Você é um novo Microempreendedor Individual (MEI) e ainda se sente perdido no mundo das notas fiscais? Não se preocupe, você não está sozinho! A emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) pode parecer um bicho de sete cabeças, mas com as informações certas, esse processo se torna muito mais simples do que você imagina.
Neste guia com passo a passo completo, vamos mostrar o passo a passo para emissão de NF-e para MEI em 2025. Preparamos um conteúdo repleto de informações valiosas, desde os cuidados essenciais na hora de emitir sua nota fiscal até as mudanças mais recentes nas regras para este ano.
Você vai descobrir quando é obrigatório emitir uma nota fiscal, quais são os limites de emissão, e como os tributos e alíquotas funcionam para o MEI. Além disso, vamos te guiar no preenchimento e emissão da sua NF-e, para que você faça tudo certinho. Com as informações que você vai aprender aqui, emitir NF-e será tão simples quanto atender um cliente. Vamos nessa?
Como funciona a nota fiscal para MEI?
O MEI não tem a obrigação de realizar a emissão de nota fiscal para pessoas físicas de sua localidade, apenas em casos mais específicos, como órgãos públicos e determinadas empresas.
Cabe ao empresário fazer a emissão de um documento fiscal para garantir que aquela pessoa realmente comprou um bem de valor, principalmente para verificar a garantia dos produtos e a data de validade. Assim, além de ter esse comprovante, o processo do controle de faturamento da empresa se torna mais eficiente, seja apenas interno ou para ajudar na hora da declaração anual.
Quando o MEI é obrigado a emitir nota fiscal
O MEI é obrigado a emitir nota fiscal ao vender produtos ou prestar serviços para pessoas jurídicas (empresas), ao fornecer para órgãos públicos, e sempre que um cliente pessoa física solicitar. Para serviços, a emissão de NFS-e é obrigatória desde setembro de 2023.
Você sabia que as regras de emissão de nota fiscal para MEI podem variar dependendo do tipo de transação e do cliente? Pois é, e entender essas nuances é fundamental para manter seu negócio em dia com as obrigações fiscais. Vamos mergulhar um pouco mais nesse assunto?
Emissão de Nota fiscal para vendas ou prestação de serviços
Quando se trata de vender produtos ou prestar serviços para outras empresas, não tem jeito: a nota fiscal é obrigatória. Não importa se é uma multinacional ou a lojinha da esquina, se o seu cliente é pessoa jurídica, você precisa emitir o documento. E isso vale também para as vendas interestaduais, viu?
Agora, se você fechou um contrato com algum órgão público, fique ligado! A nota fiscal é item obrigatório nesse caso. Afinal, transparência é tudo quando se trata de negócios com o governo.
E os clientes pessoa física?
Bem, aqui a coisa muda um pouquinho. Você não é obrigado a emitir nota fiscal para eles, a menos que peçam. Mas, se o cliente solicitar, você deve fornecer o documento. É um direito garantido pelo Código de Defesa do Consumidor.
Falando em serviços, tem uma novidade que chegou para ficar: desde setembro de 2023, segundo Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) nº 169, de 27 de julho de 2022, todos os MEIs que prestam serviços precisam emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) no padrão nacional.
Entender essas regras pode parecer complicado no começo, mas com o tempo se torna parte da rotina do seu negócio. E aí, se sentindo mais preparado para lidar com as notas fiscais do seu MEI?
Limite de emissão de NF para o MEI
O limite de faturamento anual do MEI é um ponto crucial para manter-se nessa categoria. Em 2025, esse teto continua sendo R$ 81.000,00 por ano. Isso significa que, em média, você pode faturar até R$ 6.750,00 por mês.
Esse valor é uma média, o que significa que você pode ter meses mais movimentados, desde que no total do ano não ultrapasse o limite.
E se eu emitir notas fiscais que ultrapassem esse valor?
Ultrapassar o limite de faturamento pode resultar na perda da condição de MEI. Nesse caso, você seria obrigado a migrar para outra categoria empresarial, como Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP).
É importante ficar de olho nesse limite mês a mês. Se você perceber que está se aproximando do teto anual, é hora de planejar o futuro do seu negócio. Você pode optar por limitar suas vendas para manter-se como MEI ou se preparar para a transição para outra categoria empresarial. Você está acompanhando de perto o faturamento do seu MEI?
Mudanças para o MEI em 2025
Em 2025, os Microempreendedores Individuais (MEIs) enfrentarão algumas mudanças importantes. A principal novidade é o aumento na contribuição mensal, que acompanha o reajuste do salário mínimo. Prepare-se para uma pequena alteração no seu orçamento!
Para a maioria dos MEIs, a contribuição mensal subirá para R$ 75,90. Mas calma, vamos detalhar para você entender melhor:
- Se você trabalha com comércio ou indústria, terá um acréscimo de R$ 1 na sua contribuição.
- Prestadores de serviços, fiquem atentos: vocês pagarão R$ 5 a mais.
- E para os nossos amigos caminhoneiros MEIs, a contribuição será calculada com base em 12% do salário mínimo.
CRT "4 - Simples Nacional - Microempreendedor Individual
O CRT "4 - Simples Nacional - Microempreendedor Individual" é um código obrigatório que deve ser incluído nas notas fiscais emitidas por MEIs a partir de abril de 2025. Este código identifica o regime tributário do emissor como Microempreendedor Individual, garantindo o correto tratamento fiscal das operações. Sua inclusão é essencial para manter a conformidade com as regulamentações fiscais e evitar possíveis penalidades.
Essa mudança é importante na emissão de notas fiscais, você precisará incluir sempre um novo código nas suas NF-e e NFC-e: o CRT "4 - Simples Nacional". Parece complicado? Não se preocupe, é mais simples do que parece e vai ajudar a identificar melhor as operações dos MEIs.
MEI possui tributos ou alíquotas ao emitir uma NF-e?
Não! O MEI possui um sistema simplificado de tributação, onde os impostos são pagos de forma unificada através do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Em 2025, os valores foram atualizados devido ao reajuste do salário mínimo.
Composição do DAS MEI
O DAS MEI é composto por três tributos principais:
- INSS (Previdência Social): 5% do salário mínimo, que em 2025 corresponde a R$ 75,90.
- ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços): Acréscimo de R$ 1,00 para atividades de comércio e indústria.
- ISS (Imposto sobre Serviços): Acréscimo de R$ 5,00 para prestação de serviços.
Valores do DAS MEI em 2025
Dependendo da atividade exercida, o MEI pagará os seguintes valores mensais:
- Comércio ou indústria: R$ 76,90 (R$ 75,90 de INSS + R$ 1,00 de ICMS)
- Prestação de serviços: R$ 80,90 (R$ 75,90 de INSS + R$ 5,00 de ISS)
- Comércio e serviços: R$ 81,90 (R$ 75,90 de INSS + R$ 1,00 de ICMS + R$ 5,00 de ISS)
MEI Caminhoneiro
Para o MEI Caminhoneiro, os valores são diferenciados:
- Contribuição base: 12% do salário mínimo, totalizando R$ 182,16
- Acréscimos conforme o tipo de transporte, variando entre R$ 183,16 e R$ 188,16
Isenções e Simplificações
É importante ressaltar que o MEI é isento de diversos tributos federais, como Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, PIS, COFINS, IPI e CSLL. Essa simplificação tributária é uma das grandes vantagens desse regime.
Ao emitir uma nota fiscal, o MEI não paga nenhum imposto adicional. Os tributos já estão incluídos no DAS mensal. Isso significa que o valor total da nota fiscal é o valor a ser recebido pelo MEI, sem deduções.
O MEI deve pagar o DAS mensalmente, até o dia 20 do mês seguinte, independentemente de ter tido faturamento ou não. Esse pagamento em dia é essencial para manter os benefícios previdenciários e a regularidade do negócio.
Como emitir nota fiscal microempreendedor individual
Para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) como MEI, acesse o portal de serviços da sua prefeitura ou estado, preencha os dados do cliente e da venda, inclua os itens ou serviços prestados com seus respectivos valores, e finalize a emissão. O processo geralmente leva poucos minutos e pode ser feito online.
Vamos descomplicar esse processo passo a passo, para que você possa emitir suas notas com confiança e rapidez. Primeiro, você precisa ter acesso ao sistema de emissão de notas fiscais. Geralmente, isso é feito através do portal de serviços da sua prefeitura ou estado.
Se você ainda não tem cadastro, não se preocupe! O processo de registro é relativamente simples e pode ser feito online na maioria dos casos.
A seguir, vamos mostrar as etapas dentro do nosso sistema online para emissão de NF.
Agora, vamos ao passo a passo:
1) Acesse o sistema: Entre no Portal de Gestão NF-s - Contribuinte para com seu login e senha.
2) Inicie uma nova nota: Procure por opções como "Emitir Nova NF-e" ou "Nova Nota Fiscal".
3) Preencha os dados do prestador (Seus dados) e a data de competência
4) Preencha os dados do cliente: Aqui você vai informar o nome (ou razão social), CPF (ou CNPJ), endereço e outros detalhes do seu cliente.
5) Descreva o produto ou serviço: Detalhe o que você está vendendo ou o serviço que prestou. Seja claro e específico.
Verifique os impostos: Como MEI, seus impostos já estão incluídos no DAS mensal, mas é importante conferir se o sistema está aplicando corretamente essa informação.
7) Revise tudo: Antes de finalizar, dê uma boa olhada em todos os dados para garantir que estão corretos.
8) Emita a nota: Clique em "Emitir" ou "Finalizar" e pronto! Sua nota fiscal está gerada e pode ser baixada ou visualizada!
Uma dica valiosa: mantenha um arquivo organizado com todas as notas fiscais que você emitir. Isso vai facilitar muito na hora de fazer sua declaração de imposto de renda anual e manter seu negócio em dia com as obrigações fiscais.
Quais cuidados tomar ao emitir nota fiscal como MEI?
A emissão de nota fiscal como MEI requer atenção em vários detalhes, principalmente no momento de incluir informações relacionadas ao serviço prestado ou à mercadoria vendida. Descrição, valor e data do serviço prestado são dados importantes e devem ser lançados corretamente, pois erros podem afetar a operação do MEI. Por isso, é imprescindível que o contrato de prestação de serviço ou acordo com o contratante seja seguido rigorosamente.
No caso da venda de mercadorias, além de garantir que a descrição do produto esteja correta, preencher com precisão os dados fiscais, como o NCM, CFOP e CSOSN, também é fundamental. Colocar informações incorretas nesses campos pode gerar cobranças tributárias adicionais pela Sefaz do estado ao empreendedor, que serão regularizadas apenas após a correção da nota e a explicação junto à Receita Federal.
Dessa forma, caso você queira evitar complicações e garantir o cumprimento das obrigações tributárias de maneira correta, preste atenção aos detalhes fiscais e contratuais.
É possível cancelar uma nota fiscal que já foi emitida?
Sim, é possível cancelar tanto a nota fiscal de serviço quanto a de mercadoria. Porém, para que o cancelamento ocorra adequadamente, é preciso verificar a legislação vigente do município onde o serviço foi prestado e o prazo estabelecido pelo estado para o comércio de mercadorias.
Cada cidade determina um prazo específico para o cancelamento da nota fiscal. Após esse período, o cancelamento não será permitido. Portanto, é importante estar atento às regras e prazos locais para evitar problemas no processo de regularização.
Pode-se alterar os dados de uma nota fiscal emitida?
A alteração de dados em uma nota fiscal já emitida vai depender do tipo. No caso das notas fiscais de serviço, não é possível fazer alterações após a emissão. A única alternativa é cancelá-la e emitir uma nova com as correções necessárias. Por isso, sempre cheque o prazo determinado pela legislação municipal para o cancelamento.
Por outro lado, para as notas fiscais de mercadorias, algumas modificações podem ser feitas sem necessidade de cancelamento, desde que não envolvam alterações no valor da operação, nas datas de emissão, na saída da mercadoria ou nos dados cadastrais de remetente e destinatário.
Códigos fiscais, nome da mercadoria e observações podem ser corrigidos por meio de uma carta de correção eletrônica. Quando os dados não podem ser ajustados por esse recurso e ainda está dentro do prazo, é possível cancelar a nota fiscal eletrônica e gerar uma nova com as informações atualizadas.
Tipos de nota fiscal que o MEI pode emitir
Agora que você já entendeu como funciona a emissão, é necessário saber qual tipo de nota fiscal você deve utilizar no seu ramo. Entenda como elas se dividem:
1. Nota Fiscal Avulsa (NFA)
Esse modelo de nota é feito para emissão individual, sendo a mais usada pelos MEIs, principalmente para aqueles que não realizam muitas transações comerciais.
2. Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)
Esse é o mesmo modelo que o anterior, a única diferença é que, dependendo do Estado, pode ser feita e emitida digitalmente.
3. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
O modelo de NF-e é um documento com validade jurídica e sua emissão serve para registrar a venda de produtos, além de já ter a cobrança de Imposto de Mercadorias e Serviços, o ICMS. Entretanto, o MEI que optar por esse modelo terá que cumprir os mesmos requisitos que outras empresas que não são MEIs.
4. Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
O modelo de NFS-e serve para confirmar que a empresa realizou um serviço para o cliente. Para essa modalidade de nota, o empresário deve prestar contas e fazer a emissão por meio da prefeitura de seu município.
Caso prefira, a opção de emitir nota fiscal por meio do portal do Simples Nacional foi disponibilizada, basta preencher algumas informações: o CNPJ ou CPF do tomador de serviço, o valor da nota e a descrição do que foi prestado. Além disso, essas emissões são opcionais para pessoas físicas e obrigatórias para outras empresas.
5. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Esse modelo de nota é usado no varejo para registrar venda direta ao cliente final. A NFC-e foi criada para substituir a Nota Fiscal Avulsa e o cupom fiscal, pois ela torna o processo mais padronizado, além de garantir que as empresas utilizem menos papel.
6. Nota Fiscal de Importação
Por último, temos a nota fiscal de importação. Essa nota, como o nome diz, é usada apenas para importação. A única diferença é que essa nota é emitida pela pessoa que comprou a mercadoria, não por quem vendeu.
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