Precisando de um modelo de recibo de prestação de serviço? Confira!

Emitir recibos corretamente pode parecer apenas uma burocracia na rotina de quem empreende, mas não se engane, empreendedor: esse pequeno documento faz toda a diferença quando o assunto é manter a organização do negócio, evitar problemas com clientes e até proteger juridicamente quem tem contrato de prestação de serviços!

Imagine a seguinte situação: você oferece um serviço, efetua o valor combinado, porém dias depois o profissional volta alegando que não foi pago ou que o valor foi diferente. Se não houver nenhuma comprovação formal desse pagamento, sua palavra será sua única defesa. Logo, o recibo faz toda a diferença — ele comprova a transação, formaliza o acordo e pode até ser usado como prova documental em disputas legais.

Neste conteúdo da Serasa Experian, vamos apresentar um modelo de recibo de prestação de serviço e explicar como criar, preencher e usar esse documento com segurança, quais são os modelos disponíveis, a diferença entre recibo e nota fiscal, e um modelo de recibo para você baixar e editar como quiser! Entenda abaixo:

Qual é a diferença entre recibo e nota fiscal?

Embora muitas pessoas confundam, recibo e nota fiscal têm funções diferentes. A nota fiscal é um documento fiscal obrigatório para empresas formalizadas que exercem atividades comerciais ou prestam serviços de forma regular. Ou seja, ela serve para fins tributários e deve ser emitida por quem possui CNPJ com inscrição municipal ou estadual, dependendo do tipo de atividade.

Já o recibo é um documento que comprova o pagamento de um serviço ou produto e é usado em situações em que não há obrigatoriedade de emissão de nota fiscal — como no caso do trabalho autônomo ou de prestadores de serviço sem empresa aberta. O recibo não substitui a nota fiscal em termos legais para fins de tributação, porém comprova que houve a prestação e o pagamento.

Qual modelo é o mais correto para recibo?

O modelo mais correto para um recibo depende da forma como você organiza seu negócio e da frequência com que realiza esse tipo de transação! O importante é que o modelo tenha todos os dados que comprovem o serviço prestado e o pagamento recebido. Confira:

1. Recibo pronto

Se você busca praticidade, existem modelos prontos disponíveis em papelarias físicas e online. Esses modelos já vêm com os campos básicos estruturados, como nome do prestador, valor, descrição do serviço e espaço para assinatura. Basta preencher os dados e entregar ao cliente. Utilize uma ferramenta para gerar um recibo online de forma fácil para o seu negócio. Clique para Acessar ferramenta.

2. Recibo próprio

Por outro lado, se você prefere um formato mais personalizado, criar seu próprio recibo pode ser a melhor alternativa. O mais adequado é elaborar um modelo padrão no Word ou Google Docs, salvar no seu drive e, sempre que precisar, fazer uma cópia nomeada para o cliente em questão.

Lembre-se de que, mesmo que você opte por um modelo próprio, ele só terá valor se for preenchido com todas as informações corretamente e assinado pelo contratante do serviço: é esse cuidado que transforma esse documento em uma ferramenta válida para formalizar o pagamento.

Como criar e preencher um recibo de prestação de serviço

Para criar um recibo de prestação de serviço, não é necessário um sistema complexo ou software específico (ERP): você pode fazer isso com ferramentas simples, como editores de texto ou até planilhas. O mais importante é seguir uma estrutura coerente, com todos os dados necessários para que o documento seja entendido por qualquer pessoa — inclusive autoridades, em caso de necessidade.

O recibo deve conter:

·       Título "Recibo" e número de identificação;

·       Nome completo ou razão social de quem pagou pelo serviço;

·       Valor exato recebido, preferencialmente por extenso e em números;

·       Descrição clara do serviço prestado (com datas, períodos, localização ou detalhes técnicos, se necessário);

·       Data e local da transação;

·       Assinatura de quem recebeu o valor (prestador do serviço);

·       Dados do prestador, como nome completo, CPF ou CNPJ, endereço e contato.

Recibo de Pagamento Autônomo (RPA)

O RPA é uma modalidade de recibo específica para profissionais autônomos — ou seja, pessoas que prestam serviços sem vínculo empregatício e sem CNPJ. Sempre que uma empresa contrata um serviço pontual de alguém nessa situação, deve emitir um RPA para formalizar o pagamento e recolher os devidos tributos.

O RPA substitui a nota fiscal quando o prestador não emite esse tipo de documento e a empresa contratante assume a responsabilidade pela emissão do recibo e pelo recolhimento dos impostos obrigatórios — como INSS, IRRF e ISS — ao descontar esses valores do pagamento bruto do profissional.

Esse tipo de recibo é muito usado por freelancers, professores, consultores, entre outros profissionais que prestam serviços de forma eventual. No entanto, é importante salientar que o RPA só deve ser usado para trabalhos esporádicos. Se houver habitualidade ou subordinação, a relação pode ser considerada empregatícia.

Qual é a importância do recibo de pagamento?

Você, empreendedor, pode achar que o recibo é simples papel, porém ele tem um peso enorme dentro da rotina de quem empreende. Emitir um recibo de pagamento é uma maneira de proteger seu negócio, construir relações mais seguras com os clientes e manter o controle financeiro sempre em dia.

Confira os principais motivos para adotar o uso regular de recibos:

·       Evita que o cliente alegue inadimplência após o serviço ter sido entregue;

·       Em disputas, o recibo pode ser apresentado como prova documental do acordo e do valor recebido;

·       Em alguns casos, o recibo pode ser exigido por órgãos públicos ou em processos administrativos;

·       Fortalece a confiança na relação entre prestador e cliente;

·       Ajuda a visualizar melhor entradas de dinheiro e permite projeções mais assertivas;

·       Ao ter um histórico documentado, você não corre o risco de realizar uma cobrança em duplicidade ou ser cobrado por algo já pago.

Se você ainda não tem o hábito de emitir recibos formais após um serviço, este é o momento perfeito para estruturar esse processo. Basta escolher o modelo mais adequado ao seu perfil, preencher corretamente e manter tudo salvo. Além de facilitar sua rotina, manter esse hábito mostra profissionalismo e cuidado com o cliente!

Gostou do nosso conteúdo? Então, não deixe de navegar pelo blog da Serasa Experian e conferir outros conteúdos similares e imperdíveis, como declaração de IR e qual é o modelo ideal! Até a próxima.