Se você chegou até aqui, provavelmente já ouviu falar sobre a Matriz RACI, mas talvez ainda não tenha certeza do que ela realmente significa para a sua empresa e como ela pode impactar sua gestão. Mas não se preocupe, pois você não está sozinho nessa jornada! Muitos empreendedores também conhecem o termo, mas têm dificuldades em entender como ele pode ser vantajoso para suas PMEs.

De forma rápida, podemos dizer que a matriz RACI é uma ferramenta útil para definir responsabilidades e promover a colaboração dentro de uma equipe ou organização. Isso é possível pois são atribuídos papéis específicos a cada membro do time e para cada atividade ou tarefa, em formato de tabela, ajudando a garantir que todos saibam exatamente o que é esperado de si e quem é responsável pelo o quê.

Para aqueles que estão no estágio inicial de seus negócios, a matriz RACI pode servir para manter o foco nas áreas críticas e garantir que cada membro da equipe saiba qual é o seu papel e a sua importância no processo. À medida que crescerem e se expandirem, ela continuará garantindo que a comunicação e a responsabilidade sejam mantidas em todos os níveis, fomentando a cultura organizacional da empresa.

Se você está interessado em aprender como a matriz RACI pode ajudar a impulsionar o sucesso de sua empresa, chegou ao lugar certo. Hoje, vamos explorar em detalhes o que ela é, como funciona e o que fazer para começar a implementá-la hoje mesmo no seu negócio. Continue conosco e aproveite a leitura!

Afinal, o que é matriz RACI?

A matriz RACI é uma ferramenta de gestão de projetos bastante utilizada atualmente para estipular e comunicar as responsabilidades dos colaboradores, líderes e gestores de uma empresa, seja em um time específico ou da organização por completo.

Seus objetivos principais se resumem em eliminar problemas que atrasam o processo produtivo, garantir que as entregas sejam de qualidade e que não existam desperdícios significativos de recursos. Acredite, com uma boa distribuição do fluxo de trabalho e o correto direcionamento das responsabilidades, essas metas poderão ser alcançadas facilmente.

O termo “RACI” é um acrônimo que faz menção aos quatro papéis principais que deverão ser atribuídos a diferentes membros, em cada atividade ou tarefa desenvolvida, por meio de componentes visuais (normalmente gráficos ou tabelas) que expressam as atribuições individuais e coletivas:

  • Responsible (responsável);
  • Accountable (aprovador ou autoridade);
  • Consulted (consultado);
  • Informed (informado).

Se ainda estiver nebuloso para compreender como a matriz RACI se aplica na prática, vamos a um exemplo: se você deseja que as entregas sejam concluídas dentro dos prazos estipulados, com a qualidade desejada, é essencial que uma pessoa seja escolhida para ser a responsável (R) pela sua realização, não é mesmo?

No entanto, essa mesma pessoa precisará ter o suporte de um especialista (C) no assunto ou função para que tudo saia nos conformes, recebendo aprovação (A) sobre o processo com agilidade. Depois disso, é necessário que os interessados (I) na negociação afirmem que a entrega foi finalizada, o que permite, assim, que atividades relacionadas sejam iniciadas sem medo da falha!

Como a matriz RACI surgiu?

Embora não haja um consenso definitivo sobre sua origem exata, muitos acreditam que a matriz RACI foi desenvolvida como uma extensão de práticas de gestão de projetos e métodos de produção enxuta, como o Lean Manufacturing.

No contexto pós-Segunda Guerra Mundial, as empresas buscavam maneiras de aumentar a eficiência e reduzir o desperdício em suas operações. Foi nesse ambiente que surgiram filosofias de trabalho como o Lean Manufacturing, o qual enfatizava a eliminação de desperdícios e a melhoria contínua dos processos.

A matriz RACI, então, foi uma resposta a essa necessidade. Ela ofereceu uma estrutura clara para atribuir responsabilidades e melhorar a comunicação em projetos e processos organizacionais em nações que precisavam adequar suas metodologias. Como consequência, criou oportunidades de retomada no crescimento econômico.

Qual é a importância da matriz RACI?

A importância da matriz RACI reside na sua capacidade de trazer clareza e transparência para a atribuição de responsabilidades em uma equipe ou projeto. Definindo explicitamente quem é responsável por cada atividade, ela ajuda a evitar mal-entendidos, garantindo que cada membro da equipe desenvolva suas soft e hard skills.

Além disso, a matriz RACI pode ser aplicada em várias etapas de um projeto, desde o planejamento até a execução e o monitoramento. Por exemplo, durante a fase de planejamento, ela define quem será responsável por cada etapa do projeto e quem precisará ser consultado ou informado ao longo do caminho.

Durante a fase de execução, ela é usada para garantir que as responsabilidades sejam cumpridas e que todas as partes interessadas sejam mantidas informadas sobre o progresso.

Um exemplo prático de como a matriz RACI pode ser usada é em um projeto de desenvolvimento de software. Nesse caso, o desenvolvedor é designado como o Responsável (R) pela codificação do software, e o gerente de projeto entra como o Aprovador (A), responsável por garantir que o produto final atenda aos requisitos do cliente.

Já um especialista em usabilidade é designado como Consultado (C) para dar feedback sobre a interface do usuário, e o cliente pode ser designado como Informado (I) para receber atualizações sobre o progresso do projeto.

Quais são os atores fundamentais da matriz RACI?

A matriz RACI é composta por quatro papéis fundamentais, cada um desempenhando um papel único no processo de execução de uma atividade ou tarefa. São eles:

  • R — responsável (responsible): quem realmente executa a tarefa, o responsável por fazer o trabalho real acontecer, que domina as técnicas e os procedimentos relativos às atividades;
  • A — aprovador ou autoridade (accountable): normalmente, é um coordenador, gerente ou diretor de departamento que dá a aprovação final para a conclusão das responsabilidades. Possui autoridade para decidir se o trabalho está completo e se é satisfatório, liberando ou não a atividade para a próxima etapa;
  • C — consultado (consulted): quem fornece informações ou orientações para o responsável durante a execução da tarefa. Pode não estar diretamente envolvido na realização da tarefa, mas tem conhecimento ou habilidades relevantes para contribuir;
  • I — informado (informed): quem precisa ser mantido informado sobre o progresso das demandas, mas não estar diretamente envolvido na execução ou na aprovação. Podem ser colegas de outros departamentos, líderes capazes de facilitar a conclusão das tarefas, stakeholders ou clientes.

Quais as regras da matriz RACI?

Para que a matriz RACI atinja a praticidade da qual faz jus, um dos requisitos é que seja exposta em tabelas ou gráficos, com as tarefas listadas na coluna vertical e os papéis RACI listados na linha horizontal. Cada célula na tabela é preenchida com uma ou mais letras RACI, indicando quem é o responsável, o aprovador, o consultado e o informado para cada tarefa específica.

Também é obrigatório que cada atividade tenha pelo menos uma pessoa atribuída e, para cada tarefa do processo, exista somente um aprovador. Os responsáveis também podem assumir o papel de aprovador da atividade para a qual foi encarregado, contanto que os requisitos sejam cumpridos.

Ah, e se o interesse da matriz RACI for apenas para processos internos, não há problemas em ter mais do que um consultado e informado, bem como nenhum deles. Além disso, mais algumas regras aplicam-se à matriz RACI para que a sua efetividade seja certeira. Veja:

  1. Claridade e consistência: certifique-se de que as responsabilidades de cada papel estejam claramente definidas e consistentes em toda a matriz RACI. Dessa forma, confusões e mal-entendidos sobre quem é responsável pelo o quê são evitadas;
  2. Designação única do papel de aprovador: cada atividade ou tarefa deve ter apenas um aprovador designado, pois fica garantida a responsabilidade e a prestação de contas claras pelo trabalho realizado;
  3. Consulta adequada: consultar as pessoas certas nos momentos certeiros durante o processo de execução ajuda a garantir que todas as informações relevantes sejam consideradas e que as decisões sejam informadas corretamente;
  4. Comunicação eficaz: manter linhas de comunicação abertas e transparentes entre os membros da equipe e as partes interessadas garante que todos estejam alinhados e atualizados sobre o progresso do projeto.

Quais são os benefícios da matriz RACI?

Os benefícios da matriz RACI começam pela capacidade de transparência na divisão de demandas das empresas. Como comentamos no decorrer do conteúdo, ela é essencial para guiar os colaboradores assertivamente até a conclusão eficiente das atividades, com alta possibilidade de mitigar os conflitos pela confusão de atribuições.

Mas não fica por aí! A matriz RACI também é responsável por fazer com que as responsabilidades sejam muito bem distribuídas, fazendo com que a sobrecarga de líderes, gestores e funcionários seja mínima, pois todos estarão com suas funções muito claras. Sem contar a diminuição da alocação excessiva de recursos para apenas um projeto.

Além disso, temos a questão sobre formato visual da matriz RACI em tabelas e/ou gráficos. A visualização das metas e dos seus responsáveis, aprovadores, consultores e informados otimiza bastante o andamento linear das demandas e garante que pessoas qualificadas estejam inseridas nos planos.

Agora, vamos a um resumo de mais algumas vantagens da matriz RACI:

  • Melhora da comunicação entre os times: fornece uma estrutura clara e transparente para atribuir responsabilidades, melhorando a comunicação dentro da equipe e evita mal-entendidos sobre quem é responsável por cada etapa em um determinado plano de ação;
  • Maior transparência para os colaboradores: ao contrário do que vários empreendedores pensam, os funcionários têm que ser informados tanto sobre assuntos intrinsecamente relacionados com a sua função quanto aos que envolvem outros setores e pessoas para facilitar o andamento dos projetos;
  • Responsabilização certeira ao exercer as funções atribuídas: conferir a matriz RACI e lembrar qual sua posição nas demandas reduz as chances de erros na hora de distribuir atividades. Isso também diminui os riscos de retrabalho e eleva, ainda, a produtividade;
  • Aumento da disponibilidade para colaborações: quando as metas estão bem delimitadas e com seus responsáveis definidos, os funcionários competem menos e ficam mais abertos a colaborarem com seus colegas;
  • Redução da sobrecarga excessiva: a divisão assertiva de tarefas pela matriz RACI faz com que não seja mais preciso assumir demandas que fogem das atribuições específicas dos cargos dos colaboradores e demandam esforços extras para a conclusão, isso permite mais eficiência e qualidade, assim como abre espaço para que os times colaborem entre si;
  • Aumento da autonomia dos indivíduos: o formato visual da matriz simplifica a consulta de demandas e atribuições, o levantamento e o rastreio de dados dos projetos. Se quiser saber sobre o andamento de cada uma das etapas do projeto, é só se comunicar com o responsável elencado na tabela;
  • Mais eficiência durante o tempo trabalhado: ao eliminar a permanência de reuniões desnecessárias e garantir uma comunicação eficaz, a matriz RACI ajuda a otimizar o tempo gasto no processo de execução do projeto.

Como criar uma matriz RACI? Veja o passo a passo!

Para criar uma matriz RACI para a sua empresa, tanto em processos iniciais como intermediários e finais, você deverá:

  1. Definir objetivos alcançáveis para o projeto;
  2. Dividir os objetivos em metas menores;
  3. Delimitar as funções de cada colaborador;
  4. Revisar as divisões da matriz RACI com todos os times;
  5. Utilizar a própria matriz RACI para obter feedbacks para os próximos projetos.

Agora, vamos entender melhor cada um dos passos que elencamos acima.

1. Defina objetivos claros e mensuráveis para a matriz RACI

O primeiro passo é definir objetivos claros, mensuráveis e inspiradores. Esse é o momento perfeito para utilizar o método de gestão OKR, que consiste na demonstração dos objetivos que uma empresa deseja alcançar por meio de um conjunto de resultados-chave que simbolizam e medem ações concretas e específicas capazes de fazer o objetivo ser atingido.

Quando estabelecemos visualmente objetivos com resultados definidos pelos KRs, a equipe se sente mais motivada a ter foco e a se alinhar em conjunto para estabelecer o que é mais importante em determinados períodos e situações no mercado.

2. Divida todas os objetivos em metas menores

Depois de estabelecer os OKRs, você terá que separá-los em metas menores para ser ainda mais fácil alcançá-los. Afinal, é assim que as obrigações se dividirão e serão melhor distribuídas entre os colaboradores. Lembre-se de não ser repetitivo, mas mantenha o máximo de atividades subdivididas para que a sua tabela fique completa.

3. Delimite as atribuições de cada colaborador na matriz RACI

Agora que tudo foi definido, chegou a hora de dividir as metas para cada colaborador no gráfico ou tabela da matriz RACI. Esse passo é o mais importante de todo o processo, pois envolve os parâmetros necessários para que os projetos tenham a máxima eficiência.

Portanto, examine o que será preciso em cada etapa e os colaboradores que terão papéis indispensáveis na sua execução de acordo com a sigla RACI. Em outras palavras, escolha os profissionais mais competentes para realizar, aprovar, serem consultados e informados sobre o decorrer de todas as atividades.

Você também pode escolher anotar no quadro da matriz RACI o nome de cada indivíduo, do projeto ou do cargo que eles ocupam na sua empresa. Mas não se esqueça de optar pela alternativa mais simples de ser compreendida.

Liste, ainda, os clientes e os stakeholders que serão informados sobre o desenvolvimento do projeto, bem como todos os consultados para que as tomadas de decisões sejam assertivas.

4. Revise as divisões da matriz RACI com todas as equipes

Antes de colocar tudo que aprendeu em prática, consideramos importante destacar a necessidade de revisar tudo que foi definido para a elaboração da matriz RACI propriamente dita. Ou seja, antes que cada colaborador comece a aplicar sua expertise, não deixe de marcar um alinhamento para ter a certeza de que todos estão confortáveis com as suas atribuições.

Além disso, abra espaço para que digam se irão ou não conseguir atingir os objetivos e as metas propostas nos prazos definidos. Assim, caso surjam imprevistos, vocês conseguirão ajustar a matriz RACI conforme as necessidades do projeto. Se achar conveniente, vale até fazer uma análise SWOT para identificar os pontos fracos e fortes dos seus parceiros de trabalho!

5. Utilize a própria matriz RACI como feedback para próximos projetos

Por fim, uma dica que todos nós já conhecemos, mas, muitas vezes, esquecemos de colocar em prática: aprenda com os próprios erros. Afinal, nada mais didático do que as experiências vividas durante o processo de execução de projetos.

Refletindo sobre os erros cometidos, é possível extrair lições que podem aprimorar futuras estratégias e abordagens. É importante não só reconhecer os erros, mas também analisar suas causas e considerar como evitar ou lidar com eles de forma mais eficaz no futuro, ainda mais quando estão expostos em uma tabela visual.

Chegamos ao fim de mais um conteúdo que nós, da Serasa Experian — primeira e maior Datatech do Brasil —, criamos exclusivamente para te ajudar a aumentar a performance da sua empresa.

A matriz RACI faz parte de uma das estratégias mais úteis para gerenciar projetos, por isso, temos certeza que, seguindo todos os insights que trouxemos aqui, você chegará em um patamar nunca antes alcançado. Fique ligado em nosso blog para mais ensinamentos como este. Até a próxima!