É bem provável que você já tenha passado por alguns casos de inadimplência na sua empresa. Com o contexto desafiador da pandemia de COVID-19, situações como essa podem acontecer até mesmo com os bons pagadores. Nessa hora fica a dúvida: “devo fazer a negativação?”.

A resposta passa por uma série de variáveis. De toda forma, é fundamental ter um processo bem estruturado para manter o bom relacionamento com o cliente, reduzir a inadimplência, recuperar as dívidas e evitar prejuízos.

Para entender melhor como funciona esse processo, quando é recomendável que ele seja praticado e como reaver valores em aberto, criamos este guia. Então, que tal conhecer as boas práticas da negativação de clientes?

O que é a negativação?

A negativação de inadimplentes é um processo que permite ao credor incluir uma dívida vencida no cadastro de inadimplentes gerido por empresas que oferecem serviços de proteção ao crédito, como a Serasa Experian.

O procedimento está previsto no Código de Defesa do Consumidor (CDC). No cadastro de inadimplentes podem ser incluídas as dívidas vencidas e que não foram pagas atreladas a determinado CPF ou CNPJ. O prazo máximo é de cinco anos.

Assim que sua empresa solicita a inclusão da dívida no cadastro de inadimplentes, o órgão de proteção ao crédito envia uma carta comunicado ao cliente (devedor) informando da solicitação. A partir do envio do comunicado, inicia-se um prazo para a regularização da dívida, de modo a evitar sua inclusão no banco de dados.

Diferenças entre protesto e negativação

Os processos de protesto e negativação são diferentes, apesar de popularmente serem usados como sinônimos. A negativação ou inclusão da dívida no cadastro de inadimplentes é feito pelos órgãos de proteção ao crédito e os custos do procedimento são arcados 100% pela empresa credora (quem solicita a inclusão da dívida).

Por outro lado, o protesto ocorre quando o credor apresenta a dívida vencida no cartório de protestos, onde é formalizado (lavrado) o protesto.

Quais podem ser as consequências da negativação de devedores?

A inclusão do CPF ou do CNPJ de um cliente devedor no órgão de proteção ao crédito é importante para que o mercado conheça sua capacidade de adimplir com os compromissos assumidos. Assim, todos os empresários podem ter acesso a dados reais e atualizados na hora de tomar uma decisão pela concessão de um crédito ou realização de um negócio.

Além disso, a negativação pode gerar outras consequências.

Impacto nas taxas de inadimplência

O momento que o cliente recebe a carta comunicado do órgão de proteção ao crédito pode servir de alerta. Essa é uma forma dos inadimplentes quitarem suas dívidas e evitarem possíveis restrições de crédito.

Aumento da recuperação da dívida

A gestão dos clientes inadimplentes precisa ser feita tanto para evitar a inadimplência quanto para recuperar as dívidas. A negativação é um processo mais avançado, mas que pode servir como auxílio para reaver os débitos em aberto.

Quando pode ser feita a negativação de clientes?

Via de regra, a dívida pode ser incluída no cadastro de inadimplentes tão logo ocorra o vencimento e desde que relativa aos últimos 5 (cinco) anos.

Ainda, é necessário compreender a negativação como uma ferramenta de relacionamento. O objetivo é avisar sobre a prestação atrasada para que o cliente tenha a oportunidade de quitar a dívida antes de a empresa solicitar a negativação. Afinal, o problema pode ter ocorrido por diversos fatores, como:

  • perda de emprego;
  • realização de um tratamento de saúde inesperado;
  • esquecimento;
  • atraso no recebimento do salário.

Assim, antes da negativação, vale a pena conversar com o inadimplente e entender a situação. Muitas vezes, um simples aviso de atraso já é o suficiente para a quitação dos valores.

Normalmente, essa medida é adotada após 30 dias de vencimento. A partir disso, o nome do cliente fica na lista do órgão de proteção ao crédito pelo prazo de cinco anos. Se ele quitar antes desse período, a empresa solicita a retirada do CPF ou do CNPJ.

Caso passe esse intervalo de tempo, os valores continuam em aberto. Ou seja, a dívida permanece, mas os dados deixam de constar na lista dos órgãos de proteção ao crédito.

Como é feita a negativação de clientes?

O primeiro passo é realizar o contato com o CPF ou o CNPJ, a fim de entender o que motivou o atraso. Para isso, a empresa pode estabelecer uma régua de cobrança, ou seja, um processo que define como cada etapa será realizada.

Por exemplo: cinco dias antes do vencimento, será enviada uma notificação para lembrar o cliente. Com um dia de atraso, é feito um contato por mensagem avisando do vencimento passado. Dez dias depois, é feito um contato telefônico. Em 30 dias, é realizada a negativação. Perceba que esse é apenas um exemplo e você pode fazer a adaptação da maneira que preferir e for mais viável para o seu negócio.

De toda forma, a partir do momento em que é feita a solicitação de inclusão do CPF ou do CNPJ no órgão de proteção ao crédito, é necessário atentar a alguns detalhes. Veja quais são eles:

Mantenha o cadastro atualizado

Uma base de dados atualizada e completa é fundamental para fazer a cobrança e a negativação dos inadimplentes. É importante ter:

  • nome completo;
  • razão social;
  • CPF/CNPJ;
  • endereço;
  • telefone;
  • e outras informações importantes.

Junto ao cadastro, insira informações do produto ou serviço vendido, como datas de compra e de vencimento, valor da multa e dos juros e preço do item. Essa etapa é necessária para evitar problemas e manter o controle sobre os procedimentos.

Da mesma forma, é uma maneira de comprovar a dívida e evitar fraudes. Afinal, a responsabilidade de apresentar provas fica a encargo da empresa. Ao mesmo tempo, isso ajuda a fazer análises mais adequadas nas próximas negociações.

Reúna os documentos que confirmem a existência da dívida

A cobrança realizada nunca pode ser indevida, sob pena de responsabilização da empresa credora. Por isso, a empresa precisa reunir todos os documentos relacionados à inadimplência, como nota promissória, carnê, comprovante de cartão de crédito, contrato assinado e mais.

O ideal é que, já na hora da compra, sejam confirmados os dados do cliente e formalizada ou registrada as informações da venda para evitar problemas futuros. Por isso, é recomendado estabelecer esse processo em qualquer operação de venda.

Analise o tempo de atraso

A negativação é pouco indicada se você quiser manter um bom relacionamento com o cliente. Lembre-se de que a inadimplência pode ser uma situação temporária e que, no futuro, essa pessoa física ou jurídica pode voltar a ser um bom pagador.

Portanto, manter um bom relacionamento é uma maneira de garantir o retorno desse cliente. Para isso, pode valer a pena esperar entre 30 e 45 dias para efetivar a negativação. Antes disso, entre em contato, tente renegociar o valor em aberto e insista em alguma possibilidade de acordo.

Acesso ao órgão de proteção ao crédito

O foco, aqui, é fazer a solicitação de inserção do CPF ou CNPJ no cadastro de inadimplentes. Para isso, é preciso utilizar procurar o órgão de proteção ao crédito e contratar o serviços.

Nesse caso, basta efetuar o cadastro da sua empresa e informar os dados necessários das dívidas vencidas. O órgão de proteção ao crédito vai enviar uma notificação ao devedor inadimplente. Em caso de não pagamento dentro do prazo assinalado, a dívida será incluída no cadastro de inadimplentes.

 

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