Fornecedores

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Segmentação de Fornecedores

Os fornecedores da Serasa são classificados como institucionais ou de bens e serviços. Os fornecedores institucionais dividem-se em Serventias Públicas regidas por normas próprias (Cartórios de Protestos, Cartórios de Registro de Pessoas Jurídicas, Cartórios Distribuidores Judiciais, Juntas Comerciais e Secretarias Estaduais de Fazenda – Sefaz), Instituições Financeiras e Empresas-clientes, e se subdividem em:

Institucionais ativos – regidos por contrato, convênio ou autorização
específica;
Institucionais passivos – sem vinculação formal;
Parcerias – regidas por contrato ou acordo para o aprimoramento e o
desenvolvimento de processos.

Os fornecedores de bens e serviços são regidos por contrato com especificação de requisitos para o produto ou serviço e estão segmentados nas seguintes categorias: regulares, estratégicos, eventuais, essenciais, licença de uso, leasing, representantes autônomos Serasa, compras e outros não especificados.

Além dessa segmentação, esses fornecedores estão divididos em dois
grupos principais:
Bens – material de escritório, carimbos, impressos e folhetos, itens promocionais, livros, CDs, DVDs e fitas para treinamento, materiais para foto e filmagem, audiovisual e acústico, equipamentos e periféricos de informática, software, móveis e utensílios;
Serviços – auditoria, benefícios, captação de informações, certificação, consultorias, contribuição associativa, desenvolvimento humano e treinamento, estratégico, essenciais, leasing, locações, manutenção predial e equipamentos, patrocínio, publicações, serviços administrativos de terceiros, serviços advocatícios, software, telecomunicações e transporte.

No caso de fornecedores de bens e serviços, os requisitos de idoneidade, confiabilidade, respeito ao meio ambiente e aos direitos humanos são avaliados pelos próprios produtos da Serasa. São realizados estudos de adequação ao fornecimento específico, visitas às instalações dos fornecedores, processos de benchmarking com clientes desses fornecedores, consultas a guias e revistas especializados, anuários, material técnico do fornecedor e participações em palestras, congressos e feiras com a finalidade de garantir compatibilidade do conhecimento.

É mantida ligação direta com a consultoria Gartner Group, como fonte de informação sobre novas tecnologias de internet, segurança e comércio eletrônico, entre outras, possibilitando soluções inovadoras de fornecimento e a criação de novos produtos em parceria com os fornecedores. Quanto aos fornecedores institucionais, cabe destacar que, em sua maioria, são serventias públicas e órgãos oficiais, que atendem aos requisitos de seleção e qualificação por serem entidades garantidas e fiscalizadas pela legislação do País.

Gestão de Processos Relativos aos Fornecedores

Os projetos relativos aos fornecedores são analisados no Planejamento Estratégico Serasa (PlaneSer) e integram as diretrizes para gestão estratégica da organização. Após serem organizados por prioridade e avaliados, são desenvolvidos e coordenados dentro do Sistema de Gerenciamento de Projetos.

Filosofia

Totalmente alinhada e comprometida, a organização trata seus fornecedores com imparcialidade, seriedade, respeito e transparência. Suas ações são pautadas pela ética, pelo empreendedorismo, pela excelência de processos e pela valorização dos relacionamentos. A Serasa pratica e acredita que o desenvolvimento de relacionamentos sustentáveis sob as óticas sociais, ambientais e financeiras fortalece não somente as parcerias comerciais, como também, e por conseqüência, todas as partes envolvidas nesse processo, como sociedade, clientes e acionistas.

Política

A Serasa adota a centralização das negociações e gerência do orçamento
na área de Gestão de Compras, localizada na sua Sede, como política para as contratações de serviços e compras de bens e materiais. A centralização assegura maior controle na condução dos processos, proporciona melhor entendimento dos procedimentos para as partes envolvidas e confere maior aderência às Normas da Qualidade vigentes.

A seleção ocorre por critérios como competitividade comercial, confiabilidade, idoneidade, presteza, alinhamento aos Valores Compartilhados Serasa e responsabilidades social e ambiental.

À medida que a Serasa avança na gestão de suas compras e no relacionamento com sua rede fornecedora, as Normas da Qualidade são foco contínuo de avaliação. O objetivo é o alinhamento às melhores práticas de mercado, bem como a inovação na condução da Gestão de Compras.

A Serasa iniciou, no segundo semestre de 2006, um processo de reestruturação da área de Compras, visando ampliar a sua atuação e o seu enfoque. Dentre as iniciativas, há a criação de uma célula para gerir o relacionamento com fornecedores, monitorar o desempenho daqueles contratados, bem como avaliá-los sob a ótica da sustentabilidade social, ambiental e econômica.

Em 2006, o total dos gastos com bens e materiais e com contratações de serviços foi de 98% na Sede e 2% nas Agências Serasa. A concentração de gastos na Sede é explicada pelo fato de a infra-estrutura e os recursos operacionais (recursos tecnológicos, estrutura física e população) estarem maciçamente centralizados na matriz.

Canais de Comunicação

O relacionamento com os fornecedores institucionais e os de bens e serviçosé feito durante todas as fases de execução do contrato, por diversos meios de comunicação, como e-mails, cartas, contatos pessoais, reuniões, pesquisas de satisfação e pelo portal “Serasa.Compras”, via internet. Esses canais, amplos e acessíveis, visam garantir clareza na compreensão das exigências, aderência ao escopo dos contratos e facilidade no desenvolvimento das atividades.

Postura dos Fornecedores em Relação aos Direitos Humanos

Não há parâmetros para extração de dados nos sistemas administrativos para medição do número de empresas contratadas que têm critérios ou avaliação de direitos humanos. Dessa forma, não há medição do porcentual significativo de contratos com fornecedores e empresas contratadas que foram recusados ou exigiram condições de desempenho, ou estiveram sujeitos a outras ações como resultado de avaliação referente a essa questão.

A inclusão de cláusulas específicas de responsabilidade socioambiental foi endereçada à Superintendência Jurídica e, já em 2007, as minutas-padrão de contratos contemplarão essas questões. De toda forma, a Serasa iniciou um plano de ação piloto no qual endereça a uma parcela de seus prestadores de serviço um questionário de responsabilidade social e ambiental.

Pesquisas sobre Fornecedores

Para garantir o Processo da Qualidade Serasa, bem como atender aos requisitos da Certificação ISO 9001, a cada três meses são realizadas pesquisas internas sobre a satisfação com os prestadores de serviços terceirizados, que avaliam quesitos como cortesia, pontualidade, exatidão do serviço e facilidade de comunicação. O item “Grau de satisfação de modo geral” tem importância decisiva: caso sua nota seja inferior a cinco em três pesquisas consecutivas, a empresa fornecedora é descredenciada. Os fornecedores são informados dos resultados das pesquisas.

Em 2006, as empresas responsáveis pela segurança do edifício da Sede Serasa e pela alimentação servida no Restaurante Serasa consolidaramse como importantes parceiros, capazes de atender aos requisitos identificados em pesquisa com o Ser Serasa. Essa consolidação se reflete diretamente nos altos índices de satisfação do Ser Serasa com relação aos serviços prestados pelo Restaurante Serasa.

Principais Práticas de Envolvimento de Fornecedores com Valores e Diretrizes da Serasa

Os fornecedores de bens e serviços, que atuam nas instalações da empresa, são sensibilizados e envolvidos com os valores organizacionais por meio do processo de integração das cláusulas constantes dos contratos firmados e da gestão do desempenho dos contratos.

Em relação aos fornecedores institucionais, a Serasa tem contribuído para o desenvolvimento e a melhoria da capacitação e da qualidade, por meio de compartilhamento de experiências em palestras e seminários.

Práticas de Envolvimento dos Fornecedores com os Valores da Serasa

Palestras sobre os Valores Compartilhados Serasa (VCS) e diretrizes organizacionais;
Palestras sobre a Gestão da Qualidade Total;
Entrega de vídeo sobre a metodologia e o processo 5S;
Participação de fornecedores em eventos institucionais;
Participação de fornecedores em Programas de Qualidade de Vida;
Eventos jurídicos que objetivam minimizar os riscos da atividade dos Bancos de Dados, tais como: Seminário Jurídico Anual Serasa-Febraban, Workshops de Bancos (Unibanco, Bradesco, Itaú) e o Seminário das Teles, com a participação da Telemar, Brasil Telecom, Tim Celular e Telesp Celular;
Elaboração de comunicações impressas, voltadas aos fornecedores, a partir de papel reciclado.

Nos últimos cinco anos, o processo de automação de Cartórios e Juntas Comerciais valorizou os serviços prestados por esses órgãos e contribuiu para a modernização do País. Como melhoria, soma-se a implementação de formulário eletrônico para a atualização de informações sobre empresas e pessoas. Hospedado no site Serasa, o formulário possui assinatura eletrônica, o que lhe confere total segurança. Seu envio por meio eletrônico elimina o gasto de papel e agiliza a inserção de conteúdo nas bases de dados da Serasa – a qual, por sua vez, disponibiliza os dados mais rapidamente ao mercado.

Gestão do Relacionamento com Fornecedores de Bens e Serviços

Em 2006, a Serasa avançou na consolidação do seu sistema de Gestão de Relacionamento com Fornecedores de bens e serviços. Por meio desse aplicativo, a Serasa está habilitada a acompanhar e estreitar seu relacionamento com fornecedores, obtendo, a qualquer momento, informações como:
Ranking de fornecedores;
Últimas compras;
Relação de contratos ativos e inativos;
Filtro dos pagamentos de compromissos financeiros;
Verificação do fornecedor (se é cliente da Serasa ou litigante);
Confirmação da certificação do fornecedor no Portal de Compras;
Consulta às últimas compras e contratações;
Visualização dos dados cadastrais do fornecedor.

Essa melhoria tem como objetivo qualificar a seleção de fornecedores por meio de um histórico de relacionamento, gerar dados que possam subsidiar novas negociações e proporcionar maior durabilidade às relações pela disseminação das informações de maneira corporativa.

Nesse novo processo, o fornecedor também será beneficiado, uma vez que poderá receber, trimestralmente, o resultado da Pesquisa de Satisfação com o Fornecedor e sua respectiva classificação no ranking, tendo a oportunidade de implantar melhorias em seus processos.

Para tanto, a Serasa pretende, em 2007, contribuir para o aperfeiçoamento e amadurecimento dos sistemas de gestão da qualidade de seus parceiros e fornecedores, por meio do patrocínio a encontros, palestras e visitas.

Parcerias de Intercâmbio de Informações Comerciais

A Serasa mantém acordos operacionais com as mais importantes empresas de informações de todos os continentes, o que lhe permite obter informações de organizações localizadas em mais de 200 países.