Fatura digital: guia para empreendedores

Com o aumento das pessoas no mundo virtual, boa parte do que era impresso passou a ser digitalizado e disponibilizado de maneira on-line, como revistas, jornais, livros, faturas digitais, entre tantos outros materiais. Essa prática vem sendo utilizada há algum tempo, mas nos últimos anos começou a se difundir ainda mais.

Além de trazer mais praticidade para as pessoas, melhorando a organização financeira, também é uma prática sustentável, afinal, quanto mais pessoas optarem por essa opção, menos material será impresso e, consequentemente, auxiliará o meio ambiente.

Nesse sentido, implementar a opção da fatura digital no seu empreendimento pode trazer vários benefícios, tanto para você, comerciante, quanto para seu cliente. Para compreender melhor sobre esse tema, separamos alguns tópicos para te explicar. Confira!

O que é a fatura digital?

A fatura digital é a opção de receber um documento por e-mail para realizar o pagamento, ou seja, é um processo totalmente virtual, sem a necessidade de imprimir ou receber essa conta em sua residência.

Esse documento também apresenta todas as informações que o usuário necessita saber e ter em mãos, com dados da empresa, dele mesmo, preço e toda descrição do serviço ou produto.

Para chamar a atenção dos consumidores, boa parte das empresas garantem um desconto ou algum outro benefício para quem fizer essa adesão, chamando mais pessoas para optarem pela fatura digital.

Sendo assim, a pessoa recebe a fatura por e-mail cadastrado, em formato PDF. Para acessá-lo, é necessário de uma senha, geralmente o número de algum documento de identificação.

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Quais são as vantagens da fatura digital?

As vantagens são para a empresa e para o consumidor, assim, quando é optado por essa opção, os dois saem ganhando. Veja como essa opção pode facilitar todo o processo:

1. Facilidade para a empresa e consumidor

Com a fatura digital, ambas as partes têm mais facilidade. Para a empresa, é apenas executar a criação das faturas e encaminhá-las por e-mail, sem a necessidade de envelopar, mandar para os Correios, esperar a instituição entregar a conta ao seu cliente, e ainda ter a chance de que a pessoa não veja a conta a tempo ou tenha mudado de endereço e não avisado sobre.

Para o cliente, ele já saberá a data correta em que a conta chega em seu e-mail, assim, poderá se programar corretamente e não precisará ficar atento às cartas recebidas.

2. Mais organização do financeiro

Ao receber uma conta digital, a probabilidade do consumidor já realizar o pagamento aumenta bastante, ou seja, você terá contas pagas com mais frequência e antes do prazo, reduzindo a inadimplência.

Isso vai ajudar muito na parte financeira do local, afinal, quanto melhor o fluxo de caixa, melhor para o financeiro de contas a pagar da sua instituição.

3. Redução do consumo de papel

Quanto mais envio por e-mails, mais será reduzido o consumo de papel. Isso ajuda na economia para a empresa, gastando menos. Mas o grande fator positivo desse tópico é a ajuda que isso causa ao meio ambiente, diminuindo a necessidade de uma produção contínua desse material.

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E as desvantagens?

Por se tratar do meio digital, tem toda a segurança de informações dos clientes por meio do e-mail. Ainda pode ter algumas desvantagens, mas nada que não pode ser evitado. Veja quais são as principais e como evitá-las:

- Ataques na web

No meio digital, é necessário ter cuidado com golpes e ataques cibernéticos à sua rede. Ou seja, dependendo da segurança da rede que a pessoa estiver, pode ter seu espaço invadido e seus dados roubados, além de ter a possibilidade de ter algum vírus instalado na máquina.

Para isso não ocorrer, sempre comente com o seu consumidor para ter cuidado com o que acessa na web e dar dicas sobre como se proteger no online. Pode parecer algo muito além da sua alçada, porém, para ele, pode fazer muita diferença!

- Risco de golpe

Além disso, há golpistas que se passam por uma empresa, enviando e-mails para o pagamento da fatura, entretanto, ao pagá-la, o valor cai na conta dos criminosos.

Para evitar esse risco, deixe bem claro em outro canal de comunicação, como seu site, por exemplo, sobre qual o e-mail oficial que a fatura chegará e comente em caso de dúvidas para o consumidor entrar em contato via telefone com a sua empresa.

- Dificuldade de pagamento

Outra dificuldade que os usuários podem encontrar é para realizar o pagamento, visto que boa parte das faturas precisam escanear o código de barras ou o QR Code para pagamento, dessa forma, sempre que enviar uma fatura, já deixe a parte da numeração dela fácil para copiar e colar, isso vai facilitar a vida de quem paga.

Como incluir a fatura digital na minha empresa?

Para incluir esse processo, é necessária uma preparação. A primeira ação é comentar sobre nas próximas faturas enviadas que a empresa agora terá essa opção, pedindo para a pessoa se cadastrar no site para coletar as informações atualizadas e não correr risco de envios errados.

Assim, ao oferecer a opção de desconto para a adesão dessa modalidade, você tem a possibilidade de atrair mais pessoas e, pensando no financeiro, evita-se gastar com a logística da entrega das faturas impressas.

Portanto, disponibilizar a fatura digital é uma ótima escolha, visto que ajudará a modernizar os processos, auxiliando a área de contas a receber.

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