Modelos de nota fiscal: confira como fazer e baixe grátis!

A emissão de notas fiscais é uma obrigação para a maioria das empresas brasileiras. Essa prática formaliza as transações, contribui com a transparência do negócio e assegura conformidade com a legislação tributária. No entanto, a variedade de modelos e exigências pode gerar dúvidas, principalmente entre microempreendedores individuais (MEIs) e pequenas empresas que estão estruturando a operação.

Ter um modelo de nota fiscal bem estruturado facilita esse processo, evita erros e ajuda a manter a conformidade com a legislação. Para isso, é importante conhecer os diferentes tipos de nota fiscal, saber quando e como utilizar cada um deles e entender as particularidades do preenchimento de dados fiscais, sejam eles referentes a produtos ou serviços.

Você sente dúvida ao gerar nota fiscal? Neste conteúdo, você encontra as informações mais relevantes sobre os tipos de nota fiscal no Brasil, as diferenças entre elas, como preencher corretamente cada modelo e ainda pode baixar um modelo de nota fiscal simples para aplicar na rotina do seu negócio. Boa leitura!

Modelos de nota fiscal: entenda os tipos e finalidades

A escolha do tipo de nota fiscal depende da atividade econômica da empresa, da operação realizada e da exigência legal para cada transação. A seguir, detalhamos 16 dos principais tipos de nota fiscal em uso e a opção de cada modelo de nota fiscal para baixar!

1. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias)

A NF-e registra operações de circulação de mercadorias e produtos sujeitos à tributação de ICMS e IPI. O modelo eletrônico substitui a antiga nota fiscal modelo 1 ou 1-A em papel.

O preenchimento exige informações como CNPJ do emitente, destinatário, descrição dos produtos, quantidade, valores unitários e totais, dados fiscais (alíquota de ICMS, CFOP, CST/CSOSN e NCM). O código CNAE também deve ser compatível com a operação registrada. Para empresas optantes pelo Simples Nacional, é necessário observar os limites de alíquota e a correta escrituração do documento.

A NF-e se aplica exclusivamente à venda de mercadorias. Quando a operação envolve prestação de serviços, a adequada é a NFS-e. Confira nosso modelo de NF-e.

2. CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico

O CT-e documenta a prestação de serviços de transporte de cargas, seja rodoviário, ferroviário, aéreo ou aquaviário. É obrigatório para transportadoras e substitui modelos antigos como o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTR).

Para preencher um CT-e, é necessário incluir informações do remetente, destinatário, transportador, percurso, valores da carga, ICMS devido, CFOP e código de enquadramento do serviço. A transportadora deve estar registrada na ANTT, e o CNAE precisa estar vinculado a atividades de transporte.

3. NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços)

A NFS-e é emitida por prestadores de serviço, sendo regulamentada pelas prefeituras. Cada município define regras específicas de layout e exigências.

O documento precisa incluir CNPJ do prestador e do tomador do serviço, descrição detalhada do serviço prestado, valor cobrado, alíquota do ISS (Imposto Sobre Serviços), código do serviço conforme tabela do município e CNAE. O preenchimento deve estar alinhado ao código tributário da cidade.

4. NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)

A NFC-e substitui o cupom fiscal emitido em vendas ao consumidor final, principalmente no varejo. Permite emissão digital em tempo real, sem necessidade de impressora fiscal.

O preenchimento desse modelo de nota fiscal envolve dados do vendedor, identificação opcional do consumidor, descrição dos produtos, valores totais, CFOP, NCM, alíquotas de ICMS e CSOSN. Apesar da dispensa de identificação do comprador, o CPF pode ser solicitado para facilitar trocas ou registro de garantias.

5. Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)

O CF-e é similar à NFC-e, mas utilizado com equipamentos como o SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos), exigido por alguns estados como São Paulo.

Esse modelo exige informações semelhantes à NFC-e, o preenchimento ocorre por meio do sistema integrado ao SAT. Os dados incluem produtos, quantidades, valores e tributos incidentes. Não exige preenchimento manual, mas depende de configuração técnica correta no sistema emissor.

6. Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e)

O MF-e é um modelo de documento fiscal vinculado a dispositivos emissores homologados pela Sefaz estadual. Funciona em conjunto com soluções como o SAT e CF-e, ainda, é exigido em estados como Ceará e Maranhão.

A configuração é feita via software homologado, e o preenchimento se dá por automação. O contribuinte deve manter as atualizações e conexões com a Sefaz em dia para funcionamento adequado.

7. MDF-e – Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos

O MDF-e consolida informações sobre transporte de mercadorias em trânsito. É obrigatório para empresas que realizam transporte próprio ou contratam transporte para mercadorias acompanhadas de NF-e ou CT-e.

O preenchimento deve conter dados da transportadora, do veículo, do motorista, do local de saída e destino, das placas, dos CT-es ou NF-es embarcadas, dos valores e dos dados fiscais. O campo de CFOP e o código do modal de transporte devem refletir com exatidão a operação.

8. Nota Fiscal Avulsa (NFAe)

A NFAe é usada por empresas sem sistema próprio de emissão, sendo fornecida por órgãos fazendários estaduais ou municipais, mediante autorização prévia.

Nesse modelo de nota fiscal, o preenchimento é feito diretamente no site da Sefaz ou prefeitura, com campos semelhantes à NF-e ou NFS-e, dependendo do tipo de operação. Requer login com certificado digital ou acesso autorizado para MEIs.

9. Nota Fiscal Complementar

A Nota Fiscal Complementar é emitida para corrigir valores ou quantidades insuficientes em notas anteriores. Não substitui, mas complementa a nota original.

Para preencher esse modelo de nota fiscal, deve-se indicar o número da nota anterior, descrever os valores adicionais e tributos incidentes. Os campos CFOP e CST/CSOSN devem refletir a natureza da complementação. A finalidade da nota deve ser adicionar informações.

10. Nota Fiscal Denegada

É uma nota fiscal cuja autorização de uso foi negada pela Sefaz por irregularidade do emissor ou destinatário, como inscrição estadual suspensa, mas não tem validade jurídica.

Esse modelo de nota fiscal não deve ser emitido nem enviado ao cliente. O sistema registra o status de "denegada" automaticamente, e o contribuinte deve regularizar a situação para poder emitir novos documentos.

11. Nota Fiscal Rejeitada

A rejeição ocorre quando há erros no preenchimento, como campos inválidos ou falta de dados obrigatórios. Nesse caso, o sistema retorna o motivo da rejeição. Após correção, a nota pode ser reenviada. Os erros mais comuns envolvem CFOP incompatível, CST inválido ou NCM inexistente.

12. Nota Fiscal de Exportação

Usada para operações com o exterior, a NF-e de exportação deve observar regras específicas da Receita Federal e da Sefaz estadual.

Inclui dados detalhados do exportador, importador estrangeiro, código do país, moeda, Incoterm, CFOP de exportação e detalhamento do produto. É obrigatório informar o NCM e descrever o enquadramento legal da operação.

13. Nota Fiscal de Importação

Essa nota é obrigatória quando uma empresa brasileira adquire produtos no exterior. Ela serve para registrar a entrada da mercadoria no país e documentar os tributos incidentes, como ICMS, IPI, PIS e COFINS. É exigida durante o processo de desembaraço aduaneiro e deve conter todas as informações da Declaração de Importação (DI).

Empresas que importam diretamente — prática cada vez mais comum com o avanço do e-commerce — devem se atentar à correta emissão dessa nota, pois erros podem gerar multas ou bloqueios na alfândega.

14. Nota Fiscal de Remessa

Esse modelo cobre movimentações sem transferência de propriedade, como envio de produtos para conserto, mostruário ou doações.

O CFOP deve indicar a natureza da remessa (ex: 5101, venda de produtos). Os campos de valor e quantidade devem refletir a operação, e é necessário observar se há incidência de tributos.

15. Nota Fiscal de Devolução

Esse modelo de nota fiscal é usado para formalizar o retorno de produtos ao fornecedor, seja por defeito, erro na entrega, desistência da compra ou qualquer outro motivo que invalide a operação original. Pode ser de venda ou de compra, e deve conter os dados da nota fiscal que está sendo anulada, como número, série e valor.

Permite estornar os impostos recolhidos na nota original e manter a escrituração correta. Seu uso é comum em comércios varejistas e no e-commerce, principalmente em trocas e cancelamentos.

16. Nota Fiscal de Ajuste

A Nota Fiscal de Ajuste é um tipo especial que não envolve movimentação física de mercadorias, sendo emitida apenas para fins fiscais ou contábeis. Ela é usada, por exemplo, para regularizar créditos tributários, fazer estornos de ICMS indevidos, ajustar a base de cálculo ou corrigir erros em notas anteriores que não afetam o valor total da operação.

Empresas optantes pelo regime normal de tributação ou que vendem para fora do estado usam esse tipo de nota com mais frequência, mas PMEs do Simples Nacional também podem precisar dela em casos específicos.

Sistemas e obrigatoriedades ao emitir uma nota fiscal

Empresas devem utilizar sistemas autorizados e softwares homologados pela Sefaz de seu estado. A emissão depende de certificado digital, inscrição estadual e credenciamento para emissão da NF-e ou NFS-e. O sistema gera arquivos XML, que devem ser armazenados por cinco anos.

Por outro lado, os MEIs podem utilizar portais municipais para emitir NFS-e ou sistemas estaduais para NFAe. Algumas prefeituras oferecem plataformas gratuitas. É preciso verificar o código de serviço, a incidência do ISS e manter os documentos salvos.

Validação automática e arquivos XML

Após a emissão, os sistemas realizam validações em tempo real com a Sefaz. Quando autorizada, a nota é registrada com protocolo. O XML e o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) devem ser compartilhados com o destinatário e armazenados.

Baixe um modelo de nota fiscal simples e saiba como preencher

Além dos modelos de cada tipo de nota fiscal, trouxemos também um modelo de nota fiscal simples que pode ajudar empresas que ainda não possuem sistema automatizado. A seguir, disponibilizamos um exemplo, com campos básicos para operações com produto e serviço.

Para utilizá-lo corretamente, é necessário preencher todos os dados exigidos pela legislação, observando a atividade da empresa, alíquotas e enquadramento tributário.

O uso desse modelo deve ser acompanhado de verificação da obrigatoriedade de emissão eletrônica, conforme o estado ou município da empresa. Em alguns casos, como para MEIs, a nota simples pode ser aceita pelas prefeituras.

Entender os diferentes tipos de nota fiscal, como preencher corretamente e quais documentos utilizar é parte importante da organização de pequenas e médias empresas. A nota fiscal não representa apenas um dever fiscal, mas também uma ferramenta para gestão financeira, controle de estoque, comprovação de receitas e prevenção de riscos com o Fisco.

Compreender a função de cada modelo e aplicar corretamente os dados fiscais permite mais segurança para o negócio, além de formalizar as relações com fornecedores e clientes. Entenda também a diferença entre nota fiscal e cupom fiscal aqui no blog, dois documentos com funções distintas, mas que costumam gerar confusão no dia a dia das empresas. Até lá!