Você sabia que sua rotina como empreendedor pode se tornar bem mais prática e segura com um certificado digital? Atualmente, aliás, esse é um recurso indispensável para cumprir tarefas do cotidiano empresarial. Interessado em se atualizar e facilitar seu dia a dia? No entanto, antes de partirmos para os efetivos benefícios da certificação digital, você deve saber exatamente o que é, para que serve e como obtê-la. E foi pensando nisso que resolvemos preparar o conteúdo de hoje! Pronto para se tornar um expert no assunto? Então basta continuar com a leitura!
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O que é certificado digital?
A certificação digital para empresas nada mais é que a identidade digital da pessoa jurídica em formato de documento eletrônico. Entre outras possibilidades, esse recurso permite a assinatura de documentos e a emissão de notas fiscais no ambiente virtual. Essa certificação surgiu para acompanhar a modernização da forma como as negociações são feitas no mercado, garantindo mais segurança para as transações feitas pela internet. Para você compreender de forma mais prática, imagine uma situação do cotidiano em que precisa comprovar sua identidade presencialmente. Você provavelmente mostraria seu RG ou sua CNH, certo? Nas transações online, também é preciso comprovar identidade, mas, nesse caso, de forma eletrônica. Podemos afirmar, assim, que o certificado digital funciona como comprovação da veracidade de quem está agindo em nome da empresa. Simples, não?
Quais os tipos de certificado digital e como obter?
A certificação é emitida por uma instituição especializada, que conta com meios para validar a identidade do portador. Mas além de escolher onde solicitar seu certificado, você também precisa decidir entre os diversos tipos existentes. Os mais comuns são o e-CPF, voltado para pessoas físicas, o e-CNPJ, focado nas pessoas jurídicas, o e-NF, para emissão e armazenamento de notas fiscais eletrônicas, e o SSL, para garantir a segurança das transações que ocorrem dentro do site da empresa. Aqui vamos focar no e-CNPJ, opção mais indicada para microempreendedores, que funciona como uma versão digital do já conhecido cartão de CNPJ. Ele deve ser emitido para o representante legal da empresa cadastrado na Receita Federal, uma vez que está vinculado a esse órgão do governo.
Quais os benefícios?
Desde 2010, está em vigor a lei que estabelece que todos aqueles que emitem notas fiscais são obrigados a adquirir a certificação digital. Além de ser importante por todos os benefícios agregados, portanto, é fundamental obtê-la para que sua empresa esteja dentro das normas da Receita Federal. O certificado digital na modalidade e-CNPJ facilita o acesso a diversos serviços que podem ser feitos pela internet, trazendo muitas vantagens para a empresa. Confira a partir de agora nossa listinha que traz 8 dos principais benefícios da certificação digital!
1. Segurança para as transações digitais
Com o certificado digital, a troca de dados que acontece durante as transações feitas pela internet são criptografadas. Isso quer dizer que as informações ficam protegidas, tornando-se muito mais difícil o acesso de terceiros.
2. Emissão facilitada da NF-e
Como as notas fiscais eletrônicas têm validade jurídica, é preciso ter a certificação digital para emiti-las. Apenas por meio dela é possível verificar a autoria e a veracidade das informações contidas no documento.
3. Remessa e consulta de declarações
Por mais simples que sejam, as empresas precisam apresentar diversas declarações à Receita Federal. Afinal, nenhum empreendedor quer correr o risco de ter problemas com esse órgão! Pois um dos maiores benefícios da certificação digital é a possibilidade de envio de documentos como a Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) e a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) pelo Receitanet.
4. Acesso ao e-CAC
O Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC) da Receita Federal é uma facilidade que só está disponível para quem tem um certificado digital. Nele, é possível realizar diversas operações, como consultas de dados sobre a situação fiscal do CNPJ, emissão de relatórios, consulta de processos digitais, marcação de atendimento, cadastramento e cancelamento de procurações.
5. Participação em leilões eletrônicos
Já se perguntou o que acontece com as mercadorias apreendidas pela Polícia Federal ou mesmo abandonadas? Saiba: elas são ofertadas nos chamados leilões eletrônicos, organizados pela pela Receita Federal e pela PF. O detalhe aqui é que só pode participar quem tem um certificado digital, já que somente com ele é possível acessar o link.
6. Declaração simplificada do Imposto de Renda
Como você sabe, declarar o Imposto de Renda definitivamente não é a tarefa mais simples do mundo. Por isso, tudo o que puder ser feito para simplificar esse processo é mais que bem-vindo! Nesse sentido, um dos benefícios da certificação digital é poder baixar os arquivos do IR para inclusão de despesas e deduções, além de acompanhar o andamento da declaração.
7. Redução de despesas e de burocracia
Quanto dinheiro e tempo uma empresa gasta com reconhecimento de firma em cartório, impressões de documentos e faturamento de notas fiscais? Com certeza, não é pouco! Entra aí o certificado digital para reduzir gastos e aumentar a produtividade da equipe.
8. Envio de e-mails autênticos
Já parou para pensar na quantidade de e-mails que trocamos diariamente no trabalho e como as informações neles contidas podem ser importantes, até mesmo sigilosas? Nesse sentido, uma forma de garantir uma comunicação segura é adicionando uma assinatura digital para comprovar quem é o remetente da mensagem. E isso só pode ser feito com um certificado. Sabemos que a rotina de um microempreendedor é uma luta diária para gerenciar o próprio negócio e torná-lo lucrativo, lidando com diversas tarefas administrativas e burocráticas pelo meio do caminho. Mas acredite: seu dia a dia pode se tornar muito mais organizado e simples se você souber aproveitar as ferramentas desenvolvidas justamente para facilitar o trabalho dos empreendedores! É importante, assim, refletir sobre as vantagens que apresentamos aqui, considerando a importância de obter o e-CNPJ!
