Rotinas administrativas: o que são e como montar uma!

Há algumas atividades que precisamos realizar diariamente, por necessidade e para manter o fluxo adequado das demandas, assim, não acumularemos muitas tarefas apenas em alguns dias. Ou seja, é como uma rotina importante diante de tudo que precisamos fazer em nosso trabalho.

Desse modo, criando essa rotina pode ajudar a ter um controle muito melhor, principalmente quando falamos da área administrativa, que é atribulada de responsabilidades.

Quer entender melhor sobre a rotina administrativa e como ela pode auxiliá-lo no dia a dia? Continue na Serasa Experian e confira tudo o que separamos para você. Aproveite a leitura!

O que são rotinas administrativas?

De modo geral, a rotina administrativa são aquelas tarefas que precisam ser executadas diariamente, como a conferência e contagem de estoque, fechamento de caixa, dentre outras. Nesse sentido, todo o processo se torna mais fácil e, depois de um tempo, se torna um hábito.

Ou seja, quando se pega esse ritmo, a pessoa já consegue fazer sem mesmo pensar que precisa fazê-la, assim, ela dá prioridade com mais facilidade para essas funções administrativas, gasta menos tempo e consegue posteriormente dar atenção para as principais tarefas do dia.

Quais são as principais atividades administrativas de uma empresa?

São aquelas que não podem, em hipótese alguma, ser deixadas de lado, visto que elas são fundamentais para o andamento das operações internas. Essas atividades podem variar de empresa para empresa, mas boa parte dessas rotinas administrativas incluem:

• Administração de benefícios;
• Administração da folha de pagamento;
• Acompanhamento do fluxo de caixa;
• Agendamento de exames admissionais;
• Agendamento de exames demissionais;
• Assinatura de contratos;
• Controle de contas a pagar;
• Controle de contas a receber;
• Controle de estoque;
• Organização de documentos impressos e virtuais;
• Emissão de notas fiscais;
• Recebimento de recibos;
• Realização de cobranças;
• Pagamentos a funcionários e fornecedores.

Dentre outros processos que podem entrar nessa rotina administrativa, assim, cada instituição deve traçar a própria rotina e entender o que deve ser feito diariamente.

Quais os principais cargos que participam dessa rotina?

Para executar essa rotina, os profissionais têm estudos e graduações na parte administrativa, podendo ser cargos técnicos, analistas, gerentes ou até mesmo auxiliares do escritório. Além disso, como há diversas tarefas para cumprir todos os dias, o ideal é que haja mais de um profissional responsável pela conferência.

Desse modo, é possível delegar para pessoas com diferentes posições, passando as com maior complexidade para quem tem mais conhecimento sobre a área. Nesse sentido, a execução pode ser feita em menos tempo e otimizar ainda mais o processo.

Além disso, é bem difícil encontrar funcionários que fiquem apenas na parte rotineira, visto que conseguimos ter trabalhadores multidisciplinares no mundo do empreendimento, por consequência, desenvolvem entender como está o negócio e verificar problemas quando ocorrerem.

Qual é a importância de ter uma boa rotina administrativa?

Manter essas rotinas administrativas garante que a empresa tenha mais sucesso e cresça no mercado. Sem uma rotina e organização das contas, por exemplo, pode gerar sérios problemas para a organização, causando prejuízos e danos a médio e longo prazo.

Esse é um dos principais problemas de negócios que começam e fecham em pouco tempo, a falta de uma rotina administrativa e compreensão dos setores da instituição.

Pontos importantes para considerar ao montar a sua rotina administrativa

Ao planejar a rotina administrativa, é recomendável que você comece definindo um padrão, ou seja, coloque ordem nas atividades, além disso, o ideal é que sejam feitas logo pela manhã, sendo as primeiras tarefas a serem executadas. Comece pelos pontos mais fáceis primeiro, para ir adquirindo o ritmo do dia e ter menos chances de erros.

Além disso, garantir que seus colaboradores tenham mais conhecimento sobre a área pode ser um diferencial, assim, é importante mantê-los atualizados, promovendo cursos de capacitação para aprimorarem seu conhecimento.

Por fim, utilize a tecnologia a seu favor, há vários softwares que podem auxiliar na rotina administrativa, com funções de controle de estoque, armazenamento de informações de entrada e saída de dados e outros que te lembram sobre contas a pagar e receber.

Dessa forma, sua empresa consegue ficar mais tranquila e com menos demandas totalmente manuais, utilizando a tecnologia a seu favor e otimizando o tempo dos colaboradores com as tarefas diárias, permitindo que consigam focar nas demandas principais do dia.

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Portanto, manter uma rotina administrativa auxilia no fluxo do trabalho e garante mais saúde para o estabelecimento, deixando todos os processos em dia e diminuindo o risco de problemas.

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