A procuração eletrônica é um documento essencial para a gestão das empresas. Por meio dela, o responsável pelo negócio pode conceder poderes a terceiros para executarem ações em seu nome. Apesar de ser um processo prático e simples, ele requer muitos cuidados. Afinal, uma ação equivocada por parte da pessoa que recebeu a procuração pode trazer consequências graves para o negócio. Para fazer esse procedimento com segurança, é fundamental que você o conheça de forma mais aprofundada. Pensando nisso, resolvemos preparar este artigo. Nele, mostraremos tudo que você precisa saber sobre a procuração eletrônica. Continue lendo!
Como funciona a validade jurídica da procuração eletrônica?
Uma dúvida que muitas pessoas têm com relação à procuração eletrônica é quanto a sua validade jurídica. Ela é garantida por meio de uma legislação de 2001 e que vigora até os dias atuais. Isso significa que esse documento assinado digitalmente tem o mesmo valor que uma procuração convencional feita em um cartório.
Quais são as vantagens da procuração eletrônica?
A procuração eletrônica é um documento que concede a um indivíduo a permissão de tomar decisões em nome de outra pessoa. O modelo eletrônico funciona de forma idêntica à versão manuscrita. Dessa forma, ela também tem um outorgado — quem recebe os poderes — e outorgante — aquele que emite o documento para outro agir em seu nome. A principal diferença de ambos documentos é que esse que estamos destacando é feito em um ambiente virtual, utilizando um certificado digital. Desse modo, é possível obter uma série de vantagens muito interessantes, que discorreremos com mais detalhes em outro tópico deste artigo.
Quando esse tipo de documento pode ser utilizado?
As possibilidades de uso da procuração eletrônica são muito grandes. Entre os principais usos, nós temos:
- possibilidade de um familiar gerenciar a conta de outra pessoa quando ela estiver no exterior;
- autorizar um colaborador a executar transações em nome da empresa;
- permitir ao seu contador o preenchimento e envio de declarações e demonstrativos transmitidos aos órgãos do governo;
- celebrar acordos;
- assinar documentos diversos (contratos, orçamentos, termos etc.);
- realizar contratações;
- acessar portais ou áreas logadas restritas de órgãos federais, estaduais e municipais. Tais como o e-CAC.
Geralmente, a procuração eletrônica tem uma validade de 5 anos, podendo ser atribuído um período menor, caso as partes assim desejem. Outro ponto importante a ser destacado é que não existe a possibilidade de substabelecimento dos poderes existentes nesse documento. Isso significa que um outorgado não pode passar seus poderes para outra pessoa. Caso o outorgante deseje eleger outro procurador, ele deve elaborar outro documento desse tipo. Essas e outras regras, bem como o uso de certificado digital, fazem desse elemento muito seguro e confiável.
Quais são os tipos de procuração eletrônica?
Basicamente, nós temos dois tipos de procuração eletrônica. A mais comum é aquela gerada pelo portal e-CAC e que proporciona uma série de autorizações ao outorgado. Nesse caso, ele pode receber o poder de realizar ações perante os órgãos de tributação em nome de uma empresa. Essa modalidade é muito comum no relacionamento entre escritórios de contabilidade e empresas. Nesse caso, o empresário fornece esse documento ao seu contador para que ele possa executar seu trabalho com mais agilidade. Ou seja, sem precisar acionar o responsável legal todas as vezes que for necessário. O outro tipo de procuração digital é mais simples. Por meio dessa versão, não existe um procedimento padronizado. O usuário pode emitir o documento em um editor de texto, elencando os dados básicos de uma procuração. Ou seja, dados do outorgante e outorgado, poderes, validade etc. Nesse caso, para proporcionar validade jurídica ao documento ele deve ser assinado digitalmente com o uso de um certificado. Dessa forma, você também terá uma procuração plenamente válida e aceita em diversos órgãos e instituições.
Quais são os pré-requisitos para cadastrar uma procuração eletrônica?
Os pré-requisitos de uma procuração eletrônica são muito parecidos com o documento convencional. Ou seja, deve ter um outorgante e outorgado, lista dos poderes, data de validade etc. Contudo, a principal exigência fica por conta do procedimento de assinatura por meio do certificado digital. Essa é uma ferramenta que proporciona segurança na transação de dados, confiabilidade quanto a sua validade e originalidade, bem como validade jurídica. A grande vantagem é que você não precisa de um item específico para assinar suas procurações. Ou seja, se sua empresa tiver um certificado digital para emitir NF já é suficiente para fazer os documentos. Nesse caso, é importante que ele seja emitido nos formatos A1 ou A3. Além disso, também é fundamental que ambos participantes da procuração tenham um certificado digital. Especialmente, quando se tratar daquela emitida pela Receita Federal por meio do portal e-CAC. Afinal, o outorgado precisará dessa ferramenta para ter acesso à área logada. Sem ele, nem sequer será possível cadastrar a procuração eletrônica dentro do portal. Logo, podemos concluir que a principal exigência desse tipo de procedimento fica por conta do certificado digital.
Quais são os benefícios da procuração eletrônica?
A procuração eletrônica proporciona alguns benefícios muito interessantes para quem a utiliza. O principal deles é a praticidade. Com esse tipo de documento você não precisa ir até um cartório, economizando muito tempo em sua empresa. Afinal, ambos participantes da procuração precisam estar presentes. Outra vantagem interessante é a redução de custos. Para executar um documento desse tipo em um cartório você precisará pagar algumas taxas de serviço. Por fim, o formato eletrônico também evita os problemas com extravio e perda do papel. Afinal, caso isso venha acontecer basta imprimir uma nova cópia. Tendo em vista que a assinatura e a autenticação é impressa diretamente no documento. Por fim, podemos concluir que a procuração eletrônica é uma ferramenta imprescindível para uma empresa. Agora que você já sabe como ela funciona e os passos necessários para sua emissão terá mais facilidade para executar esse processo em sua empresa. Gostou deste artigo? Que tal continuar lendo sobre outros assuntos importantes para o seu negócio? Então, confira o post que preparamos para você. Nele, mostraremos o conceito de certificado digital com mais detalhes e suas formas de uso.
