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Aging List: saiba como otimizar suas estratégias de cobrança

Atuar com inteligência para reduzir ao máximo perdas com inadimplência está entre os desafios de um gestor de cobrança. Para isso, é necessário traçar estratégias e utilizar ferramentas que sejam eficazes e que ajudem na tomada de decisão. Uma dessas ferramentas é a aging list.

Esse é um recurso de grande utilidade para o controle financeiro de uma empresa. Porém, sua aplicação vai além. É também um ótimo direcionador para prevenir a inadimplência e para atuar em uma recuperação mais rápida.

Entenda melhor o que é e como obter ótimos resultados de cobrança com essa ferramenta.

O que é uma Aging List?

Basicamente, a aging list é um relatório que registra, em ordem cronológica, todas as contas a pagar e a receber de uma empresa. Como o próprio nome indica, esta lista leva em conta as datas dos vencimentos: a “idade” de cada título. Assim, é possível controlar uma série de aspectos financeiros do negócio.

A ferramenta é importante, por exemplo, na gestão de fluxo de caixa. Ela permite visualizar o saldo financeiro de um período futuro e planejar adequadamente a aplicação dos recursos. Isso significa saber os valores previstos para entrar em caixa e os valores que sairão para cumprir as obrigações diversas. Para um gestor, contar com esses dados ajuda na tomada de decisões estratégicas.

Conceito simples, aplicação sofisticada

O conceito de aging list é relativamente simples. Ele pode ser posto em prática até mesmo por meio de uma planilha eletrônica. Basta alimentá-la com as informações mais relevantes, tais como:

  • Cliente/Fornecedor;
  • Datas dos vencimentos
  • Receitas
  • Despesas
  • Tipos de pagamentos
  • Divisões por datas da forma que melhor atender à empresa, como 30, 60, 90 dias, etc.

Naturalmente, para as empresas com grande volume de informações, o ideal é contar com soluções digitais mais robustas, que permitam a automatização desse processo. Só assim será possível fazer o registro e o monitoramento dos relatórios com mais agilidade e precisão.

Embora seja um conceito simples, a ferramenta tem uma utilidade bastante sofisticada. Um exemplo é o modo como ela ajuda a controlar a inadimplência e a atuar na recuperação.

Aging List como estratégia de cobrança

Como ferramenta de cobrança, a aging list deve ser utilizada para atuar com inteligência e assertividade. Ao manter registros de todas as contas a receber e os respectivos vencimentos, um gestor pode planejar ações para uma régua de cobrança mais eficiente.

Por exemplo, um relatório pode indicar quais recebimentos estão perto de vencer. Com isso, é possível colocar em prática alertas direcionados aos clientes em forma de lembretes para o prazo que se aproxima.

Nos casos de inadimplência, conhecer a idade e o valor da dívida ajuda a direcionar os esforços de forma otimizada. Quanto mais recente a dívida em atraso, maiores são as chances de recuperação. Além disso, para cada tempo de atraso pode ser planejada uma ação diferente de cobrança, considerando o que é mais eficiente em cada caso.

Nesse planejamento, entra também o critério do valor de cada caso. Assim, a atuação pode priorizar valores mais significativos, evitando direcionar recursos para casos menos importantes.

 

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Acompanhando o nível da inadimplência

Um dos critérios que ajudam e conhecer a saúde financeira de uma organização é conhecer a taxa de inadimplência. A aging list também pode fazer esse acompanhamento.

“A inadimplência sempre vai existir. O que um gestor deve sempre saber é quais casos estão dentro de um período que a empresa considera aceitável e quais estão saindo dessa margem”, explica. “A aging list permite hierarquizar essas informações, priorizar ações adequadas, monitorar esse risco e agir antes que ele se torne crítico.”

A ferramenta também é útil para identificar um cenário de queda na taxa de inadimplência. Com isso, um gestor pode planejar ações para o crescimento da empresa, como expansão, aumento das vendas e outros objetivos estratégicos.

Assim, a área de cobrança dispõe de elementos sólidos para tomadas de decisões, planejamento de ações preventivas, recuperação e acompanhamento de resultados. É, portanto, um instrumento fundamental para fazer análise de carteira, servindo de base para conhecer o potencial de recuperação e os recursos necessários para agir com eficiência.