8 ferramentas para garantir a produtividade no home office

A sua empresa implementou o home office e você está com dificuldade para manter a sua produtividade e a da equipe? Esse método de trabalho ganhou relevância nos últimos tempos, mas muitos profissionais ainda enfrentam dificuldades para alcançar bons resultados com ele. O trabalho remoto não é uma novidade, mas no cenário atual ele se tornou realidade para diversas empresas de uma hora para outra. Dessa forma, muitas pessoas ainda precisam adaptar a rotina a isso. A boa notícia é que há uma variedade de ferramentas que podem ajudar a organizar tarefas, se comunicar com a equipe, manter a concentração, entre outras ações. No texto a seguir, mostraremos algumas delas. Continue a leitura e saiba mais!

Ferramentas para melhorar a produtividade no home office

Não é necessário ter negócios digitais para implementar o home office. Empresas de variados portes e segmentos já aplicam essa modalidade há algum tempo, especialmente após as mudanças na legislação em 2017, que regulamentou o teletrabalho. Contudo, para obter bons resultados com a prática é fundamental ter foco e disciplina, além de utilizar ferramentas que contribuam para a realização das tarefas. Abaixo, separamos alguns exemplos.

1. Asana

A Asana é uma das estratégias para se comunicar com a equipe e garantir o andamento dos projetos de forma mais eficiente. Com a plataforma você evita uma grande troca de e-mails, o que pode criar ruído na comunicação e fazer com que alguma informação importante se perca em meio a outras mensagens. Além disso, é possível fazer divisão de tarefas, definir prioridades para as atividades, acompanhar prazos, entre outras ações.

2. Trello

Assim como o item anterior, o Trello é positivo para gerenciar projetos, podendo ser aplicado de forma individual ou em equipes. A ferramenta é significativa para a produtividade durante o home office, pois tem uma interface em formato de quadros e colunas, permitindo a visualização das tarefas de maneira simplificada. Dessa forma, você consegue avaliar o que foi realizado, o que precisa ser feito e qual o prazo para isso.

3. Slack

Quem trabalha em home office pode sentir falta de trocar informações com colegas de trabalho de maneira mais informal. O WhatsApp ou as redes sociais poderiam ser soluções para isso, mas correm o risco de causar distração já que também são utilizadas para assuntos pessoais. Nesse sentido, uma ferramenta que pode ajudar é o Slack. Ela funciona como um escritório virtual, no qual os participantes podem manter conversas em grupo ou em janelas privadas. Assim, é possível esclarecer dúvidas ou pedir sugestões sem afetar a produtividade com distrações.

4. Google Drive

Se você precisa acessar documentos de qualquer local ou deseja compartilhá-los com a equipe, o Google Drive é uma boa solução para armazenar os arquivos em nuvem e fazer a edição ou o compartilhamento de forma facilitada. Seguindo essa mesma linha, o Dropbox é mais uma alternativa para a disseminação de arquivos. A tecnologia permite o compartilhamento de pastas e a sincronização dos dados para trabalhos em colaboração.

5. Skype

Não dá para manter o andamento das tarefas sem conseguir se comunicar com os colaboradores ou com clientes, não é mesmo? É claro que isso pode ser feito por e-mail ou telefone, mas manter uma conversa cara a cara, mesmo que virtualmente, pode trazer mais confiança na relação. Dessa forma, uma solução significativa para o trabalho em home office é o Skype. Com ele você consegue conversar por mensagem ou videoconferências com múltiplos participantes. O Hangouts é outra opção para essa atividade.

6. Zoom

Se você não deseja baixar um programa para realizar as videoconferências com a equipe ou com clientes, pode fazer isso com o Zoom. Além da versão para download, ele tem acesso pelo navegador. A sua tecnologia permite a criação de salas de reuniões com diversos participantes e se torna uma forma prática para fazer reuniões de alinhamento, delegar tarefas, ou até para realizar um happy hour após o fim do expediente.

7. Toggl

Se você sente que o home office está afetando o seu desempenho, pode usar o Toggl para avaliar os motivos das distrações. Ao acompanhar o tempo gasto em cada atividade (sejam elas profissionais ou não) por meio de relatórios e gráficos, você pode tomar atitudes mais precisas para resolver o problema. A ferramenta ainda pode ser útil para o gerenciamento de tempo das tarefas da equipe.

8. StayFocusd

O StayFocusd é uma extensão do navegador Chrome útil para quem tem dificuldades em manter o foco e passa mais tempo do que gostaria nas redes sociais ou em portais de notícias, por exemplo. Com a tecnologia você consegue bloquear sites por um determinado período para manter a concentração nas atividades profissionais.

Dicas para fazer um bom home office

O home office é uma experiência nova para muitos trabalhadores. Por isso, é necessário buscar informação e ter foco e disciplina para manter a produtividade. Algumas pessoas conseguem organizar os horários, separar compromissos profissionais e pessoais e manter a concentração ao trabalhar de casa, já outras enfrentam dificuldades com isso. Além do uso das ferramentas citadas acima, há algumas práticas que contribuem para bons resultados com o trabalho remoto. Veja:

• estabeleça um local reservado para trabalhar e evite distrações com TV, redes sociais, movimentação de outros moradores da casa etc;
• escolha um local confortável com mesa, cadeira e boa iluminação;
• defina metas diárias para evitar a procrastinação;
• não fique de pijama, vista-se de maneira apropriada para o trabalho;
• organize as suas tarefas do dia e defina um horário para o início e o fim do expediente.

Essas são algumas dicas para manter a sua produtividade durante o home office. Por fim, se você também precisa garantir a produtividade da equipe, a dica é investir na comunicação. Por ser uma situação nova, eles podem demorar alguns dias para se adaptar, portanto, mantenha um canal aberto para apoiá-los, para alinhar as atividades e para esclarecer dúvidas. Agora que você já sabe como manter a produtividade, que tal acessar outros conteúdos para a sua vida profissional? Confira o nosso próximo post e saiba como ter uma mentalidade empreendedora!