O que é Certificado Digital, para que serve e que cuidados devo ter?

Apesar de ser cada vez mais comum no meio empresarial, o termo “Certificado Digital” ainda gera dúvidas em muitas pessoas. Afinal, o que ele representa, em que situações se aplica e quais cuidados são necessários durante o uso?

O que é Certificado Digital?

O Certificado Digital é a identidade de uma pessoa física ou jurídica no meio digital. O recurso garante autenticidade, confiabilidade, integridade e não-repúdio às operações realizadas por meio dele, atribuindo validade jurídica tal como aconteceria se os documentos em questão tivessem sido assinados presencialmente, a próprio punho.

No mercado brasileiro, teve origem em 2001 como Medida Provisória. Hoje, tem força de lei.

Como o Certificado Digital funciona

Para garantir a autenticidade e a preservação de dados e mensagens, o Certificado Digital usa uma chave de segurança pública criptografada que serve justamente para assegurar e confirmar a veracidade das informações de identificação que acompanham a certificação digital (pessoais ou jurídicas).

Além da tecnologia criptográfica, que impossibilita a alteração ou acesso indevido por terceiros, o proprietário do Certificado Digital possui a sua senha PIN, cadastrada no momento da emissão, que é utilizada para realizar a assinatura digital, e a senha PUK, que é uma chave para desbloqueio caso não se lembre da primeira senha.

Quais as principais funções do Certificado Digital

Desde sua implantação, o Certificado Digital vem passando por evoluções. Primeiro, seu uso tornou-se obrigatório em algumas situações do relacionamento fiscal com o governo. Desde janeiro de 2016, por exemplo, o uso do Certificado Digital é exigido, por lei, de empresas tributadas pelo Simples Nacional com mais de três funcionários, a fim de confirmar a autenticidade de documentos e declarações entregues e emitidas por elas eletronicamente.

Contudo, suas funcionalidades vão muito além de obrigatoriedades! O Certificado Digital já permite, por exemplo,realizar a abertura de empresas em apenas 7 dias (com o certificado o tempo médio é de 101), permite aos taxistas requererem isenções fiscais na compra de veículos sem ir à Receita e gera grande economia de custos com papel através da assinatura digital de documentos.

Atualmente existem três principais modelos:

• e-CPF: É a versão digital do CPF, que permite realizar operações de Pessoa Física com validade jurídica pela internet. Também é possível transmitir demonstrativos para a Receita Federal e efetuar outros serviços em nome de uma empresa caso você a represente.

• e-CNPJ: É a versão digital do CNPJ, que permite assinar digitalmente e transmitir dados de operações de Pessoa Jurídica, garantindo a integridade das informações. Está vinculado à Receita Federal e, por isso, deve ser emitido para o representante legal cadastrado neste órgão.

• NF-e: É o certificado para emissão de notas fiscais, com várias opções de modelos, de acordo com a necessidade da sua empresa. Pode ser emitido para o funcionário que você desejar, não necessitando ser o representante na Receita Federal; basta ter uma procuração que o autorize.

O Certificado Digital também serve para agilizar e aumentar a segurança nas relações com clientes e parceiros. Ele permite a manifestação de intenções e consentimentos na forma eletrônica, ou seja, a assinatura digital de documentos. Assim, é possível oficializar acordos, enviar e-mails assinados digitalmente, contratar serviços, delegar poderes, realizar negociações e outras atividades com total validade jurídica.

Por esses motivos, a funcionalidade do Certificado Digital traz facilidade, conveniência e reduz o tempo, o acúmulo em arquivos físicos e a morosidade em processos.

Cuidados com o Certificado Digital

Para ter segurança no uso do Certificado Digital, é preciso observar alguns requisitos. O primeiro deles, claro, é ter certeza de recorrer a uma autoridade certificadora autorizada no padrão do ICP Brasil, que controla a emissão das chaves, como a Serasa Experian. Eleita pelo terceiro ano consecutivo como uma das empresas mais inovadoras do Brasil, está também entre as 100 com melhor reputação e na lista das 1000 maiores do país.

Em seguida, é preciso escolher o tipo de certificado que mais se adeque à sua necessidade, inclusive em relação ao tempo de validade. Fique atento ao vencimento, pois o Certificado Digital deve estar vigente para comprovar as operações realizadas em meio digital.

Por representar a assinatura digital de uma entidade, a chave deve ser mantida em segredo e ser muito bem protegida. O portador do Certificado Digital é responsável total pela guarda e utilização do serviço.

Entre no site de Certificação Digital da Serasa Experian para ver qual o melhor certificado digital para sua necessidade e acompanhe nosso blog para mais informações e novidades a respeito do assunto.