5 ganhos a partir da automação de processos para as empresas

Com a transformação digital e a presença cada vez mais forte da tecnologia nos ambientes de trabalho, a automação de processos deixou de ser uma novidade. Hoje, essa prática é considerada essencial para gerar mais lucros, inovar e ter um negócio mais competitivo no mercado. Os ganhos dessa iniciativa são muitos: toda a operação corre de forma mais produtiva e eficiente, o que resulta, por sua vez, na melhora de atendimento, economia de tempo e dinheiro, além de outras vantagens. Contudo, muitos gestores ainda têm dúvidas de como começar um processo de informatização e quais são as ferramentas adequadas para controlar e gerenciar a mudança. No post de hoje, você vai entender melhor como a automação de processos funciona, como ela pode ser feita em uma empresa e quais são os benefícios reais dessa empreitada. Interessado? Continue a leitura e saiba mais sobre o tema! A crescente necessidade de automatizar e modernizar processos A automação de processos está ligada à ideia de usar a tecnologia para otimizar e padronizar tarefas dentro de uma empresa. Com isso, reduz-se drasticamente o retrabalho se comparado a um cenário no qual atividades são feitas manualmente. Consequentemente, equipes conseguem fazer mais em menos tempo — e utilizando menos recursos —, elevando a produtividade e o desempenho. Acompanhando esse movimento de modernização, vale destacar a forma com que as empresas armazenam seus dados. Hoje, destaca-se o uso de soluções em nuvem que garantem mais praticidade para os negócios, além de melhorarem a gestão das informações. Como identificar processos que precisam ser automatizados O caminho para a automação de processos pode ser trilhado de diversas formas. Contudo, é importante que sua empresa se planeje e siga boas práticas para fazer isso com sucesso. Para saber como iniciar a informatização de rotinas, você deve considerar passos como: Mapeamento de processos Faça um diagnóstico de todas as etapas e tarefas que existem na sua empresa e monte o mapa de fluxo. Aponte quem são os envolvidos e como cada atividade está ligada. Ou seja, procure ter uma visão sistêmica de como tudo funciona. Paralelamente, identifique pontos problemáticos, como gargalos, duplicidade, redundâncias, entre outros procedimentos que não agregam valor e apenas consomem tempo e recursos. Definição do foco e da equipe de implementação Uma vez que a situação da empresa é entendida, o ideal é começar a automatizar processos mais simples dentro de uma rotina completa. A ideia é que no fim todas as tarefas se integrem, criando um fluxo contínuo. Escolha um setor para começar e crie um cronograma de implementação. Determine também uma equipe para acompanhar a mudança, coletar dados e fazer as correções necessárias. Assim, com base nos aprendizados dessa primeira rodada, fica mais fácil implantar um sistema de automatização envolvendo outros setores e operações. Treinamentos Invista em capacitação para as equipes envolvidas, afinal, adotar novas ferramentas demanda conhecimentos e técnicas que precisam ser dominados para que as pessoas tirem o máximo proveito dos novos recursos. Isso facilita muito o processo de adaptação e mantém os colaboradores mais engajados com a mudança. Avaliação de resultados É preciso acompanhar a evolução dos resultados da automação de processos constantemente, para garantir que os impactos e os indicadores de desempenho estejam sendo monitorados de perto. Somente assim é possível fazer ajustes e aprimorar o sistema adotado. 5 ganhos a partir da automação de processos Como adiantamos no início, a automação de processos, quando bem implantada, apresenta benefícios significativos para os negócios de diferentes maneiras. Conheça os principais deles: Aumento de produtividade Um reflexo que é rapidamente sentido com a automação de processos é o crescimento da produtividade, uma vez que a tecnologia consegue eliminar barreiras e atividades manuais, tornando esse processo mais ágil e preciso. Logo, é possível cumprir mais tarefas em menos tempo com o máximo de eficiência. Redução de custos Uma vez que a incidência de erros, repetições e burocracias é reduzida com a informatização, os custos de produção e operacionais, tendem a baixar, já que o uso de recursos é otimizado e os desperdícios são evitados. Ganho de agilidade Tarefas manuais consomem tempo e isso demanda investimento de capital humano e outros instrumentos. Sendo assim, automatizar os processos significa ganhar tempo para que os colaboradores possam focar sua energia e talento em atividades mais estratégicas e inovadoras. Padronização das operações Os sistemas de automação estabelecem padrões para cada atividade, criando uma linha produtiva ininterrupta, totalmente interligada. Isso torna toda a cadeia mais escalonável e organizada, além de reforçar o controle e maximizar a qualidade das entregas, pois o foco é na eficiência. Integração e inovação Os sistemas de automação possibilitam centralizar todas as informações sobre clientes em um único local, sem ter a necessidade de consultar bases de dados diferentes, proporcionando mais agilidade e segurança para as validações. Outro recurso importante nesse contexto é fazer uso de soluções de automatização em nuvem que, além desses benefícios já citados, oferecem flexibilidade ao deixarem as informações mais acessíveis, fáceis de serem compartilhadas e utilizadas por profissionais de diferentes setores da empresa. A automação de processos é um movimento alinhado com o futuro e com a tecnologia. Por isso, modernizar setores com o apoio de soluções inteligentes deve ser prioridade para qualquer empresa que busque potencializar seus resultados. E você? Já começou o processo de automação no seu negócio?