Promover a segurança de dados em uma empresa é uma estratégia que evita muitas dores de cabeças, transtornos e problemas irreversíveis no futuro. Apesar da grande importância que ela tem, muitos empresários só começam a se preocupar quando perdem seus arquivos ou tem seus servidores invadidos por hackers.
Acredite, esse tipo de coisa não ocorre apenas em grandes organizações, todos os dias os computadores da sua empresa estão expostos a esse tipo de ameaça, bastando a vontade do criminoso para que seus dados sejam “sequestrados”, além dos outros problemas que podem ocorrer naturalmente.
Neste artigo, vamos mostrar a importância de você manter a segurança dos seus dados e estratégias para que você consiga fazer isso. Acompanhe!
O que é a segurança de dados?
A segurança de dados é um processo que visa assegurar informações geradas por uma empresa, que são necessárias ao seu perfeito funcionamento. Todos os dias, as empresas criam dados necessários para execução de sua atividade empresarial.
Entre eles, existem aqueles que são extremamente sigilosos, ou que carregam informações pessoais de sócios e funcionários. Imagine, por exemplo, se os dados de negociações com fornecedores fossem abertos para pessoas mau intencionadas. Quais os riscos que isso causaria ao seu empreendimento?
Além disso, deve-se ressaltar a responsabilidade que as empresas têm em manter seguros alguns dados de funcionários, tais como: documentos pessoais, salários, nome de dependentes, entre outros. Nesse sentido, a segurança de dados é um processo que visa uma série de práticas rotineiras e estratégias tecnológicas. Tudo isso para coibir a prática de atos ilícitos contra seus arquivos e evitar que outros fatores possam vir a colocá-los em risco.
Além da invasão de hackers, muito comum atualmente, devemos considerar a possibilidade de esses dados e informações serem perdidos por conta de problemas com computadores ou, até mesmo, questões climáticas. Por exemplo, a utilização de um computador como servidor para armazenamento de dados pode ser um grande risco, caso essa máquina não tenha a configuração adequada para esse tipo de utilização. Seus dados podem ser colocados em risco, caso algum problema técnico atinja tal equipamentos.
Outra questão que pode fazer com que você perca todos os seus dados são os fatores climáticos. Descargas elétricas podem entrar na rede e danificar severamente todos os equipamentos utilizados para armazenar dados do seu estabelecimento.
Se não for desenvolvido mecanismos para garantir a segurança desses elementos, é muito provável que você não consiga mais ter acesso a eles e corra grandes riscos de sofrer sérias consequências.
Como você pode perceber, os dados e informações de empresas sofrem riscos variados e de diversas fontes. Por isso, é necessário que você adote medidas para evitar que esses problemas possam ocorrer.
Qual é o impacto da segurança de dados nas microempresas?
Agora que você sabe a importância da segurança de dados para uma empresa, vamos mostrar qual é o impacto que essas práticas, ao serem adotadas dentro do seu estabelecimento, poderão proporcionar à sua empresa. Continue lendo!
Maior credibilidade
Um dos impactos, sem dúvidas, é a maior credibilidade de sua empresa frente ao mercado como um todo. Isso porque todo empresário que tem preocupação com seus dados será colocado em uma posição de destaque em seu segmento. Isso mostra para o mercado que a sua empresa está preocupada em manter o sigilo e garantir a segurança dos dados de clientes, bem como, colaboradores que compõem a estrutura organizacional.
As pessoas ficarão mais tranquilas em fornecer dados pessoais e informações de pagamento como número de cartão de crédito, entre outras, se a sua empresa está preocupada em mantes esses dados totalmente seguros. Isso vale, principalmente, para aqueles empreendimentos que atuam com meios de pagamento online, em que o cliente deve fazer o seu cadastro e informar seus dados de pagamento como o número do cartão de crédito, código de segurança, entre outras.
Se o consumidor notar qualquer indício de que seus dados não estarão seguros, por menor que seja a sua desconfiança, ele, simplesmente, desistirá da compra sem pensar duas vezes. Mesmo que a oferta da sua empresa seja algo totalmente irresistível.
Menor impacto financeiro
Pegando o gancho do que foi mencionado no último parágrafo do tópico anterior, a segurança de dados promoverá um menor impacto financeiro ao seu negócio. Um dos primeiros motivos que justificam essa afirmação, é o fato de que você evitará perder clientes por causa da insegurança que eles possam ter em fornecer dados para o seu negócio.
Além disso, devemos destacar que, algumas informações perdidas podem ser objeto de multas por parte de órgãos tributantes. Sabemos que, com os avanços tecnológicos que testemunhamos nos últimos anos, muitas obrigações que antes precisavam ser entregues pelas empresas, passaram a ser totalmente digitalizadas, tais como envio do Balanço Patrimonial, Declaração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica, entre outras.
Além disso, as próprias notas fiscais, atualmente, são elementos totalmente digitais. Aquele papel que chamamos de DANFE, nada mais é que um simples espelho que demonstra os dados que constam no documento fiscal.
A NF-e, propriamente dita, é o arquivo XML que é gerado a partir do momento da emissão. Sendo assim, caso seja necessário comprovar qualquer um desses documentos, será exigida a apresentação do arquivo de transmissão, que deve estar armazenado digitalmente.
Ao não apresentar tais dados, sua empresa correrá um grande risco de ser severamente punida pelos órgãos tributantes, por meio da aplicação de multas, sanções e demais bloqueios, gerando diversos transtornos financeiros e administrativos.
Maior tranquilidade para armazenar dados e informações sigilosas
Outro impacto que a segurança de dados proporcionará ao seu negócio é uma maior tranquilidade em armazenar dados e informações do seu empreendimento, bem como, clientes, fornecedores e demais pessoas relacionadas a ele.
Ao ter a plena consciência de que todos os seus dados estão devidamente protegidos contra as principais ameaças, você terá mais tranquilidade na hora de armazenar informações nas ferramentas destinadas para esta finalidade. Assim, seu tempo será otimizado, tendo a tranquilidade de saber que seus dados estão devidamente armazenados e com toda a segurança necessária para garantir a sua integridade e sigilo.
Quais são as principais ameaças?
Agora que você sabe mais sobre o que é a segurança de dados e seus benefícios para as empresas, vamos mostrar as principais ameaças que podem afetar o seu negócio. Continue lendo!
Fraudes
Uma das principais e mais comuns ameaças que os dados de uma empresa podem sofrer são as tentativas de fraude. Elas podem ocorrer em qualquer área da sua empresa, entretanto, quando estão relacionadas aos dados, outras pessoas podem vir a ser prejudicadas, entre elas, seus clientes.
Os criminosos que se utilizam de processos fraudulentos para obter dados armazenados da sua empresa podem estar em busca de informações sobre cartões de clientes, dados de colaboradores e demais elementos que podem ser usados para obter determinada vantagem indevida.
Utilização inadequada de dados e informações da empresa e sócios
Outra ameaça muito comum nas empresas é a utilização inadequada de dados e informação dos sócios. Isso pode acontecer com ações tomadas de forma inconsciente por parte das pessoas. Em alguns casos, eles fornecem determinada informação para alguns sites ou sistemas que podem estar contaminados com vírus que sequestram os dados inseridos. Em seguida, hackers pegam esses elementos e utilizam para realizar ações que buscam prejudicar o proprietário das informações que foram obtidas de forma ilegal.
Utilização de softwares pirateados
A utilização de softwares piratas é uma das principais causas de perda das informações e dados de uma empresa. A simples instalação desse tipo de sistema já é capaz de proporcionar danos a computadores e demais ferramentas de sua empresa.
Além disso, alguns deles, podem conter mecanismos que tem por objetivo obter dados e informações da sua empresa, ou, ainda, prejudicar intencionalmente as máquinas em que estão instalados. O ideal é que você sempre contrate sistemas ou softwares de empresas confiáveis e evite aqueles que estão disponibilizados na internet, exceto, se forem softwares originariamente gratuitos, produzidos por empresas confiáveis.
Entretanto, não se engane. Não existe uma empresa que esteja disponível a fornecer sistemas ultra avançados, com funções de integração, emissão de notas fiscais, geração de obrigações acessórias, entre outras, por um preço tão inferior ou, simplesmente, gratuitos. Sempre que observar esse tipo de oferta, desconfie. Pode ser algum criminoso tentando acessar e furtar seus dados.
Criação de senhas inseguras
Outra questão que prejudica em muito a segurança de dados da sua empresa é a criação de senhas com baixo nível de segurança. Atualmente, existem sistemas capazes de gerar uma infinidade de combinações alfanuméricas para descobrir senhas de computadores, sistemas ou acessos na internet.
Portanto, quanto mais complexa forem as suas senhas, menores serão as chances de esses softwares gerarem uma combinação e a descobrirem. Para garantir uma maior segurança em suas senhas, sempre crie sequências contendo letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais. Jamais utilize senhas óbvias como, números de telefone, datas, início do CPF e demais codificações simples que podem ser facilmente quebradas por esses sistemas que mencionamos.
Armazenamento de informações em locais inadequados
O armazenamento de informações também é algo que precisa ser muito bem observado em sua empresa. Às vezes, hospedar dados digitais em locais inadequados pode ser muito prejudicial ao seu negócio.
Sendo assim, evite colocar essas informações em ambientes que podem ser acessados por qualquer pessoa. Prefira locais que exijam login e senha. Dessa forma, você terá como saber quais pessoas acessaram os documentos, bem como, os horários que os acessos foram feitos.
Falta de monitoramento dos documentos
Por fim, outro grande risco que as empresas correm na gestão de seus documentos é a falta de monitoramento. Periodicamente, você precisa realizar pequenas auditorias para verificar todos os dados do seu empreendimento, bem como, as estratégias de segurança que você está adotando. É preciso certificar-se de que todos os seus documentos digitalmente armazenados estejam intactos e não foram contaminados por ações de pessoas mau intencionadas.
Quais são os desafios da segurança de dados?
Conhecer os riscos e saber como combatê-los é uma importante fase na manutenção da segurança de dados em sua empresa. Entretanto, a cada dia surgem novas formas de os hackers burlarem esses sistemas de segurança e alcançarem arquivos e dados das empresas.
Nesse sentido, os desafios desse processo são muito grandes. Sendo assim, é necessário conhecê-los para que se consiga, diariamente, superar cada um deles e garantir a segurança de dados em uma empresa. Continue lendo!
Proteção das informações dos clientes
Um grande desafio da segurança de dados é proteção de dados dos seus clientes. Esse, na verdade, é um dos principais que a sua empresa pode enfrentar, já que essas informações precisam ser extremamente sigilosas.
Os riscos que a sua empresa corre ao permitir que esses dados sejam vazados são muito grandes, podendo, inclusive, gerar indenizações e demais sanções. Ao investir em ferramentas para garantir a proteção de dados do seu cliente, você poderá vender com segurança e ter todas as suas informações devidamente armazenadas, com todos os cuidados e proteções necessários.
Ataque de hackers
O ataque de hackers também é um grande desafio para as empresas. Atualmente, existem pessoas que utilizam conhecimentos tecnológicos para acessar sistemas ou servidores das empresas, sequestrar dados e exigir uma espécie de resgate para liberá-los. Esse tipo de prática acontece todos os dias nos mais variados tipos de empresas, independentemente do tamanho, faturamento ou segmento.
Proteção intelectual
Ao longo deste artigo, mencionamos amplamente a segurança de dados e documentos da sua empresa. Entretanto, ao adotar essas práticas, você também contribuirá para assegurar o sigilo e proteção intelectual da sua empresa.
Imagine, por exemplo, se você estiver desenvolvendo um produto inovador ou serviço diferenciado e essas informações caíssem nas mãos de pessoas mau intencionadas. Todo o trabalho intelectual de desenvolvimento seria perdido.
Se você atua em determinadas áreas, pode existir muitas pessoas que pagariam verdadeiras fortunas para descobrir, exatamente, o que você está criando. Esse cuidado deve ser ainda maior se as suas novidades não puderem ser registradas ou se não tiver como comprovar a sua autoria.
Mapeamento de riscos
Outro grande desafio que as empresas brasileiras enfrentam está relacionado com o mapeamento desses riscos. Em muitos casos, é muito difícil conseguir enxergar possíveis pontos que podem estar vulneráveis e sujeitos ao ataque de hackers ou outros problemas que mencionamos.
Nesse contexto, é importante poder contar com empresas e sistemas especializados nessa análise. Assim, você potencializa os seus esforços para promover o máximo de segurança de dados em seu estabelecimento.
Qual é o impacto da LGPD nas microempresas?
Para evitar que dados pessoais fossem utilizados de forma equivocada por empresas ou pessoas mau intencionadas, o Governo Federal criou a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que entra em vigor no ano de 2020.
Ela tem como objetivo principal garantir a transparência na utilização de dados pessoais das pessoas em todos os meios existentes. Essa nova norma servirá para suplementar alguns pontos que ficaram omissos no famoso marco civil da internet.
Nesse sentido, é importante que você tenha em mente que a sua empresa poderá ser diretamente afetada por esta Lei, principalmente, se você utiliza dados pessoais para realizar algum trabalho ou estratégia de marketing e publicidade para os seus clientes.
Hoje em dia, as empresas podem solicitar dados diversos das pessoas físicas quando realizam seu cadastro para efetuar compras. Entretanto, muitos desses dados não são necessários para aquela transação comercial e, portanto, são armazenados para outras finalidades. Algumas empresas utilizam informações como número de telefone e e-mail para enviar promoções, mala direta ou para fazer os famosos SPAM que loteiam as caixas de mensagens das pessoas.
Após a entrada em vigor da LGPD, isso vai sofrer algumas alterações. Para que as empresas tenham acesso a esse tipo de informação e possam realizar suas estratégias de marketing, o proprietário dos dados deverá, expressamente, manifestar consentimento em concedê-los livremente.
Dessa forma, a pessoa deve afirmar que as informações que são passadas para ele por meio de uma empresa são úteis e que ele deseja ter acesso a tais comunicados, e-mails ou mensagens com a frequência que a empresa pratica. Como toda norma, ao ser enfrentada ou descumprida, poderá ocasionar sanções graves para a empresa que cometer a falha, tais como multas e demais bloqueios que podem gerar muitos transtornos.
Qual é a importância do monitoramento dos documentos?
Acredite, uma das fontes mais simples que os hackers têm aos seus dados são os inocentes documentos que, na grande maioria dos casos, são enviados por pessoas da própria empresa ou, aquelas que você confia cegamente.
Geralmente, esses documentos são enviados juntamente com e-mails contendo informações que, naturalmente, são trocadas entre empresas, prestadores de serviços e colaboradores. No entanto, quando se trata de uma fraude, o arquivo anexado pode conter um vírus que, ao ser executado, se espalhará por todos os computadores conectados à rede, podendo chegar até o servidor e sequestrar seus dados.
Obviamente, não há como saber se o documento recebido se trata de um arquivo que, efetivamente, carrega as informações que foram solicitadas ou se estamos diante de uma tentativa de invasão. Para resolver este problema, você pode investir em um processo de monitoramento de documentos para, assim, poder negociar com segurança com seus clientes e fornecedores, trocar e-mails e informações que forem necessárias.
Isso pode ser feito utilizando ferramentas tecnológicas próprias, que vamos mencionar no próximo artigo, em que mostraremos as dicas para garantir a segurança de dados da sua empresa. Confira!
Como garantir a segurança de dados?
Para finalizar este guia completo sobre segurança de dados, vamos mostrar como você pode garantir que eles possam estar devidamente seguros com algumas dicas simples. Continue lendo!
Desenvolver uma boa política de criação de senhas
Uma das primeiras estratégias que você pode seguir é criar uma política de criação de senhas fortes e difíceis de serem descobertas. Como mencionamos, alguns hackers utilizam sistemas capazes de gerar milhares de combinações, conseguindo, assim, descobrir senhas muito simples.
Nesse sentido, você pode criar um parâmetro para a definição desse elemento, obrigando que ele seja composto de números, letras maiúsculas e minúsculas e caracteres especiais, tais como: @!,;?.
Além disso, você também deve coibir a criação de senhas sequenciais, tais como “ABC123” ou “123456”. Esse tipo de sequência é descoberto pelos hackers com muita facilidade e não oferecem nenhum tipo de segurança aos seus dados. Outras senhas que tenham formato de datas também devem ser evitadas.
Outra estratégia interessante é utilizar sistemas e sites que exigem a autenticação por meio de um certificado digital. Essa é uma das formas mais seguras de armazenar ou consultar dados disponíveis na internet ou em servidores na nuvem.
Utilização de softwares legítimos e atualizados
Outra estratégia que promove a segurança de dados em sua empresa é a utilização de softwares originais e que sejam atualizados com frequência. Esses sistemas, geralmente, são fornecidos por empresas confiáveis que, além de não permitirem que hackers invadam seus servidores, também estão frequentemente buscando alternativas para proteger seus dados.
Assim, ao aplicar todas as estratégias deste artigo e contar com o apoio de uma boa fornecedora de software, você unirá forças com ela para combater os invasores, bem como, possíveis problemas que podem ser gerados sem a intervenção humana, como picos de sinal de energia, chuvas, incêndios, entre outros.
Utilização de aplicativos e ferramentas de monitoramento de documentos de terceiros
Outra estratégia bem interessante é utilizar ferramentas capazes de monitorar documentos recebidos de terceiros e diagnosticar possíveis tentativas de invasão. Por mais que o arquivo tenha originado de uma empresa ou pessoa de confiança, não há como saber se ela também está sendo vítima de um ataque.
Em muitos casos, você pode receber um arquivo de determinada pessoa, sendo que o envio tenha sido feito por outro indivíduo. Ao abrir tal documento, ele pode executar um vírus que terá acesso ao seu computador e, quando você menos esperar, seus dados podem ser sequestrados.
Portanto, o ideal é que você nunca abra nenhum arquivo de terceiros sem antes garantir que ele está limpo de vírus ou outros mecanismos que podem prejudicar seus dados. Para isso, existem ferramentas desenvolvidas, exclusivamente, para esta finalidade. Ao aplicar as dicas e estratégias que foram mencionadas neste artigo, você garantirá uma boa segurança de dados para as informações, arquivos, softwares e demais elementos que precisam ser armazenados em meio digital.
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