Um sistema emissor de nota fiscal é um software, um site ou um aplicativo que tem a função de realizar a emissão de diferentes tipos de comprovantes fiscais, como a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) e a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Ele é extremamente importante porque permite que os documentos sejam feitos de forma eficiente e correta perante a Lei Brasileira, evitando complicações com a Receita Federal, como o recebimento de multas.
Além disso, o sistema realiza o envio automático tanto das notas para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado em que a nota foi emitida, quanto do retorno da liberação das notas feito pela Sefaz, tornando o processo mais eficaz. O sistema também colabora para a padronização das documentações e para o armazenamento dos arquivos de forma ordenada, permitindo conferências mais rápidas e fáceis das notas, que devem ficar em posse dos comerciantes por um período mínimo de cinco anos.
Quer aprender como escolher o sistema emissor de nota fiscal ideal para sua empresa? Então, continue a leitura!
Quais são os principais tipos de sistemas emissores de nota fiscal?
Hoje em dia, há diferentes tipos de sistemas que realizam a emissão de notas fiscais disponíveis, sendo que alguns são gratuitos e outros são pagos. Os gratuitos costumam oferecer apenas as funções mais básicas para a emissão de notas e podem ter limitações na quantidade de documentos elaborados por dia. Já os pagos costumam oferecer melhores times de suporte, maior automação dos processos e a possibilidade de gerar quantas notas forem necessárias em um dia.
Como escolher o sistema emissor de nota fiscal certo? 5 dicas
Como explicamos, atualmente, existem diferentes tipos de sistemas que podem emitir notas fiscais de serviços e de produtos, deixando muitas pessoas em dúvida na hora de decidir qual é o melhor para sua empresa. Por isso, preparamos uma lista com algumas dicas para levar em consideração quando for escolher um sistema emissor de nota fiscal. Confira:
- Identifique as necessidades da sua empresa
A primeira etapa para decidir o melhor sistema para a empresa é identificar e listar todas as necessidades da organização no quesito emissão de notas fiscais. Um dos fatores a serem analisados são os casos de uso, como os tipos de transações realizadas, se são oferecidos produtos ou serviços, se as vendas ocorrem em estados diferentes, entre outros.
Avalie também o volume de notas emitidas por dia a fim de entender se ele ultrapassa os limites oferecidos pelas ferramentas gratuitas, tornando necessária a compra de pacotes pagos.
- Considere os recursos oferecidos por cada sistema
Em seguida, pesquise quais são os recursos oferecidos pelos sistemas que você está considerando contratar. Assim, será possível analisar se um emissor atende a tudo aquilo de que você precisa e garantir que não será necessário realizar uma troca logo após a contratação do software, aplicativo ou uso do site.
O sistema deverá incluir recursos como compatibilidade com o portal da Receita Federal, geração automática de relatórios fiscais (para garantir a efetividade), segurança de dados (para proteger você e seus clientes) e suporte técnico, para que consertos e atualizações de acordo com mudanças na legislação sejam realizados sempre que for preciso.
Além disso, há ferramentas que oferecem a possibilidade de preenchimento automático de códigos de acordo com os produtos que estão sendo comercializados, facilitando consideravelmente o processo de emissão das notas e colaborando para a prevenção de erros.
- Analise a possibilidade de integração com outros sistemas
Outro ponto que deve ser levado em consideração na hora de escolher um sistema emissor de nota fiscal é a possibilidade que ele oferece de integração com outros sistemas e dispositivos. A principal integração a ser conferida é a com o sistema da Receita Federal, pois ela permite que as notas sejam validadas.
O sistema pode oferecer ainda a possibilidade de conexão com ferramentas de gestão empresarial, como ERP, controle de estoque e sistemas financeiros, o que pode ser muito vantajoso para evitar erros nas notas e otimizar processos internos.
- Avalie se o sistema disponibiliza as notas de forma clara
Você também deverá avaliar se o sistema disponibiliza de modo fácil as notas para que você confira ou envie-as ao seu contador de confiança para a realização de análises. Além disso, é essencial que os clientes recebam as notas, que podem ser enviadas automaticamente pelo sistema emissor via e-mail.
- Teste o sistema emissor de nota fiscal antes de contratar
Por fim, é importante que você realize um teste do emissor antes de contratá-lo. É comum que os sistemas ofereçam um período de teste gratuito para que você possa analisar se a compra faz sentido para a sua empresa. Por isso, sugerimos que aproveite esse tempo para entender se o sistema supre todas as necessidades de sua organização e se ele é fácil de usar.
Caso o sistema atenda às necessidades, mas apresente desafios de uso, você poderá, por exemplo, questionar o fornecedor se são oferecidos treinamentos. Por outro lado, caso ele seja insuficiente para a organização, você poderá continuar procurando e só investir no sistema emissor de nota fiscal que realmente funcionar para a empresa.
Escolher o sistema emissor de nota fiscal ideal é essencial para que o seu negócio consiga emitir notas fiscais de forma simples e eficiente, a fim de evitar complicações com a Receita Federal. Gostou de aprender mais sobre esse tema? Então, que tal aprender mais?Até breve!
