para evitar pendências fiscais e garantir a regularidade da empresa perante a Receita Federal.

4. DCTFWeb

A DCTFWeb, ou Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades, é uma obrigação acessória que concentra as informações referentes às contribuições previdenciárias devidas pelas empresas.

Nela, são declarados os valores relacionados à parte patronal, aos segurados e também às contribuições destinadas a terceiros, como o INCRA e SEBRAE. Essa obrigação veio para substituir a GFIP/SEFIP no âmbito previdenciário e é elaborada automaticamente a partir dos dados transmitidos pelo eSocial e pela EFD-Reinf.

De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 2.005/2021, a entrega mensal deve ser feita até o 15º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de apuração. A versão anual da DCTFWeb, que trata do 13º salário, deve ser transmitida até 20 de dezembro.

Já a DCTFWeb diária aplica-se apenas às entidades promotoras de espetáculos desportivos e deve ser entregue até o segundo dia útil após o evento. A entrega é obrigatória para a maioria dos contribuintes desde julho de 2021 e exige certificado digital, exceto para MEIs sem obrigatoriedade de uso do eSocial.

5. DIRF

A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, conhecida como DIRF, tem a finalidade de registrar junto à Receita Federal os valores de tributos retidos, como o Imposto de Renda, além das contribuições e pagamentos realizados a pessoas físicas e jurídicas.

Essa obrigação está regulamentada pela Instrução Normativa RFB nº 1.990/2020. O envio deve ocorrer até o último dia útil de fevereiro do ano posterior ao período em que os fatos geradores ocorreram. Os contribuintes que efetuaram pagamentos ou créditos que tenham sofrido retenção do IRRF, ainda que em apenas um mês, são obrigados a entregar a DIRF.

O uso do certificado digital é exigido para pessoas jurídicas de direito público e privado, exceto para optantes do Simples Nacional que não estejam obrigadas à certificação. Apesar de ainda em vigor, a DIRF está com os dias contados: a Receita Federal prevê sua substituição pela EFD-Reinf, em cronograma que será finalizado até 2025.

6. DEFIS

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é uma exigência de todas as empresas que aderem ao regime do Simples Nacional, com exceção do MEI, que entrega a DASN-SIMEI. Essa declaração substituiu a antiga DASN e precisa ser transmitida mesmo quando não há movimentação financeira no ano-calendário.

Por ela, são fornecidos dados como faturamento total, quadro de funcionários, distribuição de lucros entre os sócios e outras informações de caráter contábil e fiscal. O prazo de entrega é até 31 de março do ano seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores, conforme estabelece a Resolução CGSN nº 140/2018.

O envio da DEFIS deve ser feito exclusivamente pelo PGDAS-D e requer certificado digital, com exceção de empresas que utilizam código de acesso. O não envio pode ter como implicação impedimento para geração do DAS mensal e outros transtornos fiscais, como desenquadramento do Simples Nacional.

7. EDC

A Escrituração Contábil Digital, ou ECD, faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e foi criada para substituir os antigos livros contábeis em papel. Ela exige a transmissão digital de livros como o Diário, o Razão, balancetes e fichas de lançamento que comprovem os registros contábeis realizados. Essa exigência tem base no art. 3º do Decreto nº 6.022/2007, que institui o Sped.

As informações precisam ser enviadas eletronicamente até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao exercício a que se referem. No caso de eventos como extinção, cisão, fusão ou incorporação ocorridos de janeiro a abril, o prazo é o mesmo. Já para eventos a partir de maio, o prazo é o último dia útil do mês seguinte à ocorrência

A obrigatoriedade se aplica a empresas do Lucro Real, Lucro Presumido com aporte de investidor-anjo e às imunes/isentas com receita superior a R$ 48 milhões. A transmissão requer certificado digital válido.

8. ECF

Já a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) também compõe o Sped e substituiu a antiga DIPJ, reunindo em formato digital os dados contábeis e fiscais da empresa. Essa obrigação tem como objetivo demonstrar o cálculo do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). O prazo para entrega se encerra no último dia útil de julho do ano seguinte ao período declarado.

As empresas enquadradas no Lucro Real, Lucro Presumido, Lucro Arbitrado, além das organizações imunes e isentas devem apresentar a ECF. Microempresas e empresas de pequeno porte que optam pelo Simples Nacional estão dispensadas da exigência.

De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021 e o Manual da ECF, o envio deve ser realizado exclusivamente por meio de certificado digital, assegurando a validade jurídica e a segurança dos dados transmitidos.

9. DeSTDA

A DeSTDA (Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação) é uma obrigação acessória estadual que deve ser entregue pelas empresas optantes do Simples Nacional que recolhem ICMS. A declaração reúne informações mensais relativas à apuração do ICMS em operações com substituição tributária, diferencial de alíquota (DIFAL) e antecipação tributária.

O prazo de entrega é até o dia 28 do mês subsequente ao período de apuração, podendo ser ajustado conforme a legislação estadual. A obrigatoriedade não se aplica aos Microempreendedores Individuais (MEIs) e estabelecimentos impedidos de recolher o ICMS por ultrapassarem o sublimite estadual. A DeSTDA deve ser gerada no aplicativo SEDIF-SN e enviada digitalmente à Secretaria da Fazenda estadual competente.

A transmissão também requer uso de certificado digital, garantindo a autenticidade das informações prestadas. A omissão ou o envio com erros pode acarretar penalidades conforme a legislação de cada estado.

10. EFD-Contribuições

A EFD-Contribuições é a Escrituração Fiscal Digital das Contribuições incidentes sobre a receita bruta, parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Nela, as empresas devem registrar mensalmente dados relativos à apuração do PIS/Pasep, Cofins e, se for o caso, da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

A obrigação se aplica a empresas tributadas com base no Lucro Real ou Lucro Presumido e deve conter detalhes sobre o faturamento, inclusive receitas não operacionais, como aluguéis e aplicações financeiras. O prazo para entrega vai até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao de referência.

São dispensadas dessa entrega as empresas optantes pelo Simples Nacional, MEIs, entidades imunes ou isentas do IRPJ e empresas inativas desde 1º de janeiro do ano-calendário. O envio só pode ser feito com certificado digital válido. A não entrega ou inconsistência nos dados pode gerar multas com base no art. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001.

11. EFD-ICMS/IPI

A EFD-ICMS/IPI é a Escrituração Fiscal Digital voltada ao registro de operações que envolvem a circulação de mercadorias, prestação de serviços de transporte e comunicação e a industrialização de bens. Ela integra o Sped Fiscal e permite a apuração do ICMS e do IPI, tributos regulados por legislações estaduais e federais.

O arquivo deve conter informações detalhadas sobre notas fiscais emitidas e recebidas, entradas e saídas de mercadorias, apuração de créditos e débitos e outros dados. O prazo de entrega é estabelecido por cada Secretaria da Fazenda Estadual ou Distrital, portanto, varia conforme o estado de atuação da empresa.

A obrigação recai sobre contribuintes do ICMS e/ou IPI, com exceção das microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional e dos MEIs. A transmissão é feita via certificado digital, que garante autenticidade e validade jurídica dos dados fiscais. A omissão ou o envio incorreto pode acarretar penalidades administrativas estaduais.

12. EFD-Reinf

A EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) é um dos módulos do Sped que complementa o eSocial, registrando mensalmente valores pagos a terceiros que envolvam retenção de tributos como IRRF, CSLL, PIS/Pasep e Cofins, com exceção das informações relativas ao vínculo empregatício.

Também são declaradas as receitas para cálculo da contribuição previdenciária substituída (CPRB). Empresas do Lucro Real e Lucro Presumido devem transmitir os dados até o dia 15 do mês seguinte aos fatos geradores. Empresas sem movimento devem enviar o evento R-2099 até 15 de janeiro de cada ano.

Desde maio de 2021, as empresas do Simples Nacional passaram a ter a obrigação de entrega, já os entes públicos, a partir de abril de 2022. O envio deve ser feito com certificado digital, e inconsistências podem gerar multas. A EFD-Reinf substitui progressivamente obrigações como a DIRF e a própria EFD-Contribuições em alguns casos.

eSocial - Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas

O eSocial é uma das frentes mais significativas do Sped, responsável pela unificação da transmissão das informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias ao governo federal. Ele substitui obrigações trabalhistas, como GFIP, CAGED, RAIS e Livro de Registro de Empregados, e abrange dados sobre vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho e outros.

A obrigatoriedade está dividida em grupos, conforme o porte e a natureza da empresa. As empresas do 1º e 2º grupos (lucro real e presumido) já cumprem o envio integral. O 3º grupo, que inclui o Simples Nacional, passou a enviar a folha de pagamento mensal desde maio de 2021.

O envio ocorre por eventos, com prazos específicos: por exemplo, o evento S-1200 (remuneração) deve ser enviado até o dia 15 do mês seguinte ao trabalhado. O uso de certificado digital ICP-Brasil é obrigatório, exceto para o MEI com até um empregado, que pode usar código de acesso no portal do governo.

Certificado digital: aliado no cumprimento das obrigações fiscais e tributárias

Manter em dia as obrigações fiscais e tributárias acessórias exige cada vez mais recursos digitais. Nesse contexto, o certificado digital se tornou indispensável para pessoas jurídicas e entidades equiparadas. Ele não apenas garante o atendimento às exigências legais, como também simplifica rotinas administrativas, reduz burocracias e proporciona maior controle sobre as operações da empresa.

Em muitos casos, o uso desse recurso é obrigatório para que a organização consiga enviar declarações e acessar serviços disponibilizados pelos órgãos governamentais. Além da conformidade tributária, o certificado digital proporciona diversas vantagens:

1. Segurança no acesso a plataformas oficiais: a tecnologia funciona como uma identidade eletrônica, que autentica o responsável e assegura a proteção das informações. Isso permite utilizar ambientes digitais sigilosos, como o e-CAC da Receita Federal, onde é possível acompanhar a situação fiscal da empresa, emitir relatórios e acompanhar processos eletrônicos;

2. Assinatura digital de documentos com validade jurídica: contratos e outros arquivos podem ser validados remotamente de forma prática e reconhecida legalmente, eliminando deslocamentos e tornando as operações mais ágeis;

3. Redução de custos operacionais: com a assinatura eletrônica, não há necessidade de reconhecimento de firma em cartório ou de impressões repetidas de documentos. Isso diminui despesas e contribui para práticas mais sustentáveis;

4. Participação em leilões eletrônicos: empresas que possuem certificado digital podem habilitar-se em leilões organizados pela Receita Federal, nos quais são ofertados bens apreendidos ou abandonados.

O uso do certificado digital vai além de atender a exigências fiscais. Ele amplia a eficiência no dia a dia da empresa, oferece economia de tempo e recursos, fortalece a segurança nas interações digitais e ainda possibilita novas oportunidades de negócio.

Tipos de certificados digitais para Pessoas Jurídicas

Empresas que precisam cumprir obrigações acessórias e operar com segurança em ambientes digitais devem utilizar certificados digitais específicos, emitidos por Autoridades Certificadoras credenciadas pela ICP-Brasil. Os mais usados pelas Pessoas Jurídicas são e-CNPJ, e-Simples, e-MEI e NF-e.

O e-CNPJ está vinculado ao CNPJ e é atribuído ao representante legal da empresa. Permite o envio de declarações à Receita Federal, acesso ao e-CAC, à Conectividade Social da Caixa e ao sistema eSocial, além da assinatura de documentos digitais com validade jurídica. É exigido por empresas do Lucro Real e Lucro Presumido para entregar obrigações como EFD-Reinf, DCTFWeb e SPED.

Já o e-Simples atende às empresas optantes pelo Simples Nacional, facilitando a entrega do PGDAS-D, emissão de notas fiscais e transmissão de obrigações acessórias como a DEFIS. O e-MEI é recomendado para microempreendedores individuais que desejam formalizar processos com mais agilidade, inclusive para emissão de NF-e e acesso a serviços da Receita Federal.

Por fim, o NF-e é o certificado necessário para autenticar a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas junto à SEFAZ, tanto estadual quanto municipal, sendo exigido por empresas que comercializam produtos ou prestam serviços com obrigatoriedade de nota fiscal.

Como vimos ao longo do conteúdo, as obrigações tributárias acessórias vão muito além do simples pagamento de tributos: elas envolvem o envio de informações detalhadas sobre as atividades da empresa e exigem atenção constante às normas da Receita Federal e dos fiscos estaduais e municipais.

Com tantos prazos, declarações e exigências diferentes, contar com um certificado digital atualizado e processos de gestão contábil organizados é fundamental, especialmente para pequenas e médias empresas.

Quer saber mais sobre as obrigações fiscais da sua empresa? Entenda agora o que é a Declaração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ), quem precisa fazer, quais os prazos e o que pode acontecer caso não seja entre