Independentemente do tamanho do projeto, ter uma pessoa à frente da organização dele é fundamental para ditar o rumo. Afinal, prazos e demandas devem ser seguidas a fim de garantir uma entrega a tempo e de qualidade.
Para isso, cada vez mais as instituições estão colocando pessoas responsáveis para lidar apenas com esse dever: organizar os processos e criar um ritmo assertivo de serviços. O nicho de profissão que faz esse processo é chamado de PMO (Project Management Office), mais especificamente, um departamento de gerenciamento de projetos.
Quer entender melhor sobre o tema e como ter um profissional capacitado que atua na área pode te ajudar com os prazos? Continue tudo o que separamos e veja suas funções e vantagens para um negócio. Boa leitura!
Afinal, o que é o PMO (Project Management Office)?
O PMO está interligado tanto para o departamento em uma organização como para um cargo dentro dela. No geral, as pessoas serão responsáveis por gerenciar e garantir que as demandas tenham um fluxo devido ao decorrer dos meses, além de identificar oportunidades para a linha de produção.
Desse modo, com um PMO, é possível estabelecer métodos necessários ao longo do projeto, ou seja, identificar as melhores funcionalidades para a execução do projeto.
Por exemplo, se ele identificar que ao longo do projeto pode-se aplicar uma metodologia X para aumentar o ritmo, diminuir o tempo e reduzir a mão de obra, é o trabalho dele estudar a fundo e passar aos supervisores sobre como fazer isso.
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Quais são os modelos de PMO existentes atualmente?
Como vimos, o PMO pode ser dividido entre uma pessoa responsável e um grupo departamental. Assim, há algumas diferenças entre eles. Entenda mais:
1. PMO corporativo
Esse é o que se torna responsável por todos os projetos e processos internos da organização. Sua rotina está interligada à gestão e organização de entregáveis, desse modo, também atua com os prazos limites de projetos e confere como está o andamento de cada um deles.
2. PMO departamental
No PMO departamental, os trabalhos são voltados para a gestão de um único departamento. Assim, o responsável define apenas o que for necessário para aquele local de trabalho, implementando metodologias, prazos e novos funcionalismos. Ele também passa todos os avanços para o gerente geral para ter o rendimento analisado e verificar se está de acordo com a empresa.
3. PMO operacional
Já no operacional, ele faz todos os processos necessários para a empresa, determinando prazos, metodologias e tudo o que for preciso para o andamento do projeto. Entretanto, após finalizar todas essas demandas, ele não continuará na instituição, ou seja, é um cargo temporário.
Quais são os tipos e funções de um PMO?
Além do PMO ser dividido em funções, também pode ser dividido em tipos, como subcategorias dos principais. Nesse sentido, o ele também pode ser encontrado nas seguintes funções:
- PMO de suporte: é um profissional que fica mais na área consultiva. Ele orienta os demais e ajuda a encontrar novas metodologias e ferramentas para os processos;
- PMO de controle: auxilia na questão de treinamentos, métodos, boas práticas e normas de governança;
- PMO diretivo: essa é a junção dos dois anteriores, assim, ele tem mais responsabilidade e peso para uma organização, sendo um dos principais na tomada de decisões da área.
Quais os benefícios do PMO para o negócio?
Os benefícios de ter um PMO para o negócio são vários. Confira melhor sobre eles:
- Metodologia de projeto consolidada;
- Ajuda a empresa a alcançar seus objetivos;
- Transparência;
- Centralidade de informações;
- Controle empresarial;
- Redução de erros;
- Otimização dos recursos;
- Alinhamento estratégico;
- Processos definidos;
- Orientação em projetos;
- Criação de processos;
- Otimização do projeto.
Qual a diferença entre PMO e gerente de projetos?
A principal diferença está na amplitude do cargo. Enquanto o PMO fica na parte estratégica dos projetos, com a organização e alinhamentos, o gerente de projetos tem a responsabilidade de gerenciar todo o trabalho.
Assim, o gerente dá suporte metodológico e ainda ajuda outras pessoas a se desenvolverem em suas atividades, realizando o acompanhamento com elas e passando informações pertinentes ao projeto.
Portanto, o trabalho de um PMO é organizar as demandas e encontrar os melhores métodos para a execução. Assim, ele consegue estabelecer o ritmo do projeto e definir padrões com mais assertividade, focando nos processos e no monitoramento dele. Com isso, os possíveis erros diminuem e o sucesso nas ações aumenta.
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