Algumas das estratégias para melhorar a eficiência operacional mais conhecidas são o mapeamento de processos e a busca por melhorias de maneira frequente. Com elas, a sua empresa pode observar cuidadosamente como realizar as atividades e o que pode ser aprimorado para alcançar, cada vez mais, resultados promissores.
No entanto, não são todos os negócios que entendem adequadamente como a melhora da eficiência operacional pode impactar positivamente o andamento da empresa. Assim, essas companhias podem estar expostas a riscos, como não obter o posicionamento desejado no mercado, o que implica diretamente problemas relacionados ao lucro e à otimização de atividades.
Por isso, criamos o conteúdo de hoje justamente para te ajudar a superar essa dificuldade. Você aprenderá exatamente o que é a eficiência operacional, porque ela é importante, como medi-la, como aprimorá-la e, ainda, ferramentas e softwares que podem aprimorar essa prática. Continue a leitura e confira!
O que é eficiência operacional?
A eficiência operacional é uma medida que verifica o quanto de recursos foram necessários para a companhia realizar determinada tarefa. Por conta disso, o conceito é indispensável na gestão estratégica de um negócio, já que ele interfere diretamente na capacidade da companhia de lucrar com seus produtos.
Na prática, podemos afirmar que a eficiência operacional mede a capacidade máxima de uma companhia de produzir com o mínimo de recursos, ou seja, ter sucesso na cadeia de produção. Por meio disso, você pode observar como a sua empresa pode desenvolver mais produtividade com menos recursos, com o objetivo de diminuir os custos sem comprometimento da qualidade do que é oferecido.
Michael Porter e a eficiência operacional
Para Michael Porter, ser eficiente pode ser definido como fazer melhor o que a concorrência já executa. Considerando esse ponto de vista, o teórico empresarial não considera a eficiência operacional como sinônimo de estratégias, mas sim de analisar cuidadosamente o que é executado e melhorar a prática.
Desse modo, também cabe comentar a diferença entre a diferenciação competitiva e a eficiência. Enquanto o primeiro busca destacar a sua empresa em relação à concorrência, o segundo aproveita o máximo de recursos que a companhia possui para realizar as atividades.
Portanto, as empresas precisam ser capazes de equilibrar os processos otimizados e inovar estrategicamente quando for adequado. Assim, pode-se unir a tese de eficiência operacional proposta por Michael Porter com a ideia de inovação estratégica de maneira mais promissora.
Por que a eficiência operacional é importante para as empresas?
A eficiência operacional é importante para as empresas justamente por permitir que elas diminuam a ineficácia do uso de seus recursos financeiros. Junto a isso, aquelas com ótima eficiência em tarefas operacionais conseguem impactar a satisfação dos clientes positivamente, o que melhora de forma promissora a relação com os negociantes e pode aumentar a lucratividade.
Basta observar como as empresas eficientes possuem taxas de desperdício muito menores em comparação com a média. Isso faz com que as companhias eficientes direcionem o uso dos recursos financeiros de uma forma mais inteligente e mantenham uma escalabilidade de negócio muito promissora, o que permite uma excelente sustentabilidade financeira no longo prazo.
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Qual é a diferença entre estratégia e eficiência operacional?
Uma estratégia se trata de um caminho estudado previamente pela empresa para atingir determinado fim. A eficiência operacional, por outro lado, é a medição realizada para checar a qualidade dos processos realizados dentro da estratégia selecionada da companhia.
Para exemplificar, suponha dois fatores: a escolha do negócio de atuar com venda de determinado produto e o tempo de resposta para os clientes que entram em contato interessados no item. O primeiro exemplo se trataria de uma estratégia, já que se trata de um direcionamento que a empresa escolheu (atuar com determinado produto).
A eficiência operacional, por outro lado, seria o tempo que os profissionais levam para responder aos clientes, pois isso mede o período levado para executar um processo. Perceba que, apesar de semelhantes, não se pode confundir as duas práticas para assegurar uma análise precisa do negócio.
Como medir a eficiência operacional?
Para fazer medições da eficiência operacional, é preciso analisar indicadores de desempenho (KPIs) que permitem visualizar o aproveitamento das tarefas efetuadas. Confira alguns dos que você mais deve ter atenção:
- Índice de produtividade (produção ÷ recursos utilizados): mede quantas unidades são produzidas por cada recurso usado (tempo, mão de obra, máquinas, matéria-prima etc.), ou seja, mostra o rendimento da operação. Se você consegue produzir mais usando os mesmos recursos, está sendo mais eficiente;
- Custo por unidade produzida: ajuda a controlar margens de lucro e a tomar decisões de preço. Quanto menor esse custo, maior a eficiência financeira da operação. Mede o custo total dividido pelo número de unidades produzidas. Inclui matéria-prima, mão de obra, energia, manutenção etc.;
- Tempo médio de produção: é a média de tempo que leva para produzir uma unidade, lote ou processo completo. Tem a ver com agilidade — quanto menor o tempo médio, maior a capacidade de resposta e entrega, o que pode melhorar o atendimento ao cliente e reduzir custos;
- Nível de retrabalho e desperdício: mede a porcentagem ou o volume de produção que precisa ser refeita (retrabalho) ou que é descartada (desperdício). Em outras palavras, representa ineficiência direta. Retrabalho consome tempo e recursos duas vezes. Desperdício significa custo sem entrega. Ambos afetam lucro e qualidade.
Com todos esses indicadores, é possível quantificar a eficiência operacional e, dessa forma, analisá-la de uma forma mais precisa. No entanto, não se esqueça de organizar todos esses dados, estudar cuidadosamente o que pode ter causado cada um deles e observar o impacto da atuação deles em conjunto no seu negócio.
Como aprimorar a eficiência operacional?
Para aprimorar a eficiência operacional, é preciso realizar algumas etapas cuidadosamente, como o mapeamento de processos e até reestruturá-los, se necessário. Com ambas as práticas, é possível aumentar consideravelmente a eficiência operacional devido ao maior cuidado que se tem com a realização das atividades.
Entretanto, cada atividade exige que você conheça os detalhes para que se possa melhorar a eficiência operacional em um tempo adequado. Para isso, observe as explicações que separamos para otimizar a maneira de gerir as operações da sua empresa:
- Mapeie os processos
O mapeamento de processos é crucial para identificar gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria nas atividades de seu negócio. Para fazer isso, o uso de ferramentas de gestão é a escolha mais apropriada por permitir uma visualização detalhada das atividades, como o caso do BPM (Business Process Management).
- Foque na reestruturação dos processos
Fazer uma reestruturação de processos é uma prática crucial para que as ineficiências sejam eliminadas e se possa potencializar ao máximo a produtividade. Como exemplo, temos o Lean Manufacturing, que visa eliminar os desperdícios enquanto realiza o aumento da produtividade, e o Kaizen, com o objetivo de melhorar continuamente os processos da empresa juntamente com os produtos e serviços.
- Avalie os custos de produção
Avaliando os custos de produção, você tem mais certeza do quanto de recursos financeiros a sua empresa está demandando para as atividades. Com esse trabalho, é possível procurar oportunidades de redução de gastos sem comprometimento da qualidade por meio de atividades como análise de custo-benefício e negociação com fornecedores promissores.
- Tenha parcerias para a terceirização de processos (BPO)
Garantir parcerias estratégicas para a terceirização de processos de negócios é uma prática bem promissora para a eficiência operacional, visto que ela pode reduzir drasticamente os custos. Junto a isso, com os processos administrativos e operacionais terceirizados, sua companhia pode depositar mais energias para realizar um core business mais promissor.
- Busque a melhoria constante
Procurar a melhoria constante é essencial para garantir que seus processos sejam revisados frequentemente. Desse modo, é possível adotar uma cultura empresarial de melhoria contínua, o que, além de deixar os funcionários motivados, mantém a competitividade em um ótimo nível.
No entanto, é preciso alertar para não confundir a busca por melhorias constantes com cobranças em excesso ou até perfeccionismo. Qualquer um dos dois últimos vai gerar o efeito contrário nos funcionários e, consequentemente, atrapalhar muito o aumento da eficiência operacional, já que fatores como a taxa de erros e maior demora para executar atividades vão diminuir o aprimoramento da taxa desejada.
- Conte com o apoio da tecnologia
Ter o apoio tecnológico é ideal para garantir uma ótima precisão e automação das tarefas. Assim, além de otimizar consideravelmente a rotina operacional, a presença de tecnologias promissoras reduz os erros e aprimora consideravelmente a alocação de recursos.
Entretanto, é importante que você tome cuidado para seus funcionários não ficarem dependentes de realizar tarefas somente com auxílio tecnológico. Tal ponto pode atrapalhar a melhora da eficiência operacional e, assim, impedir que os profissionais melhorem a sua competência.
- Utilize a manutenção preditiva
Uma manutenção preditiva é excelente para proporcionar ótima eficiência operacional, visto que a prática utiliza dados como a base de sua atividade. Assim, ela pode prever falhas e diminuir preços com paradas que não sejam planejadas, fatores muito aproveitados em estabelecimentos como indústrias ou empresas com ativos físicos críticos.
- Invista no treinamento dos funcionários
O treinamento de funcionários é crucial para a eficiência operacional, já que a prática aumenta as chances dos colaboradores executarem as tarefas com precisão e a eficiência desejada. Dessa forma, ocorre uma diminuição de erros considerável e redução de retrabalhos quando se tem os treinamentos internos e capacitação contínua.
Quais softwares oferecem suporte à eficiência operacional?
Sistemas integrados de gerenciamento do local de trabalho e o software de gerenciamento de energia são ótimos exemplos de softwares que fornecem um suporte adequado para a eficiência operacional. Como cada um deles possui um papel indispensável, cabe observá-los atentamente para uma compreensão adequada!
Sistemas integrados de gerenciamento do local de trabalho (IWMS)
Os sistemas integrados de gerenciamento do local de trabalho (IWMS) possuem a capacidade de auxiliar na otimização da gestão dos espaços físicos da companhia, bem como na infraestrutura e ativos. Dessa forma, as empresas que fazem o gerenciamento de grandes operações podem aproveitar bastante desse software.
Software de planejamento de recursos empresariais (ERP)
Os ERPs (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa) são capazes de fazer a integração de diferentes áreas da empresa em um mesmo local. Assim, ocorre a centralização das informações e todos os setores podem atuar de maneira alinhada, o que reduz os erros e otimiza as atividades efetuadas.
Software de gerenciamento de energia
Com um software de gerenciamento de energia, você pode observar cuidadosamente como está o consumo de eletricidade em seu ambiente de trabalho. Dessa forma, é possível reduzir de forma considerável os desperdícios de energia e, consequentemente, aumentar a eficiência operacional na economia de eletricidade.
Plataformas de mapeamento de processos e de pedidos
Utilizar as plataformas de mapeamento de processos e de pedidos é essencial para padronizar as operações e otimizar a logística do negócio. Dessa forma, é possível reduzir drasticamente os erros e proporcionar um melhor aproveitamento na execução das atividades da companhia.
Portanto, é bastante perceptível como a eficiência operacional é um fator extremamente decisivo para o andamento dos negócios, tanto no médio como no longo prazo. Cuidar dessa medição pode ajudar sua empresa a aproveitar melhor os recursos adquiridos e, assim, se manter mais relevante no mercado por mais tempo.
Entretanto, também fica claro que medir essa eficiência exige conhecimentos atualizados do cenário. Logo, se você deseja contar com os conteúdos mais atualizados para lidar com seu negócio, nós da Serasa Experian oferecemos uma série de materiais cuidadosamente pesquisados para você conferir.
Assim, você mantém a atuação de seu negócio atualizada e nos conformes para ter mais chances de adquirir resultados mais promissores. Fique ligado em nosso blog e não perca as novidades!
