Cuidar do cadastro de fornecedores da empresa permite facilitar a gestão e melhorar as estratégias logísticas. Afinal, com todos os dados registrados, é possível ter uma melhor visualização do contexto, observar oportunidades e comparar o custo-benefício de diferentes opções.

Vale destacar também que centralizar as informações úteis para a gestão de empresas em um só lugar é um dos passos principais para quem busca uma boa organização da rotina. Desse modo, ainda que haja rotatividade de profissionais, a produtividade e a qualidade dos trabalhos internos não são afetadas.

Neste artigo, saiba o que é o cadastro de fornecedores e quais são os procedimentos indispensáveis para garantir que esse trabalho seja um sucesso em seu negócio!

O que é cadastro de fornecedores?

O cadastro de fornecedores é um espaço em que são registradas as informações gerais sobre as empresas parceiras do seu negócio. Todos os envolvidos na cadeia de suprimentos empresarial podem ser descritos, detalhadamente, a fim de centralizar, em um só lugar, conteúdos como preços, pedidos, contatos e demais dados necessários para a gestão logística.

É possível observar o cadastro de fornecedores como uma estratégia para aprimorar o controle e o acompanhamento das relações com os parceiros da empresa. Desse modo, tem como avaliar as parcerias e fazer uma gestão baseada em dados.

Sem mencionar que esse processo permite o fácil acesso a informações necessárias para diversos setores de um negócio, como o de vendas, finanças, estoque e logística. Essa é uma vantagem, principalmente, quando o assunto é o cadastro de fornecedores em grandes empresas. Dessa forma, ter um registro organizado só tende a melhorar a integração e a comunicação entre as equipes.

Consequentemente, com um trabalho interno coordenado, é possível desfrutar de mais oportunidades de crescimento e produtividade. Em outras palavras, o cadastro de fornecedores é um processo simples, mas que pode otimizar toda a atuação da empresa.

Qual a importância do cadastro de fornecedores?

Para começar, registrar as relações com os fornecedores permite ter mais transparência nas negociações. Esse é um fator importante para a apresentação de relatórios para sócios, investidores e demais colaboradores de uma empresa.

Outro fator relevante no cadastro de fornecedores é a capacidade de organizar os dados. Dessa maneira, os profissionais podem encontrar informações úteis de forma prática e ágil, facilitando todas as tarefas da rotina organizacional, principalmente relacionadas às compras e à gestão da cadeia de suprimentos.

Até mesmo a pesquisa de mercado é melhorada com dados relevantes devidamente registrados. O cadastro permite uma fácil visualização de informações que servem para fazer comparações entre os parceiros e identificar as melhores oportunidades para o negócio.

Quais são as vantagens do cadastro de fornecedores?

Para compreender melhor a importância de ter um bom planejamento e execução do cadastro dos fornecedores de uma empresa, confira as vantagens de aplicar bons métodos nesse processo!

Organização dos dados

Quanto mais organizados forem os dados de um negócio, independentemente do setor, mais prática será a rotina. Isso vale tanto para os profissionais que já atuam na organização quanto para a adaptação dos próximos colaboradores, que se juntarão à empresa no futuro.

Como visto, a relação com os fornecedores diz respeito a diferentes segmentos da empresa. Sendo assim, diversas pessoas podem precisar desses dados para realizar o trabalho interno. Dessa forma, com um cadastro adequado, é possível facilitar a organização e mantê-la ao longo da rotina.

Redução de erros

Ter processos organizados dentro da empresa também é uma grande vantagem para reduzir erros, diminuir riscos operacionais e evitar atrasos, principalmente nos pagamentos dos fornecedores. O registro das informações referentes aos parceiros favorece a consulta das informações corretas, prevenindo confusões e a perda de dados necessários.

Melhorias no planejamento do orçamento

Com o cadastro de fornecedores, é possível fazer uma análise do ponto de vista financeiro. Dessa maneira, há como aprimorar também o planejamento das finanças, principalmente nas compras, a fim de buscar um bom custo-benefício nas parcerias.

Otimização dos processos internos

O tempo gasto para a consulta e até mesmo o registro de novos fornecedores pode ser consideravelmente reduzido se forem criados padrões de cadastro. Com isso, a rotina dos profissionais é otimizada e, consequentemente, os serviços prestados na empresa.

Identificação de oportunidades comerciais

Como visto, centralizar as informações ajuda a gerar relatórios fiéis e com uma boa visualização do contexto da empresa. Todos esses dados podem ser úteis para a gestão, especialmente na tomada de decisões, após a avaliação dos fornecedores.

Com o cadastro de diferentes fatores relacionados aos fornecedores, os gestores podem visualizar melhores oportunidades comerciais e garantir que a empresa faça boas escolhas de parcerias, a fim de alinhá-las com os objetivos de negócios. Ou seja, o cadastro também pode auxiliar na escalabilidade organizacional.

Segurança de dados

O cadastro também favorece a proteção dos dados que circulam pela empresa. Quando o registro é concentrado em apenas um ambiente, principalmente virtual, é possível estabelecer protocolos que favoreçam a segurança da informação, prevenindo o acesso de pessoas não autorizadas.

Vale a pena destacar que esse cuidado é ainda mais importante desde que a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) entrou em vigor. Desse modo, cuidar da segurança das informações é fundamental para cumprir o que diz a legislação.

Como fazer o controle de fornecedores?

Para que todo o processo de controle de fornecedores seja bem-sucedido, é importante planejar a realização e a aplicação dessa estratégia na empresa. Para inspirar você a implementar essa ideia em seu negócio, fique por dentro de algumas dicas úteis!

Defina os dados essenciais

Para começar um registro, é necessário saber quais são as informações requisitadas. Criar um formulário de cadastro de fornecedores pode ser um excelente começo para facilitar a inserção dos dados. Entre as informações básicas que não podem faltar em um cadastro de fornecedores é possível citar:

  • nome fantasia;
  • razão social;
  • CNPJ/ CPF;
  • inscrição estadual;
  • inscrição municipal;
  • endereço;
  • tipo de produto ou serviço;
  • meio de contato;
  • representante;
  • dados para nota fiscal;
  • entre outros.

Vale lembrar que, no cadastro de fornecedores para grandes empresas, novos dados podem ser necessários, a depender da demanda dos outros setores, para complementar o trabalho e integrar essas informações com todos os segmentos da organização.

Estabeleça as informações adicionais

Não são apenas os dados básicos que são úteis para a gestão de fornecedores em uma empresa. Ter acesso a informações adicionais pode facilitar o trabalho de diversos profissionais e ajudar na análise das parcerias.

Essas informações adicionais podem ser comentários ou descrições mais detalhadas, para ajudar na gestão do departamento de compras, das finanças ou da cadeia de suprimentos, por exemplo. Conta bancária, tipo de cotação, dados de negociações anteriores, condições de pagamento, entre outras utilidades, podem ser inseridas no cadastro.

Organize os dados

Um fator indispensável durante o cadastro é a organização. Como visto, ter o registro dos fornecedores ajuda a manter os processos da empresa mais organizados, mas isso só acontece quando a estrutura cadastral também é bem-estabelecida.

Sendo assim, não deixe de lado a padronização do cadastro e a organização em pastas etiquetadas, principalmente no ambiente virtual. Esse é um cuidado que vai garantir que os dados estejam mais protegidos e sejam facilmente encontrados.

Classifique os fornecedores

Preencher informações relacionadas ao tipo de produto e serviço realizado por cada fornecedor faz parte das primeiras etapas do cadastro. Com esses dados, é possível classificar os fornecedores de acordo com a categoria em que atuam.

Organizar os fornecedores por tipo de demanda vai ajudar na filtragem, o que é uma vantagem para os negócios que têm um grande número de parceiros. Com isso, é possível também selecionar os favoritos e usar esse recurso para facilitar as pesquisas.

Tenha uma aba para salvar os contatos

A todo momento é necessário estar em contato com os fornecedores. Desse modo, ter fácil acesso ao e-mail, número de telefone e nome do representante vai agilizar todo esse processo.

Assim, durante o cadastro, vale a pena reservar uma aba apenas para os contatos. Além disso, é fundamental mantê-la atualizada conforme ocorrerem mudanças. Anotar também o meio de contato mais interessante para cada parceiro é uma boa ideia. Com isso, é possível manter boas relações com os fornecedores.

Crie um histórico de preços

Outra ideia é registrar os preços dos pedidos para monitorar os fornecedores, principalmente ao acompanhar as mudanças nos valores cobrados, seja pelos materiais ou mercadorias, seja nos fretes. Fazer uma análise qualitativa desse histórico também vai ajudar a ter dados suficientes para melhorar as negociações futuras.

Faça um planejamento de atualização e acompanhamento do cadastro

Definir um protocolo com o período ideal para revisar as informações e atualizar os dados, diante de mudanças, é mais um passo para o acompanhamento do cadastro. Uma dica é criar um guia de cadastro de fornecedores para os profissionais da sua empresa. Assim, sempre que surgir uma dúvida, os colaboradores sabem onde consultar.

Use a tecnologia a seu favor

O processo de cadastro e acesso ao registro dos fornecedores pode ser consideravelmente otimizado com o uso de recursos tecnológicos. Desde planilhas de gestão disponibilizadas gratuitamente na internet até softwares especializados e personalizados para a empresa podem ajudar nesse trabalho.

Aproveitar as vantagens que o desenvolvimento tecnológico trouxe para os negócios só vai favorecer o cadastro e aumentar a segurança dos dados relacionados aos fornecedores. Além disso, diversas tarefas repetitivas podem ser automatizadas, a fim de otimizar as atividades de registro.

Como visto, o cadastro de fornecedores é um processo valioso para a empresa e pode contribuir positivamente para a gestão. Por isso, é interessante definir as etapas desse processo e aderi-lo à rotina organizacional para ter mais praticidade e oportunidades nas parcerias.

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