CFOP 5405: quando utilizar esse código na nota fiscal?

O preenchimento correto do CFOP é uma das etapas mais sensíveis da emissão de notas fiscais. Um único erro pode gerar problemas na apuração do ICMS, autuações fiscais e até pagamento duplicado de imposto. Um dos códigos que mais geram dúvidas no varejo é o CFOP 5405, especialmente em operações com Substituição Tributária (ST).

Esse CFOP aparece com frequência no dia a dia de pequenos e médios comércios que revendem produtos como bebidas, autopeças, medicamentos e itens de perfumaria. Apesar disso, ainda é comum ver empresas utilizando o código incorreto, seja por confusão com o CFOP 5403 ou por desconhecimento de como funciona a lógica da ST.

Neste conteúdo, explicamos de forma direta quando usar o CFOP 5405, qual é sua diferença em relação a outros códigos semelhantes, como fica a tributação do ICMS e quais cuidados o varejo deve ter para evitar erros fiscais. Confira!

O que significa o código CFOP 5405?

O CFOP 5405 é um código fiscal utilizado para identificar uma operação muito específica dentro da circulação de mercadorias: a venda interna de produto sujeito ao regime de Substituição Tributária (ST), realizada por um contribuinte substituído.

A sigla CFOP significa Código Fiscal de Operações e Prestações e serve para indicar ao fisco qual é a natureza da operação registrada na nota fiscal. Cada número do código carrega uma informação relevante sobre o tipo de movimentação da mercadoria.

No caso do CFOP 5405, o primeiro dígito 5 indica que se trata de uma operação realizada dentro do mesmo estado. Ou seja, esse código só pode ser utilizado em vendas estaduais. Se a mercadoria for vendida para outro estado, esse CFOP não se aplica. Já a descrição completa do CFOP 5405 é:

“Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituído.”

Na prática, isso significa que o emissor da nota fiscal não é responsável por recolher o ICMS da operação própria, pois esse imposto já foi retido anteriormente por outro contribuinte da cadeia, normalmente a indústria ou o importador.

Nesse regime, o varejista atua apenas como contribuinte substituído, ou seja, ele revende a mercadoria ao consumidor final sem destacar um novo ICMS na nota fiscal. O imposto já foi antecipado na etapa anterior da cadeia, conforme as regras da Substituição Tributária.

Traduzindo para o dia a dia da PME: você comprou um produto que já chegou ao seu estoque com o ICMS-ST recolhido. Ao vendê-lo dentro do seu estado, você utiliza o CFOP 5405 apenas para documentar a saída da mercadoria, sem gerar novo débito de ICMS.

Entender essa lógica é essencial para evitar erros na emissão da nota fiscal, impedir o pagamento duplicado de imposto e manter a conformidade fiscal da empresa.

Em quais situações devo usar o CFOP 5405?

O CFOP 5405 deve ser utilizado em uma situação bastante específica, comum no varejo tradicional. Ele se aplica quando:

·        A venda ocorre dentro do mesmo estado;

·        O produto está sujeito ao regime de Substituição Tributária;

·        O ICMS já foi retido anteriormente pelo substituto tributário;

·        O vendedor é o contribuinte substituído, ou seja, apenas revende a mercadoria.

O cenário clássico é o seguinte: um comércio varejista compra mercadorias de uma indústria ou distribuidor que já recolheu o ICMS-ST. Ao vender esse produto para o consumidor final, dentro do mesmo estado, o varejista deve utilizar o CFOP 5405.

Alguns exemplos de produtos comumente enquadrados nesse CFOP incluem bebidas (como refrigerantes e cervejas), autopeças, pneus, cosméticos, perfumaria, medicamentos e outros itens listados nos convênios e protocolos de ICMS-ST. Utilizar o CFOP correto é fundamental para deixar claro ao fisco que aquela operação não gera novo débito de ICMS, evitando cobrança indevida.

Qual é a diferença entre CFOP 5405 e 5403?

Essa é uma das dúvidas mais frequentes no faturamento de empresas que lidam com mercadorias sujeitas à Substituição Tributária. Embora os dois códigos estejam inseridos no mesmo regime, CFOP 5403 e CFOP 5405 não se aplicam ao mesmo tipo de contribuinte, nem representam a mesma responsabilidade tributária.

A distinção entre eles está diretamente ligada à posição da empresa na cadeia de circulação da mercadoria e ao momento em que o ICMS é recolhido.

CFOP 5403: usado pelo substituto tributário

O CFOP 5403 é utilizado pelo contribuinte substituto, ou seja, aquele responsável por reter e recolher o ICMS por Substituição Tributária referente às operações seguintes da cadeia.

Na prática, esse papel é exercido, na maioria dos casos, pela indústria, pelo importador ou por determinados distribuidores. Ao emitir a nota fiscal com CFOP 5403, o substituto calcula e recolhe tanto o ICMS da sua própria operação quanto o ICMS-ST, antecipando o imposto que seria devido nas etapas posteriores até o consumidor final. A descrição oficial do CFOP 5403 é:

“Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituto.”

Nesse cenário, a empresa que emite a nota assume integralmente a responsabilidade tributária pelo imposto.

CFOP 5405: usado pelo substituído

O CFOP 5405 é utilizado pelo contribuinte substituído, ou seja, aquele que recebe a mercadoria com o ICMS-ST já recolhido e apenas realiza a revenda dentro do mesmo estado.

Ao emitir a nota fiscal de saída com CFOP 5405, o varejista não destaca ICMS, pois o imposto já foi pago anteriormente pelo substituto tributário. A nota fiscal tem a função de documentar a circulação da mercadoria, sem gerar novo débito tributário. A descrição oficial do CFOP 5405 é:

“Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituído.”

Essa informação mostra para o Fisco que a obrigação tributária já foi cumprida em uma etapa anterior da cadeia.

Comparativo entre CFOP 5403 e CFOP 5405

Entender essa divisão é fundamental para evitar erros na emissão da nota fiscal, impedir o pagamento duplicado de ICMS e manter a empresa em conformidade com a legislação tributária.

Como fazer a emissão do CFOP 5405?

A emissão correta da nota fiscal com CFOP 5405 exige atenção especial aos campos fiscais, pois qualquer inconsistência pode gerar erro na apuração do ICMS ou questionamentos do Fisco. Antes de tudo, é fundamental compreender que esse CFOP só deve ser utilizado quando a mercadoria estiver efetivamente sujeita ao regime de Substituição Tributária e quando o ICMS-ST já tiver sido recolhido na etapa anterior da cadeia.

O primeiro passo é validar a nota fiscal de entrada da mercadoria. Nela, deve constar a indicação de ICMS-ST, normalmente com CST 10, 30 ou outro código que comprove a retenção do imposto pelo fornecedor. Sem essa confirmação, o uso do CFOP 5405 se torna incorreto.

Na emissão da nota fiscal de saída, o contribuinte deve selecionar o CFOP 5405 e garantir que a operação esteja configurada como interna, ou seja, destinada a clientes localizados no mesmo estado. Esse ponto é crítico, pois o CFOP 5405 não se aplica a vendas interestaduais.

Além disso, é necessário preencher corretamente o CST ou CSOSN, de acordo com o regime tributário da empresa. O destaque do ICMS próprio não deve ocorrer, pois o imposto já foi recolhido anteriormente. A nota fiscal passa a ter função meramente documental da circulação da mercadoria.

Para empresas com grande volume de itens ou múltiplos regimes tributários, a criação de um checklist interno de conferência antes da emissão da nota é uma prática altamente recomendada. Esse cuidado reduz falhas operacionais e evita retrabalho fiscal.

Qual o ICMS para CFOP 5405?

Uma das principais características do CFOP 5405 é que não há destaque de ICMS na nota fiscal de saída. Isso acontece porque o imposto já foi recolhido de forma antecipada no regime de Substituição Tributária, geralmente pela indústria, importador ou distribuidor.

Para empresas enquadradas no regime normal de tributação, o código mais utilizado é o CST 60, que indica “ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária”. Esse CST mostra ao Fisco que o imposto referente àquela mercadoria já foi pago em etapa anterior da cadeia.

Já para empresas optantes pelo Simples Nacional, utiliza-se o CSOSN 500, que possui a mesma função: informar que o ICMS foi recolhido anteriormente por Substituição Tributária e que não há imposto a ser destacado na saída.

Esses códigos são fundamentais para evitar interpretações equivocadas na escrituração fiscal. Quando corretamente utilizados, eles comprovam que a operação não gera novo débito de ICMS e afastam o risco de cobrança indevida.

Como fica a tributação do ICMS com esse código?

A lógica do CFOP 5405 está diretamente ligada ao funcionamento do regime de Substituição Tributária. Nesse modelo, o ICMS é recolhido antecipadamente com base em uma Margem de Valor Agregado (MVA) estimada, que busca antecipar o imposto de toda a cadeia até o consumidor final.

Por esse motivo, quando o varejista emite uma nota fiscal de saída com CFOP 5405, ele não apura o ICMS próprio, nem gera novo recolhimento. A nota fiscal serve apenas para registrar a movimentação da mercadoria, já que o tributo foi pago anteriormente.

Esse entendimento está alinhado com o que estabelece o artigo 6º da Lei Complementar nº 87/1996 (Lei Kandir), que trata da responsabilidade pelo recolhimento do ICMS no regime de Substituição Tributária:

“A lei poderá atribuir a contribuinte do imposto ou a depositário a qualquer título a responsabilidade pelo seu pagamento, hipótese em que assumirá a condição de substituto tributário.”

Ou seja, a legislação permite que a responsabilidade pelo imposto seja concentrada em um único elo da cadeia. No caso do CFOP 5405, essa responsabilidade já foi cumprida pelo substituto tributário, e o varejista atua apenas como contribuinte substituído.

O uso correto do CFOP 5405 é decisivo para evitar erros na apuração do ICMS e garantir conformidade com o regime de Substituição Tributária. Ao entender quando aplicar esse código e como preencher a nota fiscal de forma adequada, a PME reduz riscos fiscais, evita o pagamento indevido de imposto e mantém a operação mais segura e previsível.

Para aprofundar seu conhecimento sobre CFOP, ICMS e rotinas fiscais do varejo, continue acompanhando os conteúdos do nosso blog. Aqui, você encontra orientações práticas para tomar decisões mais seguras no dia a dia da sua empresa. Até a próxima!