Gerenciar um negócio é uma tarefa desafiadora, especialmente para os pequenos empreendedores. Além das rotinas operacionais, é importante estar atento às exigências fiscais e tributárias.

Cumprir cada obrigação deve fazer parte de um processo para manter a regularidade do negócio e evitar problemas com os Fiscos Federais, órgãos públicos responsáveis pela fiscalização das obrigações tributárias.

A organização e o controle das obrigações tributárias são essenciais para garantir o crescimento sustentável do negócio. Falhas no cumprimento das exigências legais podem resultar em multas, bloqueios fiscais e outros impedimentos que prejudicam a operação e a credibilidade da empresa. Por isso, estar em dia com essas obrigações é um passo fundamental para manter o negócio saudável e competitivo.

Neste texto, explicaremos as principais obrigações tributárias do micro empreendedor, abordando desde os requisitos básicos até as demandas mais específicas. Além disso, serão apresentadas dicas e ferramentas que facilitam o cumprimento dessas obrigações. Confira!

O que são as obrigações tributárias do pequeno empreendedor?

As obrigações tributárias compreendem todas as ações fiscais e legais que o empreendedor deve realizar para manter sua empresa em conformidade com as exigências dos órgãos públicos. Essas obrigações são essenciais para evitar irregularidades, garantir a continuidade das operações e proteger o negócio contra multas e sanções.

Elas se dividem em dois tipos: obrigação principal e obrigação acessória. A primeira está diretamente relacionada ao pagamento de tributos, enquanto a segunda envolve a prestação de informações ao governo. Cumprir ambas eficientemente é crucial para manter a regularidade do empreendimento e evitar riscos legais.

Obrigação principal

A obrigação principal refere-se ao pagamento de tributos, como impostos, taxas e contribuições. Esses tributos variam conforme o regime tributário da empresa, como Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, e devem ser pagos em datas específicas definidas pela legislação.

Entre os principais tributos estão o ISS (Imposto sobre Serviços), ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica).

O não pagamento desses tributos pode resultar em multas, bloqueios fiscais e até em ações de cobrança judicial, comprometendo o fluxo de caixa e a operação do negócio. Manter um calendário atualizado e utilizar ferramentas de gestão tributária é essencial para garantir o pagamento dentro dos prazos e evitar problemas futuros.

Obrigação acessória

A obrigação acessória envolve a entrega de declarações e documentos que informam ao governo a situação financeira e tributária da empresa. Esses documentos são essenciais para garantir a transparência e a conformidade da empresa perante os órgãos fiscalizadores.

Entre as obrigações acessórias mais comuns estão a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) e o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Relatórios contábeis e fiscais podem ser exigidos para comprovar a correta apuração dos impostos.

O não envio dessas declarações pode gerar multas e bloqueios fiscais, além de dificultar a obtenção de créditos e a participação em licitações públicas. Por isso, é fundamental que o empreendedor mantenha sua documentação organizada e conte com apoio contábil para garantir que todas as informações sejam prestadas corretamente e nos prazos estipulados.

Quais são os tipos de obrigações para cada regime tributário?

Cada regime tributário possui obrigações específicas que precisam ser atendidas pelos empreendedores, conforme o faturamento e as características da empresa. Essas obrigações não se limitam apenas ao pagamento de tributos, mas envolvem também a entrega de declarações e relatórios fiscais, garantindo a regularidade da empresa junto aos órgãos competentes.

O descumprimento de qualquer uma dessas exigências pode resultar em multas e sanções que afetam o funcionamento do negócio. A seguir, são detalhadas as principais obrigações para cada regime tributário no Brasil.

Microempreendedor Individual (MEI)

O MEI é o regime mais simplificado, sendo destinado a empreendedores com faturamento anual de até R$ 81 mil. Entre as principais obrigações tributárias do pequeno empreendedor MEI, estão:

Pagamento do DAS-MEI

O Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS-MEI) é pago mensalmente e reúne tributos como INSS e ISS em uma única guia, com vencimento até o dia 20 de cada mês.

Emissão de Nota Fiscal

A emissão de nota fiscal é obrigatória em vendas para outras empresas, mas dispensada para consumidores finais. Isso simplifica a operação e reduz a burocracia para o MEI.

Declaração Anual de Faturamento (DASN-SIMEI)

A DASN-SIMEI é entregue até o último dia de maio de cada ano e informa o faturamento do ano anterior, sendo fundamental para manter o MEI em conformidade com a legislação.

Acesso ao eSocial

Caso o MEI contrate um funcionário, ele deve utilizar o eSocial para registrar o vínculo e recolher os encargos trabalhistas.

Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime que simplifica o recolhimento de impostos para empresas com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões. As obrigações incluem:

Apuração mensal de tributos pelo PGDAS-D

A apuração é realizada pelo sistema PGDAS-D, que consolida todos os impostos em uma única guia de pagamento mensal.

Entrega da DEFIS

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) deve ser enviada até 31 de março do ano seguinte, relatando dados financeiros e operacionais da empresa.

Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF)

A DIRF é apresentada até o último dia útil de fevereiro e informa os valores retidos de impostos, garantindo a conformidade com a legislação fiscal.

Escrituração contábil

Embora o Simples Nacional dispense algumas obrigações contábeis, as empresas precisam manter livros fiscais atualizados para controle e auditoria.

Lucro Presumido

Empresas que optam pelo regime de Lucro Presumido precisam cumprir as seguintes obrigações:

Apresentação da DCTF

A DCTF é enviada mensalmente até o 15º dia útil do mês subsequente, informando débitos e créditos tributários federais.

Escrituração dos livros fiscais e contábeis

Empresas no regime de Lucro Presumido devem manter registros fiscais e contábeis organizados, essenciais para a apuração dos tributos e auditorias fiscais.

Emissão de guias de recolhimento de tributos federais e estaduais

As guias de recolhimento precisam ser emitidas corretamente para evitar atrasos e garantir a conformidade com as obrigações fiscais.

Envio mensal do eSocial e outras declarações

Empresas com funcionários precisam enviar dados trabalhistas e previdenciários ao eSocial mensalmente, cumprindo assim a legislação vigente.

Lucro Real

Esse é o regime mais complexo, e é exigido para grandes empresas ou negócios que não podem optar pelo Lucro Presumido. Entre as obrigações estão:

Escrituração do Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur)

O Lalur registra ajustes necessários para determinar o lucro tributável e garantir a correta apuração dos tributos federais.

Preenchimento mensal do Sintegra

Empresas que realizam operações interestaduais devem enviar mensalmente o Sintegra, assegurando a transparência nas transações e o controle fiscal interestadual.

Apresentação da EFD-Reinf

A EFD-Reinf complementa o eSocial com informações sobre retenções fiscais e contribuições previdenciárias, sendo essencial para a conformidade tributária.

Entrega da ECF (Escrituração Contábil Fiscal)

A ECF deve ser enviada até o último dia útil de julho do ano seguinte, consolidando todas as informações contábeis e fiscais da empresa para a Receita Federal.

Como consultar o CNPJ e manter a regularidade da empresa

Manter as obrigações fiscais em dia também envolve o acompanhamento constante do status do CNPJ. A Serasa disponibiliza uma função para o empreendedor consultar o CNPJ e verificar se há pendências fiscais ou restrições que possam comprometer as atividades do negócio.

Acompanhar a situação do CNPJ é essencial para prevenir fraudes e garantir que todas as declarações tenham sido entregues corretamente.

Certificado digital

O uso do certificado digital é indispensável para muitos regimes tributários. Ele permite a assinatura eletrônica de documentos, como declarações e guias de pagamento, com validade jurídica.

Entre as vantagens do certificado digital estão:

  • Redução de custos: dispensa a necessidade de autenticação em cartório.
  • Agilidade na emissão de documentos fiscais: facilita a emissão rápida de notas fiscais e outros documentos, garantindo que transações e operações sejam registradas sem atrasos.
  • Participação em leilões eletrônicos e acesso a sistemas da Receita Federal: permite o acesso a oportunidades exclusivas e assegura a conformidade fiscal por meio da integração direta com os sistemas governamentais.

Empresas enquadradas no Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real precisam utilizar o certificado digital para cumprir várias obrigações tributárias.

Ferramentas e sistemas que facilitam a rotina fiscal

Gerenciar todas as obrigações fiscais pode ser desafiador, mas ferramentas de gestão empresarial são ótimas aliadas. Softwares de Enterprise Resource Planning (ERP) integram dados financeiros e facilitam o cálculo de impostos e a emissão de notas fiscais. Entre as opções disponíveis estão:

  • Bling: versão gratuita para MEIs sem emissão de notas fiscais.
  • MarketUP: ideal para empresas do Simples Nacional, com funcionalidades completas e sem custo.
  • Dolibarr: inclui versão mobile e é voltado para empresas que precisam de mobilidade na gestão.

A importância de um contador especializado

Embora o MEI tenha a vantagem de não precisar contratar um contador, empresas enquadradas em outros regimes tributários devem contar com apoio especializado. Um contador garante que todas as obrigações fiscais do micro e pequeno empreendedor sejam cumpridas no prazo e ajuda a evitar multas por erros ou atrasos nas declarações.

Contadores também auxiliam na escolha do regime tributário mais vantajoso, otimizando a carga fiscal e garantindo a saúde financeira do negócio.

Leia também: O que faz parte da responsabilidade do contador?

Multas e penalidades por atrasos nas obrigações tributárias

Deixar de cumprir uma obrigação pode resultar em multas e juros. O valor das penalidades pode variar de acordo com o regime tributário e o tipo de documento em atraso. Além do impacto financeiro, a falta de regularidade pode levar à exclusão do regime Simples Nacional ou ao bloqueio do CNPJ.

Por isso, é essencial utilizar calendários fiscais e sistemas automatizados que alertam para os prazos das declarações e guias de pagamento.

Dicas para facilitar o cumprimento das obrigações tributárias

Cumprir as obrigações tributárias pode parecer uma tarefa complexa, mas com organização e o uso das ferramentas certas, esse processo se torna mais simples e eficiente. Manter uma rotina de acompanhamento é essencial para evitar atrasos e minimizar riscos de multas e sanções.

Adotar uma estratégia preventiva ajuda o empreendedor a focar no crescimento do negócio, sem deixar que as exigências fiscais se tornem um obstáculo.

  • Organize um calendário fiscal: mantenha todos os prazos visíveis e atualizados para evitar esquecimentos.
  • Use ferramentas digitais: sistemas como o eSocial e ERPs facilitam a gestão das obrigações.
  • Acompanhe o status do CNPJ regularmente para prevenir surpresas desagradáveis.
  • Conte com apoio profissional: um contador especializado é um investimento que evita prejuízos no longo prazo.

Manter todas as obrigações em dia é fundamental para o pequeno empreendedor garantir o sucesso e a sustentabilidade do seu negócio. Com planejamento e o uso de ferramentas adequadas, ele pode focar no crescimento da empresa e deixar as burocracias sob controle.

Pronto para otimizar a gestão do seu negócio? Fique atento às suas obrigações e conte com o Serasa Experian para monitorar o seu CNPJ e proteger sua empresa contra imprevistos fiscais!