No Brasil, o processo de encerrar uma atividade empresarial é relativamente burocrático. Por esse motivo, muitas sociedades acabam sendo dissolvidas irregularmente e deixando de obedecer aos trâmites legais, como pedidos de recuperação judicial ou falência.

A boa notícia é que existem formas de deixar essa jornada menos complicada. Pelo Sistema Nacional de Baixa Integrada de Empresas, todo o processo é simplificado, permitindo que o empreendedor encerre suas atividades e dê baixa do CNPJ sem a necessidade de apresentar a certidão negativa, mesmo que o pagamento de tributos e taxas não esteja em dia.

Quer saber exatamente como fechar uma empresa? No texto de hoje, você encontra um passo a passo completo para ajudá-lo nesse processo, do início ao fim. Aproveite!

1º passo: formalize o encerramento das atividades

O primeiro passo para fechar um empreendimento é formalizar o encerramento das atividades. Para empresas compostas por dois ou mais sócios, é necessário redigir a Ata de Encerramento, que deve ser assinada por todos os sócios em assembleia.

Em seguida, é elaborado o Distrato Social, que oficializa a dissolução da sociedade e define como os ativos, os passivos e as responsabilidades se dividirão entre os sócios. No distrato, devem estar elencados:

  • O motivo da dissolução, conforme estipulado pelo Código Civil;
  • A divisão dos ativos e passivos, detalhando como os bens da empresa, como imóveis, equipamentos e outros ativos, serão divididos entre os sócios, bem como as dívidas e os passivos que precisam ser quitados;
  • A nomeação de um liquidante ou terceiro, responsável por encerrar todas as obrigações da empresa, caso existam pendências financeiras ou contratos em andamento.

Para empresas sem sócios, como no caso do MEI, essa etapa não é necessária, mas deve-se atentar para a formalização do encerramento junto aos órgãos competentes.

Vale mencionar que a dissolução irregular de uma sociedade pode resultar implicações legais para os sócios, como serem responsabilizados pessoalmente por dívidas futuras da empresa. Mesmo no caso de uma Ltda., que oferece responsabilidade limitada, a ausência de formalização pode gerar cobranças fiscais ou trabalhistas.

2º passo: emita as Certidões Negativas de Débito (CND)

Antes de prosseguir com a baixa da empresa, é necessário emitir as Certidões Negativas de Débito (CND) pelo Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (ECAC), pois elas atestam que a organização não possui dívidas fiscais, previdenciárias ou trabalhistas. Existem diferentes certidões que devem ser obtidas, de acordo com a natureza da empresa e os impostos que ela recolhe. Confira:

  • Certidão Negativa de Débitos Federais: é emitida pela Receita Federal e abrange impostos, como Imposto de Renda, COFINS e Contribuições Previdenciárias, e pode ser solicitada online no site da Receita;
  • Certidão Negativa do FGTS: para empresas com funcionários, é necessário emitir o Certificado de Regularidade do FGTS junto à Caixa Econômica Federal;
  • Certidão Negativa Estadual: para companhias que recolhem ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços), é necessário solicitar a baixa da inscrição estadual junto à Secretaria da Fazenda;
  • Certidão Negativa Municipal: organizações que prestam serviços devem solicitar a baixa de tributos municipais, como o ISS (Imposto sobre Serviços), na prefeitura do município.

A emissão dessas certidões garante que a empresa esteja regularizada com todos os tributos. É importante ressaltar que, mesmo que ela tenha dívidas, o processo de baixa pode prosseguir, mas as responsabilidades fiscais pendentes serão transferidas aos sócios ou ao titular da empresa.

3º passo: regularize a situação tributária e solicite a baixa

Após emitir as certidões negativas, é hora de regularizar a situação tributária do seu empreendimento, ou seja, encerrar as obrigações fiscais com os entes federais, estaduais e municipais. Confira como regularizar cada tipo de tributo:

  • Tributos federais: a companhia deve solicitar a Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União. Isso inclui impostos como IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e contribuições como CSLL e COFINS;
  • Tributos estaduais: além da emissão das certidões, é necessário solicitar a baixa da empresa na Secretaria da Fazenda Estadual (SEFAZ). Será verificada a situação da companhia em relação ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);
  • Tributos municipais: deverá solicitar a baixa na Prefeitura Municipal. Cada localidade pode exigir uma documentação específica, então, é recomendável verificar diretamente com o órgão competente, que irá verificar sua regularidade em relação ao ISS(Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza).

No caso de MEIs, esse processo é mais simples, podendo ser realizado diretamente no Portal do Empreendedor.

4º passo: protocole o pedido de arquivamento na Junta Comercial

Após regularizar todas as pendências fiscais e tributárias, o próximo passo é protocolar o pedido de extinção da empresa na Junta Comercial. Os documentos necessários são:

  • Distrato social: documento oficial que dissolve a sociedade;
  • Certidões negativas de débito: provas de que a empresa está em conformidade fiscal;
  • Formulário de requerimento de extinção: deve ser preenchido e protocolado na Junta Comercial.

Microempresas ou empresas de pequeno porte são dispensadas da apresentação dos documentos de quitação, regularidade ou inexistência de débito, assim como empresas de atividades sucursais e filiais.

Uma vez arquivado, a empresa estará formalmente encerrada nos registros públicos, mas ainda falta a última etapa: a baixa do CNPJ. Continue a leitura e saiba como fazer!

5º passo: solicite a baixa do CNPJ

A última etapa do processo é solicitar a baixa do CNPJ perante o sistema de Coleta Online da Receita Federal. Esse procedimento é feito pelo portal do REDESIM e gera o Documento Básico de Entrada (DBE), que formaliza o encerramento. Para solicitar, você precisa:

  1. Acessar o portal do Coletor Nacional no site da Receita Federal;
  2. Preencher o DBE (Documento Básico de Entrada);
  3. Enviar o documento assinado para o local indicado pelo sistema.

Após a aprovação da Receita Federal, o CNPJ será oficialmente baixado, encerrando todas as atividades da empresa perante o Governo. Vale citar que o processo pode variar de estado para estado. No entanto, a baixa do CNPJ também pode ser feita diretamente pela Junta Comercial no momento do registro da extinção da empresa, contanto que o órgão seja conveniado à Receita.

E como fechar uma empresa MEI?

O Microempreendedor Individual (MEI) possui um processo simplificado e gratuito para o encerramento de atividades, mas é essencial seguir os trâmites corretamente para evitar pendências futuras, além de ter a conta no nível Prata ou Ouro. Confira:

  1. Acesse o Portal do Empreendedor e solicite a baixa;
  2. Preencha a Declaração de Extinção e verifique se não há pendências de DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional);
  3. Emita a Certidão Negativa de Débitos para garantir que não há tributos pendentes.

Importante: a baixa do MEI é definitiva e, caso o empreendedor deseje retornar às atividades, será necessário abrir um novo registro no CNPJ.

Fechar uma empresa envolve seguir uma série de passos burocráticos, mas quando feito corretamente, garante que o empresário fique livre de problemas fiscais e judiciais, como multas por atraso de impostos, responsabilidade solidária dos sócios em caso de dissolução irregular e restrições de crédito.

Siga todo o passo a passo que trouxemos para não correr riscos. Em caso de dúvidas, conte com especialistas para orientar o processo de forma segura e eficiente. Você também pode acessar o Portal Simples Nacional para conferir mais informações que podem te ajudar nesse processo.

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