DANFE: o que é, para que serve e como emitir corretamente

A nota fiscal em sua versão digital não é adequada para acompanhar o transporte de mercadorias, o que gerou a necessidade de um documento auxiliar físico: o DANFE. Embora seja um documento físico simplificado, ele tem um papel primordial no processo de transporte de mercadorias e na confirmação de que a NF-e foi gerada corretamente. Neste artigo, vamos explicar o que é o DANFE, para o que serve, como emitir corretamente e responder às perguntas mais frequentes sobre o assunto. Confira!

O que é o DANFE?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) serve como um auxiliar físico da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), pois, como o próprio nome sugere, é um "documento auxiliar". Enquanto a NF-e é digital e gerada e transmitida eletronicamente para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ), o DANFE é impresso e acompanha as mercadorias durante o transporte. A principal função do DANFE é facilitar a circulação de mercadorias, permitindo que as empresas ou transportadores mostrem que possuem a documentação fiscal necessária para comprovar a legalidade da transação comercial. Para isso, o DANFE possui dados da transação, que estão contidos obrigatoriamente na NF-e, como o número da nota, a chave de acesso e os detalhes do remetente e destinatário. Além disso, ele inclui um código de barras que permite a consulta rápida da NF-e por meio de sistemas de fiscalização.

Para o que serve o DANFE?

O DANFE não é um comprovante de pagamento ou uma nota fiscal definitiva, mas uma forma de apresentar de maneira simplificada as informações da NF-e. Suas principais funções incluem:

• Facilitar o transporte de mercadorias: ao ser impresso e acompanhado das mercadorias durante o transporte, o DANFE permite que o Fisco e as partes envolvidas na transação consultem a NF-e a qualquer momento;
• Representação física da NF-e: embora o DANFE não substitua a NF-e, ele contém informações essenciais e resumidas sobre a transação, como a descrição dos produtos, os valores envolvidos, os impostos pagos e os dados do remetente e do destinatário;
• Consulta e validação da NF-e: o DANFE traz a chave de acesso, que é um código único de 44 caracteres que permite a consulta da NF-e diretamente no sistema da Receita Federal, e o QR Code, que possibilita a verificação rápida da autenticidade do documento por meio de aplicativos ou sistemas eletrônicos;
• Documentação de apoio para o fisco: ele facilita a fiscalização por parte das autoridades fiscais, permitindo a verificação imediata dos dados da nota fiscal sem a necessidade de acessar o sistema digital da NF-e.

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Quais são as informações contidas no DANFE?

Embora seja uma versão simplificada da NF-e, o DANFE contém informações importantes para a validação da transação comercial, como:

• Chave de acesso: permite a consulta no site da Receita para acessar a NF-e a partir de um código de 44 dígitos;
• Código de barras: facilita a consulta rápida da NF-e. Ele contém a chave de acesso da nota, sendo utilizado para o rastreamento e a verificação da autenticidade;
• Informações do emitente: razão social, CNPJ e endereço do emitente da nota fiscal;
• Informações do destinatário: dados do destinatário da mercadoria ou do serviço;
• Descrição e quantidade dos produtos ou serviços: itens detalhados da mercadoria ou serviço transacionado, incluindo valores e impostos aplicáveis.

Essas informações tornam o DANFE um documento indispensável para a conferência e o rastreamento da NF-e durante o processo de transporte.

O que não está no DANFE?

O DANFE não possui todas as informações da NF-e, como a base de cálculo e os detalhes mais específicos sobre os impostos e contribuições. Além disso, o DANFE não tem valor fiscal. Seu papel é puramente auxiliar durante o transporte, enquanto a NF-e permanece sendo o documento válido perante o Fisco.

Como emitir o DANFE?

A emissão do DANFE é simples e está diretamente ligada à emissão da NF-e. O processo de emissão do DANFE é automático quando a NF-e é gerada e autorizada pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Aqui estão as etapas gerais para emitir o DANFE:

1. Gerar a NF-e: a primeira etapa é criar e autorizar a Nota Fiscal Eletrônica no sistema da SEFAZ. A empresa precisa utilizar um software homologado para gerar a NF-e;
2. Impressão do DANFE: após a autorização da NF-e, o DANFE pode ser impresso a partir do arquivo XML da nota fiscal. O arquivo XML contém todas as informações da NF-e e pode ser acessado diretamente por meio do sistema da SEFAZ ou de sistemas de gestão contábil;
3. Acompanhamento do transporte: o DANFE deve ser impresso e acompanhado da mercadoria durante o transporte. O código de barras presente no documento facilita a consulta da NF-e em tempo real, caso seja necessário.

Vale destacar que o DANFE só será impresso após a autorização da NF-e pela SEFAZ. Ou seja, sem a confirmação digital, não há DANFE.

Como baixar o DANFE de uma NF-e?

A partir da chave de acesso ou do arquivo XML da nota fiscal, é possível obter o DANFE. O processo para baixá-lo é o seguinte:

1. Acesse o portal da SEFAZ: a primeira opção é acessar o portal da Secretaria da Fazenda do estado que emitiu a NF-e (exemplo: SEFAZ-SP, SEFAZ-RJ);
2. Consulte pela chave de acesso: ao acessar o site da SEFAZ, é possível consultar a NF-e utilizando a chave de acesso de 44 dígitos, que está disponível no próprio DANFE. Basta inserir esse código e consultar os dados da nota fiscal;
3. Gere e imprima o DANFE: a partir da consulta à NF-e, você poderá visualizar e imprimir o DANFE, que conterá as informações da transação e o código de barras para facilitar a consulta;

Se a sua empresa utiliza um software de gestão integrado, também é possível acessar e baixar o DANFE diretamente por meio do sistema de gestão de NF-e.

O DANFE pode ser alterado?

Após a geração e impressão do DANFE, não é possível alterar suas informações. Caso haja algum erro nele, o correto é corrigir a NF-e por meio de um processo de cancelamento ou de carta de correção, dependendo do tipo de erro. Além disso, se a NF-e for cancelada ou substituída, o DANFE também deixa de ter validade.

Diferença entre DANFE e NF-e

Embora ambos se refiram à Nota Fiscal Eletrônica, a principal diferença entre a NF-e e o DANFE está na forma e no propósito:

• NF-e: documento digital, com validade jurídica, utilizado para comprovar a transação entre as partes envolvidas. A NF-e contém todas as informações fiscais e tributárias detalhadas da operação;
• DANFE: é uma versão impressa e simplificada, usada apenas como um auxiliar no transporte de mercadorias e para facilitar a consulta e conferência da NF-e.

Agora que você compreendeu o que é o DANFE, sua função, como ele se relaciona com a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e como emiti-la corretamente, está mais compreensível como esse documento facilita o transporte de mercadorias e a conferência fiscal. Embora o DANFE não tenha valor fiscal, ele é fundamental para a legitimidade do processo de transporte e a verificação da validade da NF-e. Lembre-se de que, sem a autorização da SEFAZ para a NF-e, o DANFE não pode ser gerado, e é importante garantir que ele contenha todas as informações corretas para evitar problemas durante a fiscalização. Se você ficou interessado em saber mais sobre a Nota Fiscal Eletrônica e suas variações, não deixe de explorar o que são as Notas Fiscais Eletrônicas e quais os seus tipos. Até lá!