Como emitir nota fiscal sendo um profissional PJ?

Nem todo mundo fala sobre isso, porém a emissão de nota fiscal PJ ainda é motivo de insegurança para muitos empreendedores. Para quem está entrando agora no universo dos negócios, a nota fiscal parece ser algo muito complicado.

Emitir nota fiscal é uma etapa inevitável para qualquer negócio que queira crescer com profissionalismo, seja prestando serviços para empresas maiores ou buscando mais controle financeiro. Entender como funciona esse processo — e quais ferramentas usar — faz toda a diferença na rotina da empresa.

Neste conteúdo da Serasa Experian, vamos explicar quando a emissão é obrigatória, o que muda entre MEI e ME, como lidar com os sistemas da prefeitura e quando vale buscar ajuda de um contador! Confira todos os detalhes a seguir:

Quando é obrigatório emitir nota fiscal PJ?

A obrigatoriedade da nota fiscal PJ depende do tipo de cliente e da natureza da sua empresa. A emissão da nota é obrigatória para quem presta serviços ou vende produtos para outras empresas (pessoas jurídicas) — salvo em alguns casos específicos de MEI, que veremos mais à frente.

Já se o atendimento for voltado para pessoas físicas, a regra varia conforme o regime tributário. Quem atua como ME, por exemplo, deve emitir nota fiscal em todas as transações, independentemente do cliente. Mesmo no caso de MEI, embora não seja obrigatório para vendas a pessoa física, emitir nota pode ser um diferencial para quem quer crescer e aumentar a reputação da empresa.

Além da questão legal, muitos clientes exigem nota fiscal PJ para efetuar o pagamento, registrar a despesa contábil e manter a regularidade das transações. Ou seja: emitir nota não é só uma exigência do fisco, é também um sinal de credibilidade e maturidade da empresa.

Leita também: CFOP: o que é e como funciona o código na NF-e

Estruturas jurídicas do MEI, ME e LTDA

Se você está começando agora no mundo dos negócios ou quer apenas reorganizá-lo, entender as diferenças entre as estruturas jurídicas é a melhor maneira de escolher o caminho menos custoso para emitir sua nota fiscal PJ. Entenda abaixo:

1. MEI (Microempreendedor Individual)

O MEI é, hoje, a porta de entrada mais simples para a formalização de atividades profissionais. Com um limite anual de faturamento de R$ 81 mil e um custo fixo mensal reduzido, ele pode emitir nota fiscal eletrônica sem precisar contratar contador.

Porém, nem todos os municípios oferecem sistemas acessíveis de emissão para MEI. Em algumas cidades, é necessário solicitar liberação junto à prefeitura ou acessar o sistema de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) nacional, que passou a ser padronizado em diversas localidades. Em geral, o MEI emite nota apenas quando presta serviço para empresas — e, nesses casos, o documento é obrigatório.

Confira: como emitir Nota Fiscal sendo MEI

2. ME (Microempresa) e LTDA (Sociedade Limitada)

Para empresas que superam o limite do MEI ou têm mais de um sócio, o caminho mais comum é se formalizar como ME ou LTDA. Nesses casos, a emissão de nota fiscal PJ se torna obrigatória em qualquer operação, seja com pessoa física ou jurídica.

Aqui, a contratação de um contador é praticamente indispensável. Além de auxiliar na escrituração fiscal, esse profissional ajuda a configurar corretamente o sistema de emissão, definir o código de atividade (CNAE), enquadrar no regime tributário mais vantajoso (como o Simples Nacional) e manter todas as obrigações em dia.

Diferença entre nota fiscal de serviço e nota fiscal de produto

A diferença entre as duas notas causa dúvida, principalmente para profissionais autônomos que atuam como PJ. A natureza da atividade determina o tipo de nota fiscal emitida quando:

• Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): é usada por prestadores de serviços — como designers, redatores, advogados, desenvolvedores e consultores. É regulada pelas prefeituras;

• Nota Fiscal de Produto (NF-e): é usada por quem comercializa mercadorias físicas, como lojas online, comércios ou indústrias. É regulada pelo governo estadual.

Cada tipo de nota é emitido por um sistema específico e segue regras diferentes. No caso de serviços, a prefeitura do município de registro da empresa oferece acesso ao sistema — muitas vezes, é necessário um cadastro prévio. Já para produtos, é preciso usar um sistema homologado pela Secretaria da Fazenda Estadual e solicitar um certificado digital.

Leia também: quais são os impostos de nota fiscal e como calcular

Como emitir nota fiscal PJ?

A forma como você vai emitir sua nota fiscal PJ irá depender da cidade em que você reside, do tipo de atividade e da estrutura do seu negócio. Entenda as principais maneiras de emiti-la:

1. Via prefeitura (serviços)

A maioria das prefeituras oferece um sistema próprio para emissão de nota fiscal de serviços. De maneira geral, você apenas precisa:

• Fazer o cadastro no sistema da prefeitura;

• Solicitar acesso ao sistema NFS-e;

• Informar os dados do cliente e do serviço prestado;

• Gerar a nota fiscal e enviá-la ao cliente.

Para profissionais PJ MEI, no entanto, o acesso é mais simplificado — especialmente após a unificação de sistemas pelo governo federal, que agora oferece o Emissor Nacional de NFS-e para MEIs.

2. Via softwares de gestão

Empresas com maior volume de notas ou que desejam automatizar esse processo podem contratar um software de gestão fiscal. Essas plataformas conectam o sistema da prefeitura ou da SEFAZ (no caso de NF-e) e oferecem funcionalidades adicionais, como:

• Emissão automática de notas;

• Geração de relatórios;

• Cálculo de impostos;

• Armazenamento em nuvem.

É necessário contratar um contador para a emissão?

A obrigatoriedade de contratar contador depende da estrutura do seu negócio: no MEI, não é exigido por lei, embora a ajuda profissional seja bem-vinda em alguns momentos, como na transição para ME ou no planejamento tributário.

Já no caso de ME, EPP ou LTDA, o contador passa a ser praticamente indispensável, pois ele ajuda a manter as obrigações em dia, calcula tributos corretamente, orienta sobre retenções e garante que a emissão da nota fiscal PJ esteja sempre em conformidade com o fisco.

Ignorar essa necessidade pode gerar autuações, multas e até a suspensão da inscrição da empresa nos órgãos competentes. Então, mais do que um custo, o contador é um investimento que reduz riscos e simplifica processos.

O que não pode faltar na nota fiscal PJ?

Para que uma nota fiscal PJ tenha validade jurídica e seja aceita sem problemas, ela precisa seguir alguns requisitos obrigatórios. Toda emissão deve conter dados específicos sobre o prestador, o cliente e a operação realizada. Entre os principais:

• Dados do cliente: CPF ou CNPJ, nome/razão social, endereço;

• Descrição detalhada do serviço ou produto;

• Valor bruto e retenções (se aplicável);

• Alíquota e tipo de imposto (ISS, ICMS, IRRF, etc.);

• Data da emissão e número da nota.

É importante manter um padrão e sempre revisar antes de enviar a nota ao cliente. Um erro simples pode travar o pagamento ou até gerar problemas legais. Previna-se!

Leia também: o que é, como identificar Nota fria e como se proteger

Agora que você já sabe como emitir nota fiscal sendo um profissional PJ, que tal continuar navegando pelo blog da Serasa Experian e encontrar outros conteúdos úteis sobre o segmento? Não deixe de conferir a diferença entre recibo e nota fiscal! Até a próxima.