Imagine ter em mãos uma ferramenta capaz de revelar a saúde do seu negócio, antecipar desafios e apontar os caminhos mais promissores. Parece bom demais para ser verdade, certo? Mas é exatamente isso que um relatório gerencial pode fazer pelo seu negócio!

Seja você dono(a) de uma pequena empresa ou um microempreendedor individual, ele é o mapa que vai te guiar nas decisões do dia a dia. Quer saber como os vários tipos de relatórios gerenciais podem transformar sua gestão em algo mais simples e eficiente? Então, continue lendo!

O que é um relatório gerencial?

O relatório gerencial pode ser descrito como um documento que reúne informações importantes sobre diferentes áreas estratégicas de uma empresa, como as de gestão orçamentária, vendas, projetos e operações, para ajudar em uma gestão mais qualificada e na tomada de decisões.

Para microempresas e PMEs, muitas vezes, os recursos são limitados e as margens de erro precisam ser menores. Então, ter um relatório gerencial é fundamental para que essas organizações consigam crescer de forma planejada enquanto minimizam riscos. Ao utilizar essas ferramentas de gestão, o(a) empreendedor(a) consegue:

  • Acompanhar o desempenho do negócio, pois os relatórios fornecem dados atualizados sobre o andamento das operações, como vendas, gastos e resultados financeiros;
  • Identificar tendências e planejar ações que vão ao encontro dos objetivos da empresa;
  • Prever e evitar problemas e desequilíbrios, como excesso de despesas ou baixa produtividade, permitindo a correção antes que os problemas se agravem.

O que incluir em um relatório gerencial?

Um relatório gerencial eficiente não precisa ser complexo, mas deve conter as informações mais relevantes para o negócio, como análises de mercado, percepção financeira, KPIs, projeções, metas futuras e análises de riscos. Entenda cada um deles:

  • Percepção financeira: essa parte do relatório deve trazer uma análise clara sobre o fluxo de caixa, receitas, despesas e resultados financeiros do período. E sabemos que é essencial que PMEs acompanhem seus fluxos de caixa, pois o controle financeiro influencia diretamente na capacidade de crescimento delas;
  • KPIs: Indicadores-chave de desempenho ajudam a medir o sucesso das estratégias adotadas. Para pequenos negócios, os principais KPIs podem incluir métricas como o crescimento de vendas, margem de lucro, retorno sobre o investimento (ROI) e nível de satisfação dos clientes;
  • Análise de mercado: acompanhar o comportamento do mercado e as tendências pode ser uma vantagem competitiva. Mesmo para pequenos negócios, uma percepção clara de como a concorrência e os clientes estão se comportando pode ser determinante para ajustar as estratégias;
  • Projeções e metas futuras: além dos dados históricos, um bom relatório gerencial inclui planos de expansão empresarial, novas metas de vendas e expectativas para o futuro. Isso ajuda o(a) empreendedor(a) a se preparar para desafios e oportunidades que vão de acordo com as tendências de mercado;
  • Análise de riscos: identificar riscos potenciais, como dependência de um único cliente ou fornecedor, pode ajudar a evitar crises. Então, a análise de riscos permite que o empreendedor se prepare para imprevistos e minimize possíveis danos.

Esses elementos são fundamentais para qualquer relatório gerencial, mas tenha em mente que é importante adaptá-los à realidade de cada negócio. Empreendimentos menores, por exemplo, podem focar em menos KPIs, mas que sejam realmente relevantes para sua operação.

Quais são os tipos de relatórios gerenciais mais utilizados?

Dependendo das necessidades da empresa, os relatórios gerenciais podem se concentrar em diferentes áreas do negócio. A seguir, listamos alguns dos mais comuns e como eles podem ser úteis. Confira!

  • Relatório financeiro: um dos mais importantes, ele oferece uma percepção detalhada sobre a saúde financeira da empresa. Ele abrange receitas, despesas, lucros, fluxo de caixa e outros dados financeiros importantes;
  • Relatório de vendas: focado no desempenho comercial, este relatório gerencial analisa dados como volume de vendas, ticket médio, produtos mais vendidos e sazonalidades;
  • Relatório de produção ou operacional: especialmente relevante para companhias que lidam com produtos físicos, esse relatório monitora a eficiência da produção, identificando gargalos e oportunidades de melhoria nos processos operacionais;
  • Relatório de marketing: mede os resultados das campanhas de marketing, que é fundamental para avaliar o retorno sobre os investimentos nessa área. Os relatórios de marketing podem incluir dados sobre alcance, engajamento, leads gerados e conversões;
  • Relatório de Recursos Humanos (RH): monitora a gestão de pessoas, analisando métricas como rotatividade de funcionários(as), absenteísmo, níveis de satisfação e produtividade;
  • Relatório de compras: focado na gestão de fornecedores, controle de estoque e otimização de compras. Ele ajuda a monitorar os custos com materiais e insumos, além de verificar se os fornecedores estão cumprindo prazos e condições contratuais;
  • Relatório de estoque: controla o fluxo de entrada e saída de produtos no estoque, ajudando a garantir que não haja excessos ou faltas que possam impactar as vendas;
  • Relatório de projetos: útil para empresas que trabalham com projetos específicos, como prestadores de serviços. Ele acompanha o andamento de projetos, incluindo o cumprimento de prazos e o controle de orçamentos;
  • Relatório de atendimento ao cliente: avalia a qualidade do atendimento ao cliente, registrando o número de atendimentos realizados, tempo de resposta, nível de satisfação dos(as) clientes e reclamações.

Como criar um relatório gerencial eficiente?

Agora que já entendemos a importância do relatório gerencial e seus principais tipos, é hora de saber como criar um relatório eficiente para o seu negócio! Por isso, separamos algumas dicas práticas e essenciais para você começar com excelência. Pegue o papel e a caneta e anote tudo!

1. Escolha as métricas certas

Nem todas as métricas são importantes para cada tipo de negócio. Para micro e pequenas empresas, o ideal é focar nos indicadores que fazem mais sentido para a operação atual. Por exemplo, se o objetivo é melhorar as vendas, foque nos KPIs de vendas, como número de clientes conquistados e crescimento de receita.

Aproveite e leia: quais são os KPIs mais importantes para sua empresa?

2. Defina uma periodicidade

A frequência com que os relatórios são gerados também é um fator importante. Relatórios gerenciais podem ser semanais, mensais ou trimestrais, dependendo da necessidade. Para negócios menores, relatórios mensais costumam ser suficientes para acompanhar as principais mudanças.

3. Use ferramentas adequadas

Não é necessário investir em softwares caros para criar relatórios gerenciais eficientes. Muitas vezes, planilhas de Excel bem elaboradas podem dar conta do recado. No entanto, para quem busca otimizar ainda mais o processo, existem ferramentas acessíveis, como sistemas de gestão empresarial (ERP) ou plataformas de gestão integrada, que facilitam a coleta e análise dos dados.

4. Seja claro(a) e objetivo(a)

Um bom relatório deve ser fácil de ler e interpretar. Não adianta sobrecarregar o documento com termos técnicos ou informações irrelevantes! Foque em apresentar os dados de forma clara, utilizando gráficos e tabelas sempre que necessário, para que as informações sejam visualmente mais acessíveis.

5. Inclua uma análise crítica

Além de apresentar os dados, é importante fazer uma análise dos números apresentados, isso significa identificar o que está indo bem e o que precisa ser ajustado, oferecendo sugestões de ação para melhorar o desempenho da empresa.

Como interpretar os dados de um relatório gerencial?

Apesar de muito importante, ter um relatório gerencial bem elaborado é apenas o primeiro passo. O verdadeiro valor desse documento está na capacidade de interpretar os dados que ele apresenta. Para isso, é importante que o(a) empreendedor(a) entenda como cada indicador pode afetar o desempenho do negócio e quais ações podem ser tomadas a partir dessas informações.

Por exemplo, se um relatório de vendas indicar uma queda no ticket médio, pode ser um sinal de que as ofertas atuais não estão atraindo os(as) clientes como esperado. Nesse caso, seria possível analisar a viabilidade de oferecer promoções ou desenvolver novos produtos para aumentar as vendas por cliente.

Caso o fluxo de caixa esteja negativo durante alguns meses consecutivos, isso pode indicar um problema de controle financeiro ou uma sazonalidade que precisa ser melhor planejada. Identificando essas situações, o(a) gestor(a) tem a oportunidade de readequar o orçamento, renegociar prazos com fornecedores ou até buscar novas fontes de receita.

A capacidade de ler e interpretar corretamente os dados também ajuda a identificar tendências de mercado, permitindo que o(a) empreendedor(a) se antecipe às mudanças e adapte suas estratégias.

Chegamos ao final deste conteúdo e esperamos que você tenha entendido os principais pontos sobre os relatórios gerenciais. Tenha em mente que, enquanto para PMEs os relatórios possam ser mais detalhados, MEIs e microempresas podem trabalhar com relatórios gerenciais mais simples, que foquem no essencial.

O importante é que eles sejam fáceis de interpretar e que ajudem a entender rapidamente se o negócio está indo na direção certa ou se ajustes precisam ser feitos. Ferramentas simples, como planilhas ou sistemas ERP, são ideais para esse público, pois oferecem praticidade sem a necessidade de grandes investimentos em tecnologia.

Agora, que tal aprofundar ainda mais o seu conhecimento sobre gestão financeira e garantir o controle total da sua empresa? Confira nosso artigo sobre como fazer a gestão do fluxo de caixa do seu negócio e descubra como manter suas finanças em dia para alavancar ainda mais o seu crescimento. Não perca a chance de aprender mais e aplicar essas dicas no seu dia a dia!