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Fique de olho nos processos da sua empresa para aumentar a produtividade

Pensar na sua produtividade operacional significa refletir sobre como utilizar ferramentas da melhor forma possível e otimizar processos para aumentar a eficiência do seu negócio. Isso pode ser feito por empresas de qualquer tamanho e o primeiro passo é mapear os processos e o que é necessário para que eles se realizem conforme foram desenhados.

Atualmente existem softwares que fazem este mapeamento, usando diagramas e fluxogramas que ordenam tarefas envolvidas na produção e fornecimento dos serviços e produtos. Isso torna a estrutura da empresa e o papel de cada colaborador mais claros, facilitando a identificação de pontos fortes e fracos de cada processo.

Nesse mapeamento, sua empresa deve detectar gargalos — quando falta algum insumo, produto ou informação em alguma etapa, impedindo a sequência de tarefas —, desperdícios e possibilidades de automação — identificar atividades manuais e/ou repetitivas que poderiam ser realizadas por equipamentos e softwares.

Outros aspectos que influenciam na sua produtividade operacional e que devem estar em ordem dentro da sua empresa são:

 

1- Softwares e equipamentos atualizados

Mantenha todos os seus programas e equipamentos sempre em suas versões mais atualizadas e em dia com a manutenção. Se eles não estão funcionando da melhor forma, com certeza comprometerão a eficiência dos processos e prejudicarão os resultados finais.

 

2- Sistema unificado de armazenamento

Serviços de armazenamento em nuvem, como o Google Drive, por exemplo, estão cada vez mais comuns e são muito úteis, pois unificam o local onde dados e arquivos são colocados. Manter todos os documentos em um único lugar é um fator que aumenta a produtividade, visto que facilita o acesso, evita documentos duplicados ou versões em excesso, sem falar que eles podem ser acessados remotamente.

 

3- Ferramentas de gestão de tarefas

Alguns softwares de gestão de atividades como o Run Run It, Trello ou Asana permitem que colaboradores listem suas tarefas e cronometrem o tempo gasto com cada uma delas. A análise dessas atividades ajuda a empresa a perceber gargalos, desperdícios e redirecionar esforços para outras prioridades.

 

4- Crie regras para reuniões e e-mails

Dois dos elementos que mais causam perda de tempo e criam entraves para a produtividade operacional são reuniões e e-mails desnecessários. Claro que eles são úteis em muitos casos, mas quando perdem o propósito e são usados indiscriminadamente, afastam a empresa dos resultados. Deixe claro em quais casos é necessário ou não enviar um e-mail ou marcar uma reunião: você pode determinar que reuniões presenciais só são necessárias para decisões importantes, enquanto outras solicitações podem ser feitas por e-mail; ou que qualquer pedido importante deve ser documentado por e-mail, mas aqueles mais simples e urgentes, podem ser feitos por telefone.

 

Essas são apenas de algumas formas de otimizar a produtividade nas suas operações. É possível potencializar a eficiência em todas as áreas, como atendimento, vendas, finanças e outras. Vamos detalhar esse tema em outros textos, mas não deixe de ir aplicando novas dicas e estratégias sempre que se deparar com alguma que se encaixe na estrutura da sua empresa.

 

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Autor do artigo

Serasa Experian

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