Onboarding: o que é, para que serve e qual é sua importância

Imagine o seguinte cenário: você acaba de ser contratado e deve começar em um novo trabalho sem saber exatamente quem são as pessoas que compõem o quadro de funcionários, suas responsabilidades ou como a empresa funciona em uma visão geral. Para a grande maioria das pessoas, esse é um cenário comum, pois uma boa parte dos negócios ainda não realiza o onboarding.

O onboarding não é apenas o primeiro treinamento de uma empresa, ele deve ser uma atividade estratégica dentro do departamento pessoal para conseguir inserir a pessoa colaboradora dentro da cultura organizacional do negócio. Além disso, o onboarding também tem o objetivo de acolher e demonstrar apreço pela pessoa recém-contratada.

Neste post, você vai entender o que é onboarding, para que ele serve e a sua importância dentro de uma empresa que deseja obter um crescimento e ser valorizada no mercado, além de levar mais conhecimento acerca da instituição para a pessoa colaboradora. Confira esse conteúdo exclusivo aqui na Serasa Experian:

Afinal, o que é onboarding?

O onboarding é um treinamento inicial que várias empresas optam por fazer logo na chegada de recém-contratados em seu quadro de funcionários. Geralmente, esse treinamento tem a finalidade de apresentar aos novos funcionários a gestão e a cultura, além de mostrar todos os setores da empresa. O que muitos não sabem é que o onboarding também serve para demonstrar os objetivos e os valores do negócio!

Aliás, o onboarding pode durar mais de um dia, com treinamentos, orientações e acompanhamentos para que você seja capaz de se integrar em seu setor com excelência. Após a contratação, é recomendado que o onboarding comece imediatamente para que o novo colaborador consiga se sentir mais motivado e parte da equipe.

A empresa que ignora o onboarding e despreza essa maneira de dar boas-vindas aos novos funcionários pode acabar, mesmo sem ter intenção, desmotivando os colaboradores e abaixando sua reputação na esfera social, uma vez que você consegue expor sua opinião em redes sociais, como o LinkedIn.

Quando ministrado de maneira satisfatória, esse treinamento inicial pode auxiliar na retenção de novos talentos, o que é indispensável para o crescimento do negócio. Ele é executado, na maioria das vezes, pelo setor de recursos humanos (RH) e tem um tom descontraído e amigável.

Qual é o objetivo central do onboarding?

A cultura, dinâmica e organização da empresa são fatores que precisam ser entendidos pelo colaborador já no início de sua integração no ambiente de trabalho: esse é o objetivo central do onboarding. Esses valores são compartilhados com os funcionários para que eles se conectem à "personalidade" da empresa.

Como já explicitado anteriormente, um dos objetivos dessa prática é fazer com que o novo quadro de funcionários se sinta acolhido desde o primeiro minuto. Essa prática incentiva a colaboração com todos os setores e equipes. Aliás, o onboarding é uma ótima ferramenta para evitar o turnover nos primeiros meses de contratação.

O que é turnover?

O turnover é a taxa de rotatividade de funcionários dentro de uma empresa, quanto maior esse índice, mais mal visto será o negócio por não conseguir reter seus colaboradores. É recomendável pesquisar esse índice antes de ingressar em uma empresa.

Por outro lado, estudos indicam que realizar o onboarding nos primeiros dias de trabalho é capaz de reter mais de 80% das pessoas funcionárias. Sendo assim, fica claro que essa estratégia é capaz de contribuir para a experiência positiva dos novos colaboradores e trazer bons resultados à empresa a longo prazo.

Qual é a relevância do processo de integração dos colaboradores?

Mais do que fazer com que você se sinta realmente acolhido, esse processo de integração quer garantir que você possa contribuir significativamente para a empresa e se adequar à sua cultura organizacional. O onboarding preza por querer despertar a dedicação e profissionalismo dos colaboradores desde o primeiro dia de trabalho. Confira os principais destaques de participar do onboarding:

• Com essa prática, você é capaz de se adaptar mais rapidamente aos colegas de trabalho e entender quais são suas responsabilidades com agilidade;
• O aumento de confiança também será uma realidade, pois você terá segurança ao desempenhar as novas funções com o conhecimento administrado no onboarding;
• Não tem como deixar de fora a satisfação de pertencer ao local já no primeiro dia de trabalho, algo que, sem o treinamento inicial, pode levar de semanas até meses;
• Como já explicitado, o turnover cai drasticamente com a prática do onboarding na recepção dos novos funcionários;
• E é claro que a produtividade aumenta, uma vez que se tem a compreensão de como os processos funcionam.

Quais são todas as fases do onboarding?

Como qualquer tipo de processo, o onboarding também possui várias etapas. Cada fase é pensada para fazer com que você se sinta acolhido e motivado, além de entender como funciona a cultura organizacional e interagir com os novos colegas de trabalho. Confira abaixo todas as fases desse acolhimento:

1. Alinhamento de expectativas

Este será o momento de você colocar em ordem as suas expectativas em relação à empresa e entender se está preparado para dar conta de todas as demandas. Caso você sinta que não consegue atender a todas as solicitações, pode conversar com o líder da sua equipe para ajustar suas metas.

A primeira fase do onboarding é única e está voltada para que você não trilhe o caminho na empresa com incertezas, além de tornar sua adequação mais tranquila.

2. Capacitação

A fase de capacitação começa dias antes do seu primeiro dia de trabalho, pois o RH tem o papel de preparar tudo aquilo de que você vai precisar para começar no onboarding. Claro que isso inclui o envio de informações essenciais por e-mail, como o manual do funcionário, dress code (se houver), textos de boas-vindas ou quaisquer outros materiais que te ajudem a entender sobre a cultura da empresa.

3. Tour pela empresa

Assim que você chegar no seu primeiro dia e estiver pronto para iniciar o onboarding de forma presencial, fazer um tour pela empresa com direcionamento de um profissional do RH fará você conhecer a empresa nos mínimos detalhes, como conhecer os espaços de descanso, outros setores que não sejam o que você trabalhará e os novos colegas.

Nesse momento, você vai se familiarizar com os diferentes espaços do negócio e criar uma conexão imediata com o ambiente de trabalho.Durante o tour, é importante ter uma visão investigativa da estrutura da empresa e do local onde você passará a maior parte do dia para verificar se o lugar se alinha às suas expectativas.

4. Acolhimento

É chegada a etapa mais esperada pelos colaboradores: o acolhimento. Muitas pessoas têm medo de não serem acolhidas ou até mesmo maltratadas durante os primeiros dias no novo trabalho e é por isso que essa etapa é uma das mais relevantes. O acolhimento no onboarding é de extrema necessidade, pois será ali que você poderá se sentir bem-vindo na empresa.

Diversas empresas organizam pequenas recepções para uma nova leva de funcionários, como momentos para compartilhar um pouco de si ou lanches da tarde para descontrair o clima. Esses eventos podem fazer com que você entre na sua equipe e se sinta mais tranquilo para desempenhar sua nova função.

5. Outros treinamentos

Além da capacitação inicial, outros treinamentos também são muito importantes para integrar novos funcionários, como o treinamento do registro de ponto, por exemplo. Já no primeiro dia, é recomendável que a empresa tenha um plano com todas as ações que serão tomadas ao longo do mês, além de explicar quais serão as responsabilidades pessoais acerca da função.

Uma prática que é adotada por muitas instituições é designar uma espécie de "padrinho" para o novo funcionário, assim, caso ele tenha alguma dúvida, o designado pode esclarecê-las ao seu mentorado para que ele entenda todas as necessidades da empresa.

6. Supervisão

A supervisão é a etapa final do onboarding. Nesse momento, as expectativas são de que você já esteja adaptado e desempenhando as funções sem problemas. A supervisão pode variar de empresa para empresa, uma vez que esse acompanhamento pode durar de semanas a meses: tudo com o objetivo de assegurar que você esteja confortável na função.

Além da supervisão distante, é importante que o seu líder, RH ou gestor faça reuniões esporádicas para verificar como está o seu desempenho e as expectativas em relação à empresa. É claro que ajustes no seu modo de trabalho também acontecerão, caso seja necessário.

Os 4 Cs do onboarding

Além da recepção atrativa e confortável para os novos funcionários, os "4 Cs" do onboarding são conceitos que também podem ser seguidos durante essa etapa de recepção. Essas 4 medidas têm a finalidade de garantir não só uma experiência atrativa, mas também de esclarecer para você mesmo sua função dentro do negócio. Confira abaixo:

1. Conformidade

• Seguimento das regulações, políticas e normas da empresa;
• Treinamento de boas práticas no ambiente de trabalho e de segurança;
• O código de conduta e os valores da empresa são apresentados.

2. Cultura

• Aprofundamento na cultura e nos valores praticados pela organização;
• Inclusão com os colegas de trabalho em seus setores;
• Os símbolos, conquistas e história da empresa são apresentados.

3. Clarificação

• Os objetivos de longo e curto prazo são apresentados;
• Metas e responsabilidades da empresa são definidos;
• As suas expectativas em relação à empresa e ao cargo são estabelecidas.

4. Conexão

• Desejo em participar de eventos ou atividades sociais;
• Demonstração de todos os canais de reclamação e feedback;
• As redes de relacionamento da empresa são apresentadas.

O que é onboarding digital?

O onboarding digital funciona da mesma maneira que o onboarding tradicional: a diferença é que, no digital, o processo é feito de maneira remota. Ao usar plataformas digitais, como o Meet ou o Zoom, você consegue ter a mesma experiência de boas-vindas que no processo presencial.

No onboarding digital, a recepção é feita por meio de salas virtuais, webinars e videoconferências. Você, como um novo colaborador, terá acesso a informações e curiosidades sobre a empresa contratante da mesma forma que um colaborador obtém durante um processo presencial! Incrível, não é? Essa é a era moderna.

A flexibilidade de local e data é uma das grandes vantagens de realizar o onboarding de forma online, uma vez que o RH e o funcionário necessitam de poucos materiais para tornar essa dinâmica em realidade.

Ah, e os benefícios não caem apenas sobre você, mas também sobre a empresa! Essa medida reduz os custos que normalmente seriam gastos durante um treinamento presencial, como a recepção com o café, por exemplo.

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